8 tips for å lykkes med å arrangere et webinar

I disse dager vender mange moderne arbeidsplasser seg bort fra de mer tradisjonelle, fysiske konferansene som har vært normen i næringslivet i mange år. I stedet har de begynt å omfavne den enkle virtuelle seminarer, eller webinarer, kan tilby.

Webinarer lar deg møte med kolleger på mange forskjellige steder og er relativt enklere å organisere enn fysiske møter. De er imøtekommende i bransjer med stort sett fjerntliggende eller hybride arbeidsplasser. Før du planlegger ditt første eller neste nettseminar, bør du merke deg et par ting for å sikre at det blir en kjempesuksess.

1. Fremhev målet med webinaret

Du kan bare være vert for et jevnt webinar ved først å skissere formålet med det virtuelle møtet. Webinarer har mange funksjoner, for eksempel idédugnad i team, kundemøter, presentasjoner og til og med virtuelle seminarer.

Å fremheve nettseminarets hovedmål vil hjelpe deg med å kurere det beste og mest relevante innholdet for ditt tilstedeværende publikum. Det vil også hjelpe deg å holde oversikt over webinarets generelle struktur.

Du bør skissere målet ditt tydelig; Ellers kan webinaret ditt gå av stabelen etter hvert som det skrider frem. Dette er spesielt viktig hvis du er vert for et webinar for første gang og vil sikre at det går jevnt og effektivt.

2. Samle kunnskap om deltakere for relevans

Å vite hvem du skal snakke med er avgjørende, og det er derfor du må gjøre research og samle informasjon om personene som skal delta på webinaret ditt. Det vil hjelpe deg med å skape en mer personlig forbindelse med dem og fortelle deg hvilke deler av presentasjonen din som kanskje ikke stemmer med dem.

Det er ikke nok bare å sette opp et webkamera og snakke med dem; du må også forstå deltakerne dine. På samme måte vil det hjelpe deg å samhandle med dem og oppmuntre dem til å engasjere deg under webinaret.

Mange verktøy er tilgjengelige for deg hvis du ønsker å organisere agendaen for webinaret ditt. Noen morsomme verktøy kan hjelpe deg med å gjøre webinaret ditt mye mer interaktivt.

De fleste plattformer som Zoom, Google Meet og andre alternativ webinar hosting programvare har funksjoner som lar deg planlegge invitasjoner på forhånd, og nesten alle har et chatteboksverktøy som gir deltakerne en plass til å komme med kommentarer, gi nyttige tilbakemeldinger og stille spørsmål de måtte ha uten å rote med flyten din presentasjon.

Disse og andre funksjoner, som transkripsjon og verktøy for skjermdeling, kan bidra til å gjøre webinaret ditt mer interaktivt og velorganisert.

4. Lag tiltalende presentasjonslysbilder

Generelt har folk korte oppmerksomhetsspenn, så du vil definitivt unngå å kjede deltakerne under webinaret. Du kan gjøre dette ved å engasjere dem med visuelt tiltalende lysbilder.

Lysbildene dine skal være fargerike og konsise, noe som gjør dem lettere å følge. Du kan også bruke et bredt spekter av visuelle hjelpemidler for å illustrere poengene dine, for eksempel grafer og diagrammer.

En annen fin måte å holde lysbildene engasjerende på er å unngå unødvendig små skrifttyper og legge til bilder som er relevante for diskusjonen din på hvert presentasjonsstadium. For webinaret ditt kan du dele lysbildene dine ved å bruke skjermdelingsverktøyet på din foretrukne webinarplattform. Vurder å redigere dem med spesialisert verktøy for lysbildepresentasjon for best effekt.

5. Gjør det interaktivt med en Q&A-økt

Folk liker å føle seg sett og hørt. En flott måte å koble til dette og få mest mulig ut av ønsket er ved å oppmuntre deltakerne til å stille spørsmål og deretter svare på spørsmålene deres på en adekvat måte.

Dette gir dem ikke bare plass til å rydde opp i forvirring de måtte oppleve angående webinaret, men holder dem også aktivt involvert. Du kan planlegge spørsmål og svar i korte pauser mellom presentasjonene eller håndtere dem etter at du har avsluttet webinaret.

Alternativt kan du svare på spørsmål som deltakerne har til deg mens du går gjennom lysbildene dine. Dette kan imidlertid forstyrre den generelle flyten.

6. Oppretthold øyekontakt med kameraet optimalt

Øynene sies å være vinduer til sjelen. Ved å opprettholde god øyekontakt med kameraet får deltakerne inntrykk av at du snakker mer direkte og intimt med dem, og hjelper dem å beholde fokuset under webinaret.

Sett opp kameraet slik at du kan presentere lysbildene dine i en komfortabel posisjon, slik at du kan se direkte inn i kameraet og ikke skjermen. Hvis du er arrangere et webinar på en smarttelefon, må du være enda mer forsiktig med å plassere kameraet.

7. Vær vert for webinaret i et ikke-distraksjonsrom

Selv de mest tilsynelatende ubetydelige tingene kan raskt bli destruktive distraksjoner. Å arrangere et webinar i et rotete arbeidsområde eller overfylt miljø vil bare distrahere deg og deltakerne dine.

Planlegg hvor du skal være vert for webinaret på forhånd, rydde opp i rotete mellomrom, legg merke til eventuelle potensielle forstyrrelser som kan oppstå, og håndter dem før du starter økten. Du bør også huske å dempe alle enheter du ikke trenger under webinaret og slå av varslingsfunksjonen på din personlige datamaskin.

8. Gjør en testkjøring før dagen for webinaret

Selv om du føler at planen din er perfekt, vil det ikke skade å ta en testkjøring før du starter webinaret. En testkjøring vil hjelpe deg med å oppdage og eliminere alt som kan forstyrre flyten av presentasjonen din, og sikre at webinaret går jevnt.

Du kan dele lenken til webinaret ditt med en håndfull personer som kan bli med som stand-in-deltakere og gi deg tilbakemelding på ting som lyd- og videokvaliteten din, miljøet ditt og til og med den generelle appellen din presentasjon.

Det vil også være en utmerket mulighet til å sjekke utstyret ditt og sikre at det fungerer som det skal. Du vil ikke at kameraet skal vippes i en merkelig vinkel midt i presentasjonen.

Hosting av et effektfullt webinar

Hvem som helst kan gjennomføre et effektfullt webinar ved å vurdere disse viktige vertstipsene. De vil gjøre deg i stand til å organisere og strukturere webinaret ditt, oppmuntre deltakere til å delta aktivt, unngå forutsigbare inntrengninger eller distraksjoner og få mest mulig ut av utstyret ditt.

Du kan alltid bruke disse tipsene på hvilken som helst videokonferanseprogramvare du bruker til webinaret. De vil hjelpe deg med å sette deg inn på plattformen på riktig måte og sikre at prosessen går jevnt.