10 smarte tips og funksjoner for effektive zoomsamtaler

Viktige takeaways

• Planlegg gjentakende møter med én enkelt lenke for å spare tid og la deltakerne planlegge på forhånd.
• Start møter med deltakere på mute for å eliminere distraksjoner og muliggjøre effektiv kommunikasjon.
• Deaktiver automatiske programvareoppdateringer for å unngå forsinkelser under samtaler og sikre en oppdatert appopplevelse.

Ettersom den virtuelle arbeidsplassen i økende grad har blitt normen, er flere og flere avhengige av Zoom for nettsamtaler. Zoom-samtaler har blitt de facto-standarden for eksterne møter og samarbeid.

Siden starten har Zoom konsekvent introdusert nye funksjoner som brukere som oss kan utnytte for å gjøre møtene våre mer effektive. Likevel, til tross for økningen i populariteten, er det ikke mange av oss som vet hvordan vi kan utnytte appen best mulig.

I denne artikkelen skal vi se på noen tips og triks for å gjøre Zoom-samtalene dine mer effektive.

Hvis du har møter som skjer med jevne mellomrom (daglig, ukentlig, månedlig, osv.), er det å sette opp gjentakende møter den ideelle veien å gå. Med Zooms gjentakende møter kan du bruke samme møte-ID og innstillinger for hver forekomst.

Planlegging av gjentakende møter kan hjelpe deg med å bestille flere møter på forhånd, og dermed redusere bortkastet tid med å sette opp nye hver gang. Det lar også deltakerne planlegge arrangementene sine i god tid, siden de kan se alle de kommende møtene deres når de koble kalenderen deres til Zoom.

Du kan planlegge gjentakende møter ved å klikke Planlegg et arrangement på Zoom-klienten.

2. Kickstart-møter med deltakere på Mute

Distraherende samtaler og bakgrunnsstøy kan lett hemme din ellers produktive samtale. Som vert for et møte kan du velge å la alle som blir med i samtalen starte på dempet. Dette sikrer en stille plass der deltakerne kun kan velge å slå på lyden selv når de ønsker å snakke.

Du kan enten velge å be alle deltakerne om å slå på lyden selv når det er nødvendig, eller sette opp en forhåndsgodkjenningsprosess for å oppheve demping av individuelle deltakere.

Du kan aktivere dette ved å gå til Innstillinger > Vis flere innstillinger > Planlegg møte, og deretter aktivere Slå av lyden for alle deltakere når de blir med i et møte.

3. Deaktiver automatiske programvareoppdateringer

Zoom oppgraderer ofte programvaren for å fikse feil og legge til nye funksjoner, noe som er flott! Men å vente på at oppdateringene skal kjøre når du må hoppe på en samtale kan være ekstremt irriterende. For å unngå dette bryet kan du ganske enkelt deaktivere de automatiske oppdateringene.

Når møtet er over, kan du se etter og installere alle tilgjengelige oppdateringer. Dette reduserer samtaleforsinkelser, samtidig som det sikrer at du får den mest oppdaterte appopplevelsen.

For å deaktivere automatiske programvareoppdateringer, gå til Innstillinger > Generell og fjern merket for Hold Zoom desktop-klient automatisk oppdatert.

4. Kontroller plassen din med venterom

Med Zooms Venterom-funksjon kan verten bestemme når en gjest blir med i samtalen. Du har muligheten til å ta inn deltakere én etter én eller ta inn alle på en gang fra Venterommet.

Hvis du har satt opp et venterom for møtet ditt, vil deltakerne se en standardskjerm når de blir med i samtalen. Zoom lar deg også tilpasse denne skjermen. Du kan legge til firmalogoen din, litt tekst og en introduksjonsvideo som deltakerne kan se før de blir med.

For å aktivere venterom, gå til Innstillinger > Vis flere innstillinger > Sikkerhet, og aktiver veksleknappen for Vente rom.

5. Utnytt potensialet til breakout-rom

Zooms grupperomsfunksjon anbefales sterkt for møter som kan kreve deltakelse og samarbeid fra flere mindre grupper.

Dette kan være ideelt for idédugnadsøkter eller gruppeprosjekter. Et Zoom-møte kan deles inn i så mange som 50 grupperom. Verten kan velge å automatisk eller manuelt tildele deltakerne til grupperom.

