6 e-postproduktivitetsverktøy som vil spare deg for timer

E-post har fortsatt en integrert plass på dagens arbeidsplass, til tross for spredningen av kommunikasjonsverktøy med praktiske funksjoner. Som et pålitelig verktøy for intern kommunikasjon, kundeoppsøking og en online-ID som brukes til å registrere seg for ulike tjenester er det viktig å bruke de beste verktøyene for e-postproduktivitet for å maksimere dette teknologi.

Hvorfor er dette viktig? Ved å øke e-postproduktiviteten kan du strømlinjeforme kommunikasjonsprosessen, unngå en tilstrømning av e-poster som roterer innboksen din, og frigjøre mer tid til å fokusere på andre oppgaver. Nedenfor vil vi dekke de beste verktøyene for å øke e-postproduktiviteten din.

1. ChatGPT å skrive e-poster

ChatGPT er en AI-drevet chatbot som kan simulere menneskelignende samtaler og generere svar som høres naturlig ut. En av de utrolige måtene du kan bruke ChatGPT for å forbedre arbeidsdagen din, er ved å bruke den som en skriveassistent eller, mer spesifikt, til å skrive utkast til e-poster.

Alt du trenger å gjøre for å bruk ChatGPT for å skrive vanskelige e-poster på jobben er å gå til OpenAI-nettstedet og opprett en konto hvis du ikke har en. Deretter gir du kontekst for det du vil skrive i e-posten din.

For eksempel rollen din, hvem e-posten sendes til, og hva du ønsker å oppnå med samtalen. Deretter ber du ChatGPT om å skrive et utkast til e-posten for deg. Du kan bruke dette utkastet som det er eller gjøre endringer hvis du trenger det.

Alternativt kan du bruke Microsofts Bing Chat, en innebygd chatbot for samtaler drevet av OpenAIs GPT naturlige språksystem, den samme teknologien som driver ChatGPT.

En av fordelene med å bruke Bing Chat er at den er innebygd i Microsoft Edge-nettleseren. Alt du trenger å gjøre er registrer deg for det AI-drevne Bing-søket i Edge og bruk den Skriv funksjonen i sidefeltet for å skrive e-posten din.

2. GrammarlyGO for å redigere og skrive e-poster

Etter å ha utarbeidet e-posten din, bør neste trinn være å redigere den for skrivefeil og andre feil. GrammarlyGo er det neste e-postproduktivitetsverktøyet som er verdt å vurdere. Så, hva er GrammarlyGO? Det er et redigeringsverktøy med generative AI-funksjoner som kan hjelpe deg med å forbedre skrivearbeidsflyten og produktiviteten.

Du kan bruke GrammarlyGO til å se etter tegnsettings- og stavefeil, korrigere grammatiske feil og forbedre skrivingen. I tillegg kan du utnytte Grammarlys generative AI-funksjoner for å komponere eller omskrive e-postene dine.

Alt du trenger å gjøre er å registrere deg for en gratis Grammarly-konto, som gir deg tilgang til grunnleggende skrive- og redigeringsforslag samt 100 forespørsler per måned. I tillegg kan du også laste ned Grammarlys utvidelse til nettleseren din for å redigere og generere innhold direkte fra nettleseren din uten å måtte forlate siden.

3. Spike for å forenkle og forbedre e-postopplevelsen din

Hvis du leter etter en innovativ løsning som går utover det vanlige e-postklienter tilbyr, Spike er en innovativ løsning som kan forbedre e-postopplevelsen din og produktivitet.

La oss starte med noen av hovedproblemene som ofte er knyttet til mange e-postklienter, for eksempel en rotete innboks og den begrensede muligheten til å automatisk sortere e-poster.

Med Spikes innebygde organisasjonsfunksjon, Prioritert innboks, kan du enkelt sortere de mindre viktige e-postene dine, for eksempel reklame-e-poster og varsler fra apper for sosiale medier, i en annen innboks som heter Annen mens den holder viktige e-poster i Prioritert innboks.

