10 grunnleggende ferdigheter du trenger for å administrere alle PDF-filer

PDF-en rangerer blant de mest brukte filformatene for dokumenter, fra CV og offisielle skjemaer til e-bøker. Når det er sagt, er det viktig for deg å ha de grunnleggende ferdighetene i å håndtere PDF-er. Vi vil gå over noen av de viktigste med deg nedenfor.

1. Endre teksten i en PDF

En av de mest frustrerende tingene når du bruker en PDF er når du trenger å redigere eller oppdatere den. Dette kan skje når folk konverterer en Excel-, Word- eller PowerPoint-fil til en PDF før de sender den til deg.

Som standard kan du ikke endre PDF-filer med mindre du har originalfilen i et modifiserbart format og redigerer den der før du konverterer den igjen til PDF. Ting blir vanskelig hvis du ikke har den originale filen.

Heldigvis finnes det noen løsninger for å overvinne denne frustrerende begrensningen. Siden Adobe opprettet PDF, er det bare fornuftig at de har verktøyet til å redigere det. Du trenger imidlertid fullversjonen av Adobe Acrobat for å redigere en PDF. Hvis du har det, kan du redigere en PDF ved å gjøre følgende:

1. Lansering Akrobat og åpne en fil.
2. Klikk på Rediger PDF verktøyet i høyre rute.
3. Bruk Acrobats redigeringsverktøy for å legge til og redigere tekst, inkludert endring av tekstens fonter.
4. Når du er ferdig, klikker du Lagre.

Hvis du ikke har tilgang til Adobe Acrobat, kan du bruke Adobes gratis online PDF-redigeringsprogram. Hvis du finner funksjonaliteten begrenset, kan du også prøve annen programvare som PDF-element. Et annet alternativ er å transformere PDF-en til et redigerbart format, for eksempel et Word-dokument. Etter å ha gjort de nødvendige endringene, konverter den til en PDF.

2. Lagre en spesifikk side

De fleste PDF-filer inneholder mange sider. Hvis du bare trenger noen få sider fra filen, kan du pakke dem ut og lagre dem som en ny PDF. Hvis du bruker en Mac, kan du legge til, fjerne eller trekke ut sider fra en PDF-fil ved hjelp av forhåndsvisning. Å gjøre dette:

1. Åpne PDF-filen med forhåndsvisning. Pass på at sidefeltet er til stede. Gjør dette ved å gå til Utsikt > krysse av Vis alltid sidefelt.
2. Velg sidene du vil trekke ut. Ctrl-klikk og velg Eksporter som i kontekstmenyen.
3. Skriv inn et filnavn og hvor du vil lagre den. Klikk Lagre.

Hvis du er en Windows-bruker:

1. Åpne filen. Plukke ut Fil > Skrive ut.
2. Velg sidene du vil lagre ved å gå inn på sidene. Hvis sidene ikke er fortløpende, skiller du dem med komma (f.eks. 2, 5, 7 ).
3. Klikk PDF > velg Lagre som PDF fra rullegardinmenyen.
4. Velge Lagre.

3. Konverter PDF-filer

Du kan konvertere PDF-filer til formater som TXT, HTML, DOCX og bildefiltyper som PNG og JPG. Det er mange måter å gjøre dette på på skrivebordet. Du kan for eksempel bruke forhåndsvisning på Mac-en til å konvertere PDF-filen til forskjellige bildefiltyper:

1. Åpne PDF-filen på forhåndsvisning.
2. Plukke ut Fil > Eksport. Velg ønsket format fra rullegardinmenyen ved siden av Format. Du kan trykke Alternativ for å se flere filformatalternativer.

Siden Windows ikke har en forhåndsvisningsmotpart, er en løsning å bruke Adobes gratis PDF-konverterer eller tredjepartsapper. Du kan også bruk Google Disk for å konvertere PDF-en til Word.

4. Lagre nettsider som PDF-filer

Å lagre nettsider som PDF-filer er praktisk når du forventer å være uten internettforbindelse, men fortsatt krever tilgang til bestemte nettsider. Heldigvis lar de fleste nettlesere deg lagre nettsider som PDF-filer.

Hvis du bruker Google Chrome, trykk Ctrl + P på Windows eller Cmd + P på Mac. Pass på at du velger Lagre som PDF som Mål og trykk Lagre.

I mellomtiden er det flere måter å lagre nettsider som PDF-filer i Safari, avhengig av dine preferanser. Den enkleste måten å lagre en nettside som PDF i Safari er å bruke følgende metode:

1. Åpne nettsiden du vil lagre i Safari.
2. Klikk på Fil Meny.
3. Plukke ut Eksporter som PDF...
4. Skriv inn et navn for PDF-filen i dialogboksen og velg en plassering for å lagre den.
5. Klikk på Lagre knapp.

Du kan også lagre den i Leservisning for å eliminere unødvendig nettrot eller lagre det nøyaktig slik det ser ut i nettleseren.

