Slik bruker du hurtiganalyseverktøyet i Excel

Hurtiganalyseverktøyet i Excel lar deg raskt analysere og visualisere data i et regneark. Det gir deg tilgang til vanlige dataanalysefunksjoner, uten at du trenger komplekse formler eller funksjoner.

Ved å velge dataene du vil analysere, kan du få tilgang til hurtiganalyseverktøyet ved å enten klikke på hurtigknappen Analyse-ikon i nederste høyre hjørne av utvalget eller høyreklikk og velg Hurtiganalyse fra konteksten Meny.

Hurtiganalyseverktøyet tilbyr fem (5) kategorier med forskjellige analysealternativer. La oss fordype oss i hver kategori.

1. Formatering

Denne kategorien tilbyr datalinjer, fargeskalaer og ikonsett. Du kan bruke betingede formateringsregler for å fremheve celler basert på spesifikke kriterier. Du kan for eksempel fremheve verdier over en viss terskel, identifisere duplikater eller legge vekt på data basert på egendefinerte regler.

2. Diagrammer

Dette lar deg lage ulike typer diagrammer, inkludert linjediagram, sektordiagram, grupperte diagrammer og mer. Den anbefaler ulike diagramtyper basert på dataene dine.

3. Totaler

Denne kategorien gir alternativer for å beregne vanlige statistiske mål for dataene dine, for eksempel sum, gjennomsnitt, antall, minimum, maksimum, prosentandel totalt og mer.

4. Tabeller

Tabeller-fanen tilbyr ulike alternativer for arbeid med tabeller i Excel. Den analyserer automatisk dataene dine og foreslår nyttige pivottabellkonfigurasjoner.

5. Sparklines

Hurtiganalyseverktøyet lar deg lage små, innebygde diagrammer kalt sparklines som visuelt representerer trender og mønstre i dataene dine. Sparklines-kategorien tilbyr alternativer for å lage linje-, kolonne- eller vinn/tap sparklines.

La oss nå utforske noen scenarier der du kan bruke hurtiganalyseverktøyet i Excel.

Få summen av flere kolonner eller rader

La oss si at du har et budsjettregneark med forskjellige utgiftskategorier, som husleie, verktøy, dagligvarer og underholdning. Hver kategori har månedlige utgiftsverdier for forskjellige måneder. Du ønsker å få de totale utgiftene for hver kategori. Her er trinnene du må følge:

1. Velg hele celleområdet.
2. Klikk på Rask analyse ikonet nederst til høyre i det valgte området.
3. I Hurtiganalyse-menyen går du til Totaler fanen.
4. Velg den første Sum alternativ (i blått). Dette vil legge til en ny rad som viser de totale utgiftene for hver kategori.
5. For å beregne de totale utgiftene per måned, velg den andre Sum alternativ (i gult). Du vil se en ny kolonne som viser månedlige utgifter.

Beregner prosentandel for rader/kolonner

Ved å bruke budsjettregnearket fra eksemplet ovenfor, anta at du ønsker å få prosentandelen for hver utgiftskategori. Følg disse instruksjonene:

1. Velg datasettet.
2. Klikk på Rask analyse ikon.
3. Gå til Totaler og velg den første % Total alternativ.
4. For å få prosentandelen for hver måned, velg den andre % Total alternativ (i gult).

Formatere celler som inneholder spesifikk tekst

La oss si at du har et datasett som inneholder en liste over ansatte og deres respektive avdelinger. Du ønsker å bruke hurtiganalyseverktøyet til å identifisere ansatte i ingeniøravdelingen.

1. Velg celleområdet du vil analysere.
2. Klikk på Rask analyse ikonet eller trykk Ctrl + Q på tastaturet ditt.
3. I Formatering gruppe, velg Tekst inneholder alternativ.
4. Skriv inn i dialogboksen som vises Engineering i tekstboksen og trykk OK.

Cellene som inneholder teksten Engineering vil nå bli uthevet med en forhåndsdefinert formateringsstil.

Identifisere celler med verdier større enn en spesifisert verdi

La oss si at du har en liste over elever og deres tilsvarende testresultater. Du ønsker å identifisere og fremheve elevene som scoret ovenfor 75. Følg trinnene nedenfor:

1. Velg celleområdet som inneholder testresultatene.
2. Klikk på Rask analyse ikonet eller trykk Ctrl + Q på tastaturet for å åpne hurtiganalyseverktøyet.
3. Klikk på Formatering fanen og velg Større enn alternativ.
4. I dialogboksen som vises, skriv inn terskelverdien (f.eks. 75) og spesifiser formateringen.
5. Klikk OK for å bruke formateringen. Dette vil fremheve alle cellene med testresultatene ovenfor 75.

Sette inn et diagram (linje-, gruppert, stablet eller sektordiagram)

La oss se på et eksempel der du har et datasett som inneholder månedlige nettstedtrafikkdata for forskjellige markedsføringskanaler. Du kan bruke hurtiganalyseverktøyet til raskt å lage et diagram for å visualisere trendene i nettstedtrafikken over tid. Dette er hvordan:

1. Velg celleområdet du vil lage et diagram for.
2. Klikk på Rask analyse ikon.
3. Gå til Diagrammer fanen. Du vil se de anbefalte diagrammene for dataene dine.
4. Plukke ut Mer Diagrammer for å se alle tilgjengelige diagrammer.
5. Forhåndsvis diagrammet, og klikk når du er fornøyd OK for å legge til det valgte diagrammet.

Utheving av duplikat eller unik tekst

La oss si at du har et regneark med en liste over kunde-e-postadresser i kolonne A og bestillingsbeløp i kolonne B. Du ønsker å identifisere eventuelle dupliserte e-postadresser for å sikre datanøyaktighet. Bruk trinnene nedenfor:

1. Velg kolonnen som inneholder dataene du vil analysere (i dette tilfellet Kundens e-post kolonne).
2. Klikk på Rask analyse ikonet nederst til høyre i det valgte området.
3. Gå til Formatering fanen og velg Dupliserer verdier alternativ. Dette vil fremheve alle e-postadresser som vises mer enn én gang.
4. For å markere cellene med unike adresser, velg Unike verdier alternativ. Dette vil fremheve alle e-postadressene som vises bare én gang i datasettet.

Angre betinget formatering i et datasett

Her er fremgangsmåten for å fjerne betinget formatering i Excel ved å bruke hurtiganalyseverktøyet:

1. Velg celleområdet som har betinget formatering brukt.
2. Klikk på Hurtiganalyse-ikonet.
3. Klikk på Formatering fanen.
4. I kategorien Formatering velger du Fjern format alternativ.

Dette er bare noen få eksempler på bruk av Quick Analysis-verktøyet i Excel. Utforsk de ulike alternativene som er tilgjengelige i verktøyet for å finne ut mer måter å organisere regnearkene dine i Excel.

Hurtiganalyseverktøyet gir en rask løsning for effektiv dataanalyse i Excel. Med dets intuitive grensesnitt og omfattende funksjoner kan du raskt generere diagrammer, bruke formatering og få verdifull innsikt fra dataene dine. Ved å følge de enkle trinnene og utforske de ulike alternativene i hurtiganalyseverktøyet, kan du spare tid og øke produktiviteten.