Deretter lar Spikes chat-lignende tråder, lik de du ser i meldingsapper, deg enkelt følge samtaler med kontaktene dine. Denne samtaletilnærmingen forenkler og forbedrer e-postopplevelsen din, slik at du raskt kan gå gjennom e-postene dine.

I tillegg kan du bruke Spike til å samle alle e-postkontoene dine i én portal for å holde styr på e-poster fra forskjellige kontoer uten å bytte mellom dem. Mens dens Supersøk funksjonen gjør det lettere å finne det du leter etter.

4. Zapier for å automatisere e-postarbeidsflytene dine

Å integrere de mest brukte verktøyene i produktivitetsstabelen din kan hjelpe deg med å spare tid og forbedre produktiviteten din, ettersom det lar deg synkronisere data på tvers av forskjellige apper og plattformer. Med tanke på hvor mye tid du bruker i e-postinnboksen din, er det fornuftig å koble e-posten din til andre apper og tjenester du bruker regelmessig.

Du kan bruke et automatiseringsverktøy for arbeidsflyt som Zapier for å koble e-posten din med andre populære produktivitetsverktøy. Du kan for eksempel bruke E-post fra Zapier-integrasjon å koble e-posten din til Slack og sende alle innkommende e-poster til en bestemt Slack-kanal. Er du Google Kalender-bruker? Du kan bruke Zapier til automatisk å opprette Google Kalender-hendelser fra innkommende e-poster.

Zapier lar deg også lage tilpassede automatiserte arbeidsflyter for å håndtere alle repeterende oppgaver knyttet til e-postene dine og andre verktøy. Disse Zapier-integrasjonene kan øke e-postproduktiviteten din betydelig.

5. SaneBox for å organisere innboksen din

Det er utfordrende å få til noe når innboksen din er rotete, og du bruker mesteparten av tiden din på å sortere e-poster. SaneBox er en smart e-postløsning som hjelper deg med å organisere innboksen din automatisk.

Du kan bruke SaneBox til å rense innboksen din ved å skanne e-postene dine for å finne appene, nettstedene og nyhetsbrevene du abonnerer på, og velge de du vil kaste.

Deretter utnytter SaneBox AI for å sortere e-postinnboksen din ved å identifisere e-postene som trenger umiddelbar oppmerksomhet, mens de klassifiserer mindre viktige i @SaneLater mappe. I tillegg kan du også lære SaneBox å organisere e-poster ved å manuelt sende e-poster til bestemte mapper.

Du kan for eksempel sende spam-e-poster til @SaneBlackHole eller opprett en egen mappe for e-poster fra familiemedlemmer. SaneBox vil huske og automatisk legge til alle innkommende e-poster i de aktuelle mappene.

6. Todoist å gjøre e-post til oppgaver

En av de beste måtene å forbedre e-postproduktiviteten på er å gjøre e-postene om til handlinger du kan utføre. Todoist er et effektivt oppgavelisteprogram som kan hjelpe deg med å organisere oppgavene dine og få gjort mer.

Du kan installere Todoist for Gmail eller Todoist for Outlook tillegg for raskt å gjøre e-poster direkte fra innboksen til oppgaver. Når den er installert, åpne en hvilken som helst e-post du ønsker å gjøre om til en Todoist-oppgave, klikk på Todoist ikon, navngi prosjektet, angi en forfallsdato og prioritetsnivå, og klikk på LEGG TIL OPPGAVE.

Bruk mindre tid i e-postinnboksen og få mer gjort

Som et kommunikasjonsverktøy bør e-posten din gi deg informasjonen du trenger for å ta beslutninger og handle. Hvis du bruker for mye tid i innboksen din, vil det hindre deg i å fullføre jobben din effektivt.

Så det er på tide å ta en proaktiv tilnærming ved å bruke e-postproduktivitetsverktøyene som er oppført ovenfor. Å gjøre det vil hjelpe deg med å organisere innboksen din og redusere e-postoverbelastning, holde tritt med de viktigste e-postene dine, svare raskere og frigjøre tid til å fokusere på viktigere oppgaver.