Hvordan skrive en e-post for en profesjonell ferieforespørsel (med maler)

Å få godkjent ferie er vanskelig. Men en solid ferieforespørsel på e-post kan hjelpe deg langt med å sikre deg noe sårt tiltrengt fri. En profesjonell ferieforespørsel på e-post krever at du undersøker selskapets feriepolicy på forhånd.

Du må også skrive ned all nødvendig informasjon, inkludert permisjonsdatoer, strategien din og eventuelle sekundære kontaktformer. Her er en detaljert veiledning for å skrive en profesjonell ferieforespørsel på e-post, sammen med maler for å hjelpe deg i gang.

Ting å gjøre før du skriver en e-post med ferieforespørsel

Her er noen ting du må gjøre før du skriver en ferieforespørsel på e-post:

Undersøk selskapets feriepolicy

Ulike selskaper har ulike prosedyrer og retningslinjer knyttet til ferieønsker. Det er viktig å overholde disse standardene hvis du vil at ferieforespørselen din skal bli godkjent. Så du må undersøke feriepolitikken til bedriften din på forhånd.

Dette vil fortelle deg hvor tidlig du må gi beskjed når du søker om feriedager. Det vil også hjelpe deg å finne ut hvor mange feriedager du har krav på basert på omstendighetene dine.

Rådfør deg med dine medarbeidere

Det er veldig viktig å snakke med kollegene dine før du søker om ferie. Chat om tilgjengeligheten deres i løpet av dagene du er borte for å forhindre potensielle flaskehalser i arbeidsflyten.

Det er også en god idé å prate om selskapets policy og ledelsens holdning til ferieønsker. Hvem vet, en medarbeider med tidligere erfaring med å utarbeide ferieforespørsler kan kanskje hjelpe deg med å skrive en vinnende appell.

Nevn det tilfeldig på forhånd

Det er ikke en god idé å blindside sjefen din med en e-post som ber om fri. Så vurder å nevne planene dine til dem på forhånd.

Dette kan være enkelt eller mer subtilt, avhengig av kommunikasjonsstilen sjefen din foretrekker. Å vite små ting som disse om din overordnede er viktig hvis du ønsker det forbedre forholdet til sjefen din.

Ved tilfeldig å nevne planene dine om å reise på ferie, vil sjefen din ha tid til å justere arbeidsflyten. De vil også kunne planlegge ekstra skift for å kompensere for fraværet ditt hvis det er nødvendig.

Hvordan skrive en e-post for en profesjonell ferieforespørsel

Her er en trinn-for-trinn-guide for å skrive en profesjonell e-post som ber om ferietid:

1. Start med riktig emnelinje

Velg en klar og kortfattet emnelinje for e-posten din. Formålet med en emnelinje er å komme over hensikten med e-posten din, som i dette tilfellet er å be om ferietid. Så du kan gå med noe som "Forespørsel om feriedager" eller "Ferieforespørsel". På denne måten vil sjefen din vite på et øyeblikk hva e-posten din handler om.

2. Kom rett på sak

Du må komme rett til poenget når du skriver de første linjene i e-posten med ferieforespørsel. Skriv på en høflig måte og fortell sjefen din at du trenger ferie.

Selv om du ikke er pålagt å avsløre årsakene dine til å be om fri, kan du skrive dem ned hvis du har et nært forhold til sjefen din. Men hvis du bare gir sjefen din et kort varsel, vil det være en god idé å avsløre omstendighetene dine uavhengig av hvor nær du er din overordnede.

3. Ikke glem datoene

Deretter bør du inkludere de eksakte datoene du har fri fra jobb. Hvis du nevnte feriedatoene dine i emnefeltet, dobbeltsjekk for å sikre at de samsvarer med datoene i e-postteksten. Hvis bedriften din har betalt avspasering, må du huske å nevne hvor mange timer du tar av.

4. Detaljer din strategi

I strategidelen av e-posten din vil du fortelle sjefen din hvordan arbeidet ditt vil bli håndtert mens du er borte. Du bør fortelle hvilke prosjekter du for tiden jobber med og hvilket ansvar disse prosjektene innebærer.

Det er en god idé å liste opp alle oppgavene du jobber med når du skriver e-posten. Nevn deretter hvilke oppgaver du kan og ikke kan fullføre før den forespurte avspaseringen.

