Hva du bør og ikke bør gjøre når du jobber eksternt

Enten du elsker det eller hater det, er småprat en viktig del av teambygging. Men chit-chat kan være vanskelig i en ekstern setting siden det er visse regler knyttet til det. Selv om disse reglene kan være litt overveldende, sikrer de respektfull og effektiv kommunikasjon.

Det siste du vil er å fremstå som uhøflig mot kollegene dine ved ikke å respektere tilgjengeligheten deres eller spamme dem med én-linjes meldinger. Her er alle småprat som må og ikke må gjøres når du jobber eksternt.

Do's of Small Talk i fjernarbeid

Her er noen beste fremgangsmåter for å delta i småprat i en chat-gruppe for eksternt arbeid:

Finn den rette måten å starte en samtale på

Det er ulike måter du kan starte en samtale med dine arbeidskolleger på. For eksempel viser de fleste kommunikasjonsplattformer for eksternt arbeid når en ny person legges til i gruppen. Dette er en flott mulighet for deg til å få den nye medarbeideren til å føle seg velkommen. Du kan ganske enkelt tagge dem og legge til en varm velkomstmelding.

Du kan også kontakte dem via privat melding. Introduser deg selv og fortell dem at du er tilgjengelig hvis de trenger hjelp med noe. Du kan følge opp med noen vennlige spørsmål for å få kontakt hvis du føler at den nye kollegaen er interessert.

Hvis du er den som nylig har kommet ombord, kan det være en fin måte å snakke med eksisterende teammedlemmer bli kjent med det eksterne teamet ditt i en ny jobb. Vurder å svare privat på deres offentlige tråder og dele tankene dine om emnet. Dette kan være en fin måte å starte en tilkobling på.

Men det er viktig at du vurderer hensiktsmessigheten av chatten. Ikke alle er komfortable med private meldinger. Så vurder å trekke deg hvis du føler at den andre personen ikke er interessert.

Snakk om aktuelle hendelser

Det er vanlig praksis å snakke om aktuelle hendelser med dine arbeidskolleger. Dette gjelder også for småprat på fjernarbeid. Du kan ta opp emner som sport eller nyere utvikling i underholdningsindustrien. Sørg for å alltid snakke på en ikke-nedlatende måte når du forklarer nyheter eller din mening om noe. Du bør også ha respekt for den andres meninger.

De fleste kommunikasjonsplattformer lar deg dele medier. Så vurder å legge ved kilden til nyhetene i form av en video, et bilde eller en internettkobling. På denne måten kan kollegene dine se det selv og dele tankene sine med deg.

Plattformer som Discord lar deg til og med dele smarttelefonskjermen din med en annen bruker. På denne måten kan dere se media sammen og få i gang en dialog om det.

Finn en balanse mellom emner

Akkurat som i et kontormiljø, bør småprat mellom kolleger på fjernarbeid finne en balanse mellom emner. Dette kan være vanskelig i nettsamtaler, siden de mangler sosiale signaler og kroppsspråk. Så du kan ende opp med å snakke litt for mye om deg selv og fremstå som frekk uten å være klar over det.

Vurder å omfavne frem og tilbake samtaleflyten. Ikke send meldinger som beskriver dine egne meninger kontinuerlig uten å gi kollegene dine tid til å svare.

Si heller det du har å si, og så vent. La din kollega komme med sine meninger, selv om det tar litt tid før de svarer. Hold denne flyten i gang for å sikre en balanse mellom emner, og at ingen av partene er anmassende i samtalen.

Foreta uformelle innsjekkinger

Siden du ikke får se arbeidsvennene dine daglig når du jobber eksternt, er det lurt å sjekke inn regelmessig. Bare slipp en kort tekstmelding der du sier hei og spør hvordan de har det.

Hvis du vil at innsjekkingen skal utvikle seg til en samtale, bør du vurdere å starte en dialog. Dette kan være en enkel, "Så du den nye Marvel-filmen?", eller "Du vil ikke tro hva som skjedde da jeg gikk til kjøpesenteret forrige uke!".

Hvis kollegaen din er interessert og har tid til å snakke, vil de svare med gjensidig begeistring. Hvis ikke, så er det greit også. Du bør ikke ta det personlig. Husk alltid å respektere deres prioriteringer og grenser.

Respekter den andres tilgjengelighet

Med mindre organisasjonen din har en dedikert tidsramme for rapportering, er det sannsynlig at eksterne kollegaer ikke alltid vil være på arbeidsstasjonene sine, selv på dagtid. Dette er grunnen til at du bør følge nøye med på tilgjengeligheten til kollegene dine før du starter en samtale med dem.