For å aktivere grupperom, gå til Innstillinger > Vis flere innstillinger > I møte (avansert), og aktiver veksleknappen for Breakout Room - Rom.

6. Fjern bakgrunnsstøy

Nettmøter er svært utsatt for forstyrrelser fra bakgrunnsstøy. Støy fra trafikk utenfor, barn som gråter i et annet rom eller varsler fra husholdningsapparater kan lett redusere effektiviteten til samtalen.

Bruk av støyreduksjonsfunksjonen i Zoom kan hjelpe til forbedre Zoom-lydkvaliteten ved å redusere bakgrunnsstøyen. Zooms støyreduksjonsfunksjon tilbyr ulike nivåer av støyreduksjon som du kan velge basert på bruken din.

For å bruke Zooms innebygde støyreduksjon, gå til Innstillinger > Lyd > Undertrykking av bakgrunnsstøy, og velg den optimale alternativknappen for oppsettet ditt (Auto, Low, Medium, High).

7. Få bildetekster til fingerspissene

Møtetranskripsjon blir mer og mer viktig på arbeidsplasser som streber etter å være tilgjengelige og inkluderende. Transkripsjoner er også utmerket for å lage notater, rapporter og annet skriftlig materiale etter et møte.

Transkripsjonsverktøy som Otter eller den innebygde transkripsjonsfunksjonen i Krisp, bruk AI for transkribering i sanntid, og gjør møtene enkle å følge for alle deltakere. Otters møteassistent kan også generere innhold basert på møtedataene og svare på spørsmål i chatten.

For å aktivere grupperom, gå til Innstillinger > Vis flere innstillinger > I møte (avansert), og aktiver veksleknappen for Automatiserte bildetekster.

8. Forbedre tilgjengeligheten med Mouse Highlight

Hvis du gjør en presentasjon eller demo og vil dele skjermen din, må du sørge for at alternativet for muselys er slått på. Publikum vil bli bedre i stand til å konsentrere seg om innholdet på skjermen og følge instruksjonene dine mens ved å bruke fokusmodus i zoom.

Når musens spotlight-funksjonen er på, vil en farget sirkel eller spotlight visuelt fremheve posisjonen og bevegelsene til markøren. Du kan også bruke "Vanishing Pen"-funksjonen til å merke og lage notater på tavlen eller den delte skjermen uten å bekymre deg for å slette eller angre skriblerier.

Når du deler skjermen din under et møte, er spotlight-funksjonen bare tilgjengelig i "Kommenter"-verktøylinjen etter at du begynner å dele skjermen.

9. Forbedre møteopplevelsen med oppslukende utsikt

Oppslukende utsikt kan hjelpe gjør Zoom-opplevelsen morsommere. Denne funksjonen gir flere virtuelle bakgrunner, for eksempel et auditorium, et klasserom og en kafé, hvor alle deltakerne kan vises.

Hvis en deltaker bruker en skrivebordsklient, mobilapp eller Zoom Room som ikke støtter Immersive View, vil de se de andre deltakerne i standard gallerivisning eller høyttalervisning.

Immersive View-funksjonen er tilgjengelig når du klikker på Utsikt øverst til høyre på møteskjermen.

10. Mestermøter med hurtigtaster

Du kan få mye mer ut av Zoom hvis du tar deg tid til å lære og bruke de forskjellige tastatursnarveiene som er tilgjengelige. Disse lar deg raskt gjøre ting som å dempe eller slå på lyden, gå til fullskjerm, dele skjermen og mer.

Her er noen nyttige snarveier du kan prøve:

• Alt + V for å starte/stoppe videoen
• Alt + A for å slå av/på dem selv
• Alt + F for å gå inn/ut av fullskjermmodus
• Alt + Shift + I for å kopiere møteinvitasjonslenken

For å se alle hurtigtaster tilgjengelig på Zoom, gå til Innstillinger > Tastatursnarveier.

Zoom deg gjennom nettsamtaler

Med slike fantastiske funksjoner er Zoom det ideelle verktøyet for å opprettholde forbindelser i et fjernt arbeids- eller læringsmiljø. Det er en fin måte å holde kontakten med mennesker i denne alderen med fjernarbeid og sosial isolasjon, enten du har et møte med kolleger, snakker med slektninger eller har en virtuell bursdag parti.

Utforsk tipsene og funksjonene nevnt ovenfor for mer effektive Zoom-samtaler som vil imponere både kolleger og venner.