Fortell dem i tillegg hvilke oppgaver du skal delegere og hvilke frister de vil være under ditt fravær. Denne informasjonen bør inneholde navn og kontaktinformasjon til kollegaen eller teamet som skal håndtere ditt ansvar.

Koble fra jobb før ferie er en god idé. Men hvis du vil at organisasjonen din skal kunne kontakte deg i løpet av ferien, bør du vurdere å inkludere en del om din foretrukne kontaktform.

Skriv ned tiden du vil være tilgjengelig på denne kontaktmodusen. Hvis du ønsker det, kan du også inkludere et nødnummer i tilfelle selskapet trenger å ta kontakt i timer når du ikke vil være tilgjengelig på din foretrukne kontaktmodus.

6. Fortell din takk og åpenhet for alle spørsmål

Det er vanlig høflighet å avslutte en e-post med å fortelle sjefen din at du er åpen for spørsmål. For å lette dette kan du legge til din foretrukne jobbkontakt, for eksempel jobb-e-posten din. Du kan til og med fortelle sjefen din at du er klar for en ansikt-til-ansikt-prat om nødvendig.

Når du avslutter ferieforespørsels-e-posten, ikke glem å takke sjefen din for at han har gitt deg tiden sin. Et enkelt "Takk." vil være tilstrekkelig.

E-postmaler for ferieforespørsel

Her er noen e-postmaler for ferieforespørsel som hjelper deg med å komme i gang med din egen anke:

Mal 1:

Emne: [Ditt navn] Ferieforespørsel

Kjære [sjefens navn],

Håper denne e-posten finner deg godt.

Jeg vil be om ferietid fra [sett inn dato] til [sett inn dato]. Jeg vil ha alle prosjektene mine fullført før startdatoen for ønsket ferietid. I tillegg har [sett inn medarbeiders navn] sagt ja til å påta meg arbeidet mitt under fraværet mitt.

For nødkontakt i ferien min kan du ringe meg på mobilnummeret mitt [sett inn telefonnummer]. Hvis du har spørsmål, kan du gjerne kontakte meg ved å bruke jobbe-e-posten min: [sett inn e-postadresse].

Takk for tiden din.

[Navnet ditt]

Les mer

Mal 2:

Emne: [Ditt navn] E-post som ber om ferietid

Kjære [sjefens navn],

Dagens hilsener!

Jeg sender en e-post for å be om ferietid fra [sett inn dato] til [sett inn dato]. Jeg trenger denne avspaseringen fordi [sett inn grunn]. Jeg har tildelt mine ventende prosjekter og oppgaver til [sett inn medarbeiders navn], som har sagt ja til å ta på meg prosjektene mine under fraværet mitt.

Teamet mitt har også sagt ja til å dekke arbeidet mitt under feriedagene mine. Jeg vil være utilgjengelig for kontakt i denne friperioden, men hvis du trenger meg raskt, kan du ringe meg på [sett inn telefonnummer].

Hvis du har flere spørsmål, kan du kontakte meg på [sett inn e-postadresse].

Takk for tiden din.

[Navnet ditt]

Les mer

Mal 3:

Emne: [Ditt navn] ber om feriefri fra [dato] til [dato]

Kjære [sjefens navn],

Håper du har det bra.

Som vi har diskutert tidligere, vil jeg be om feriefri fra [sett inn dato] til [sett inn dato]. Jeg vil fullføre prosjektene mine etter at jeg kommer tilbake fra ferie. I mellomtiden har teamet mitt sagt ja til å ta på meg arbeidet mitt under fraværet mitt.

Hvis du har spørsmål om forespørselen min, vennligst send meg en e-post på [sett inn e-post]. Hvis du trenger å kontakte meg mens jeg er borte, kan du ringe meg på mobilnummeret mitt [sett inn telefonnummer].

Ser frem til svaret ditt i løpet av de neste dagene.

Takk for tiden din.

[Navnet ditt]

Les mer

Å be om ferie burde ikke være en utfordring

For å sikre at ferieforespørselen din blir akseptert, sørg for å undersøke firmaets avspaseringspolicy. Når du skriver e-posten, hold deg til poenget og detaljer hvordan arbeidet ditt vil bli håndtert i ditt fravær.

Fortell også sjefen din hvordan de kan komme i kontakt med deg i nødstilfeller. Det er også en god idé å informere de overordnede før du sender ferieforespørselen på e-post. Dette vil forhindre at de blir blindsynte eller ignorerer e-posten ved et uhell.