Det er flere måter du kan måle om teammedlemmet ditt er tilgjengelig. Den enkleste måten er å sjekke tilgjengelighetsstatusen på chat-plattformen bedriften din bruker. Din kollega vil sannsynligvis sette statusen sin til «Ikke forstyrr» hvis de ikke er tilgjengelige for å chatte.

Hvis organisasjonen din bruker tidssonekonverterere, kan du også bruke dem til å utlede tilgjengeligheten til dine utenlandske kolleger. Hvis ingen av disse metodene kan brukes, kan du spørre dem direkte ved å sende meldinger som «Hei, er du tilgjengelig? Jeg ville snakke om noe."

Kommunikasjonsplattformer, som Slack, lar deg også pinge andre brukere selv om varslene deres er slått av. Pass på å aldri bruke denne funksjonen med mindre saken er av ytterste viktighet og haster.

The Don'ts of Remote Small Talk

Her er tingene du bør unngå når du snakker med det eksterne teamet ditt:

Ikke snakk om emner som ikke er begrenset

Det største nei-nei med småprat for eksternt arbeid er å diskutere kontroversielle eller oppviglende emner. Du vil ikke ha en krangel med en kollega om noe du ikke skulle ha snakket om i utgangspunktet.

Emner uten grenser inkluderer religion, penger, politisk tilhørighet og intim informasjon. Upassende vitser eller uttalelser bør heller aldri være en del av samtalene dine.

Det er heller ikke en god idé å snakke om sensitive emner, som nasjonalisme og konspirasjonsteorier. Sørg for at alle videoer, bilder eller andre medier du deler med kollegene dine også er passende og trygge for jobben.

Ikke send flere One-line meldinger

Sørg for å unngå å sende flere meldinger på én linje til kollegaen din når du snakker. Å gjøre det gjør det vanskelig for kollegene dine å finne ut når du er ferdig med å snakke, og de kan svare uten å ha hørt alt du har å si.

Hver melding på én linje lager også en egen ping og varsling. Dette kan være støtende for teammedlemmene dine. Så i stedet for å spamme flere meldinger, ta deg god tid og skriv ut alt du vil si i én tekstblokk.

Hvis du vil legge til noe etter at du har sendt meldingen, bør du vurdere enten å redigere den første meldingen eller vente på svar og deretter si noe ekstra. Ved å gjøre dette kan du unngå å forvirre og irritere dine medarbeidere.

Ikke ta forsinkelsene personlig

Når du jobber eksternt, ikke forvent at kollegene dine svarer på meldingene dine umiddelbart, spesielt hvis disse meldingene ikke er annet enn chat-chat. De kan være i et møte, jobber med et prosjekt eller er opptatt med noe annet hjemme.

Ikke ta denne forsinkelsen personlig. Vent heller på svaret deres. Hvis du ikke har fått svar på hele to dager, kan du sende en oppfølging. En oppfølging er kanskje ikke en god idé hvis du ikke er så nær med kollegaen du chatter med.

Hvis du ikke får svar selv etter en oppfølging, bør du bare vente siden de sannsynligvis ikke ønsker å snakke sammen akkurat nå. Vær tålmodig og forståelsesfull. Din kollega vil sannsynligvis svare når de er klare.

Ikke avslutt samtalen brått

Du bør ikke våkne opp og forlate en samtale når du jobber eksternt, selv om chatten bare er inaktiv snakk. Kollegene dine kan vente på svar, og hvis de aldri får det, kan det virke frekt. Så hvis du plutselig må forlate midt i samtalen, vurder å formidle dette i samtalen.

Et enkelt "Vær rett tilbake" ville være tilstrekkelig hvis du drar for en kort stund. Hvis du reiser lenger, så fortell dem hvor lenge du skal reise bort. Du kan også fortelle dem årsaken til at de forlater chatten hvis det er hensiktsmessig å gjøre det.

Å lage småprat i fjernarbeid har sine regler

Småprat, når du jobber eksternt, er litt annerledes enn vanlig kontorprat. Men det er lett å mestre hvis du vet hva det må og ikke er.

Start gjerne samtaler med nye personer i teamet og diskuter ting dere begge er interessert i. Unngå imidlertid kontroversielle emner og ikke ta forsinkede svar personlig.

Småprat kan virke unødvendig noen ganger, men hvis det gjøres riktig, kan det være en fin måte å innlede arbeidsvennskap på. Disse forbindelsene er viktige i en ekstern setting hvor det er lett å føle seg ensom.