Vil du ta din lille bedrift til neste nivå? Lær de essensielle Excel-funksjonene som vil hjelpe deg å spare tid og penger.

Excel er et potent verktøy for å administrere økonomien din som en liten bedriftseier. Dens arsenal av datamanipulasjonsverktøy kan spare deg for tid og krefter på å holde styr på utgifter, inntekter og andre økonomiske data.

Funksjoner er ryggraden i Excel og kilden til superkreftene. Hvis du er ny til Excel, her er noen viktige funksjoner du bør lære for å administrere økonomien din effektivt.

1. SUM

SUM er kanskje den mest brukte funksjonen i Excel og er enda mer nyttig innen finans. Den lar deg legge sammen en rekke celler og få totalen.

=SUM(values)

Du kan mate verdiene direkte til SUM-funksjonen eller referere til dem som celler og områder.

Du kan for eksempel bruke SUM-funksjonen til å legge sammen det totale salget av hver vare i en bestemt periode.

=SUM(D2:D8)

I dette eksemplet, D2:D8 er celleområdet som inneholder salgsverdien du vil legge til. SUM-funksjonen tar alle verdiene i dette området og beregner det totale salget av alle varer.

instagram viewer

2. GJENNOMSNITT

AVERAGE-funksjonen er en annen nyttig funksjon når du arbeider med tall. AVERAGE beregner gjennomsnittsverdien av et celleområde.

=AVERAGE(range)

Du kan for eksempel bruke AVERAGE-funksjonen til å beregne gjennomsnittsprisen for forskjellige varer.

=AVERAGE(B2:B8)

I denne formelen, B2:B8 er celleområdet som inneholder vareprisene du vil beregne gjennomsnittet for. AVERAGE-funksjonen vil beregne gjennomsnittsverdien av alle tallene i det området og gi ut den gjennomsnittlige vareprisen.

3. TELLE

COUNT-funksjonen teller antall celler som inneholder en tallverdi.

=COUNT(range)

Du kan bruke denne funksjonen for å få tellingen av varer som har vært solgt. Hvis varens salgstall er tomt eller ikke er tall, teller ikke COUNT det.

=COUNT(C2:C8)

I dette eksemplet ser COUNT gjennom salget i C2:C8 og returnerer antall varer med salg. Produkt A og produkt D har ingen salg, så COUNT vil utelate dem.

Null er også et tall, og COUNT vil inkludere det i utdata. Som et resultat fungerer dette oppsettet bare hvis du ikke skriver inn null for varer uten salg og lar dem stå tomme i stedet. Du kan bruk COUNTIF og COUNTIFS for å spesifisere egendefinerte betingelser for cellene du vil telle.

4. COUNTIF

COUNTIF er en mer avansert versjon av COUNT. Der COUNT bare teller celler med tallverdier i dem, teller COUNTIF celler som oppfyller en bestemt betingelse.

=COUNTIF(range, criteria)

I denne syntaksen, område er området der du vil at COUNTIF skal søke etter verdier som oppfyller kriterier.

Du kan bruke COUNTIF for å telle antall varer som har solgt mer enn et spesifikt beløp.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

I dette eksemplet ser COUNTIF gjennom salget i D2:D8 og returnerer antallet varer som har solgt lik eller mer enn $600.

5. HVIS

HVIS-funksjonen tester en tilstand og returnerer en verdi basert på testresultatet. Du kan angi egendefinerte utganger for begge testresultatene.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

I syntaksen, logisk_uttrykk er tilstanden du vil teste. IF kommer tilbake output_if_true eller output_if_false, avhengig av testresultatene. Du kan nest flere IF-funksjoner i hverandre å spesifisere ulike forhold.

Du kan for eksempel bruke HVIS-funksjonen til å sjekke om en bestemt vare treffer salgsmålet og returnere en melding basert på resultatet.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

I denne formelen, D2 er cellen med det totale salget av en vare, og E2 er cellen med den varens salgsmål. Hvis verdien i D2 er større enn eller lik E2, vil HVIS-funksjonen returnere Mål nådd. Hvis verdien i D2 er mindre enn E2, vil HVIS-funksjonen returnere Målet mislyktes.

Du kan dra autofyllhåndtaket over resten av cellene for å fylle dem. For ytterligere vektlegging kan du bruke betinget formatering i Excel for å vise IF-resultatene i distinkte stiler.

6. VLOOKUP

De VLOOKUP funksjon kan finne en verdi i en tabell og returnere den tilsvarende verdien i samme rad.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

I syntaksen, oppslagsverdi er det du vil slå opp, table_array er der du vil se, og col_index_num er kolonnenummeret til table_array som inneholder returverdien. range_lookup er et valgfritt argument som lar deg bestemme om du vil se etter omtrentlige resultater. Inntasting EKTE tillater omtrentlige treff og inntasting FALSK tillater bare eksakte treff.

Hvis du for eksempel har en tabell som inneholder produktnavn og priser og ønsker å vise et bestemt produkts pris et annet sted, kan du bruke OPSLAKK-funksjonen.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

I dette eksemplet er produkt A i celle A2 er verdien du vil finne i referansetabellen, L2:N8 er celleområdet som inneholder tabellen, 2 er kolonnenummeret som inneholder produktprisene, og FALSK ber VLOOKUP returnere et eksakt samsvar.

7. KONKATENERE

CONCATENATE-funksjonen slår sammen flere verdier eller celler og viser dem i en enkelt celle.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

Syntaksen for CONCATENATE er grei. Du kaller opp funksjonen og skriver inn verdiene du vil være med, atskilt med komma.

Du kan bruke denne funksjonen til å kombinere og oppsummere data fra flere celler. La oss for eksempel si at du har et regneark med økonomiske data for virksomheten din. Du kan lage et sammendrag for hver vare, inkludert tag, målsalg og faktisk salg.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Ikke bli skremt av lengden på denne formelen. Alle argumentene er av samme type og representerer deler av en hel setning. I denne formelen henter CONCATENATE varenavnet fra A2, kategorien fra F2, antall solgte enheter fra C2, og det totale salget fra D2. Tekststrengene kobler verdiene sammen for å danne en setning.

Når du arbeider med lange formler som dette, er det viktig å være oppmerksom på komma og anførselstegn. Plasser tekststrengene innenfor anførselstegn, og dobbeltsjekk at du lukker hvert anførselstegn og setter et komma mellom argumentene. Du kan legge til mellomrom eller symboler som dollartegnet i tekststrengen før eller etter verdien.

Utvid virksomheten din med Excel

Å administrere og manipulere finansielle data er avgjørende for enhver virksomhet; din er intet unntak. Excel er et kraftsenter for dette formålet. Med riktig kunnskap om Excels funksjoner og muligheter kan du gjøre Excel fra en skremmende motstander til en vennlig forretningsfølge.

Ved å mestre de essensielle Excel-funksjonene som er skissert her, vil du være på vei til å effektivt administrere småbedriftens økonomi. Konsekvent praksis med Excel kan hjelpe deg å bli en ekspert på å bruke dette programmet og utvide virksomheten din utover gjeldende grenser.