5. Lag en PDF-portefølje

Fordi PDF-filen støtter et bredt spekter av filtyper, kan du opprette en PDF-portefølje for å slå sammen ulike filtyper til en enkelt integrert PDF-enhet. En PDF-portefølje lar filer beholde sin individuelle identitet, men samles i én enkelt PDF-fil.

I en PDF-portefølje kan du åpne, formatere og redigere hver komponentfil uavhengig av de andre filene i porteføljen. Når du redigerer en ikke-PDF-fil, åpnes filen, for eksempel et regneark, i sin opprinnelige applikasjon fra PDF-porteføljen din. Deretter lagrer den eventuelle endringer du gjør i den i porteføljen din.

Forbeholdet er at du bare kan gjøre dette i Adobe Acrobat. Andre lignende verktøy inkluderer Nitro PDF Editor og PDF-element. Hvis du har Adobe Acrobat på skrivebordet, kan du lage en PDF-portefølje slik:

1. Åpen Akrobat > Fil > Skape.
2. Plukke ut PDF-portefølje.
3. Dra filer inn i dialogboksen eller klikk Legg til filer og velg fra de tilgjengelige alternativene.
4. Klikk Skape.
5. Omorganiser og fjern filer ved å flytte miniatyrbildene til filene i venstre rute.

6. Slå sammen PDF-er

Hvis du ikke har problemer med å konvertere alle filer til PDF, kan du bruke Adobe Acrobat Kombiner filer verktøy. Dette konverterer alle andre filtyper til PDF og slår dem sammen. Det finnes løsninger hvis du ikke har Adobe Acrobat. Du kan kombinere bilder og PDF-filer på Mac-en til én enkelt PDF.

For å gjøre dette, velg elementene, dobbeltklikk for å vise kontekstmenyen og velg Raske handlinger > Lag PDF. Dette fungerer imidlertid ikke hvis du legger til Word-dokumenter og regneark. Hvis du planlegger å legge til disse filtypene, må du først konvertere dem til PDF før du slår dem sammen.

Du kan også bruke Adobes gratis PDF-sammenslåingsverktøy.

7. Roter og beskjær PDF-sider

Noen ganger passer en bestemt visning (stående eller liggende) teksten i PDF-dokumentet bedre. En enkel måte å endre tekstens visning på er ved å rotere siden eller hele dokumentet. Heldigvis har de fleste PDF-lesere denne funksjonen. Bare åpne dokumentet med leseren og se etter Rotere alternativ.

Hvis du bruker Adobe Acrobat, kan du trykke på Shift + Ctrl + Pluss (+) å rotere med klokken og Shift + Ctrl + Minus (-) for å rotere mot klokken. Alternativt kan du prøve Adobes gratis PDF-rotasjonsverktøy.

På Mac kan du bruke forhåndsvisning til å rotere sider fra PDF-filen. Åpne PDF-filen i Forhåndsvisning, velg spesifikke eller alle sider fra sidefeltet, og klikk deretter på Roter verktøyet i verktøylinjen.

8. Rediger konfidensiell informasjon

En feil mange gjør når de prøver å beskytte sensitiv informasjon i deler av dokumenter (som lisens tall og kontaktdetaljer) er ved å bruke et markeringsverktøy og tegne et svart rektangel med solid fyll over dem.

Den beste måten å dekke denne informasjonen på er gjennom et redaksjonsverktøy, som finnes i de fleste PDF-programvare. I stedet for å dekke til tekst eller bilder, erstatter de de valgte områdene piksel for piksel ved å bruke redaksjonsfyll.

9. Passordbeskytte PDF-filer

PDF-filer gjør deling mye enklere, men du risikerer at de kan falle i feil hender. Passordbeskyttelse av PDF-filene krypterer innholdet i dokumentet og krever at mottakerne oppgir et passord før de får tilgang.

Som de fleste funksjonene nevnt ovenfor lar de fleste PDF-lesere deg legge til et passord til dokumentet ditt. Hvis du ikke har en PDF-leser, kan du bruke Adobes gratis PDF-passordbeskyttelsesverktøy eller lage en passordbeskyttet PDF i Word.

10. Legg til vannmerker

Å legge til vannmerker i PDF-ene dine er den enkleste måten å beskytte åndsverkene dine på. Den informerer også folk om hvorvidt dokumentet er originalt eller en kopi. Å legge dem til kan også fungere som "frimerker" og forbedre merkevaregjenkjenningen.

De fleste PDF-lesere krever at du betaler litt penger for denne funksjonen. Heldigvis finnes det gratis måter å legge til et vannmerke i PDF-filene dine på nettet.

Mestre PDF-ene dine

Med de riktige verktøyene og teknikkene, fra redigering til sikring, kan du enkelt navigere og optimalisere PDF-dokumentene dine. Å utnytte disse ferdighetene kan bidra til å øke effektiviteten og produktiviteten når det gjelder digital dokumenthåndtering.