Slik bruker du OneDrive til å lage og dele Microsoft Excel-dokumenter

Tiden da redigering og deling av Microsoft Excel-dokumenter krevde uendelige e-posttråder og utallige dokumentversjoner lagret på USB-pinner er for lengst forbi. I dag, akkurat som alt annet på nettet, kan Microsoft Excel-dokumenter åpnes, deles, redigeres og lastes opp slik at alle kan se dem med ett klikk, takket være OneDrive.

Hva er OneDrive og hvordan bruker du det

OneDrive er Microsofts skytjeneste som lar deg lagre, få tilgang til, redigere og dele filene dine fra hvilken som helst enhet med en internettforbindelse og en dedikert Microsoft-konto.

Den er tilgjengelig for personlig bruk og arbeid/skolebruk, kalt i dette tilfellet OneDrive for jobb eller skole.

For å opprette en OneDrive-konto, er alt du trenger å gjøre å opprette en Microsoft-konto.

1. Drar mot Microsofts nettsted.
2. Finn Opprett en konto knappen og klikk på den.
3. Opprett enten en helt ny konto, som vil opprette en ny e-postadresse, eller koble en eksisterende konto til Microsoft.

Du er klar! Enten gamle eller nye, husk alltid disse sikkerhetstips for Microsoft-kontoen din. Når Microsoft-kontoen din er opprettet, logger du på den og går til din OneDrive skylagring.

Hvordan lage og synkronisere et Microsoft Excel-ark fra OneDrive

Det er enkelt å lage og synkronisere et Excel-regneark online direkte fra OneDrive. Dette er hvordan:

1. Åpne OneDrive-kontoen din.
2. Klikk på +Ny > Excel arbeidsbok.
3. Skriv inn data og rediger regnearket ditt som ønsket.
4. Gå tilbake til OneDrive-kontoen din for å finne det nyopprettede arket ditt.
5. Gi nytt navn til filen ved å velge filen og deretter klikke Gi nytt navn.
6. Skriv inn det nye filnavnet, og klikk deretter Gi nytt navn.
7. Filen din får nytt navn, med et varsel øverst til høyre på dashbordet som bekrefter endringen.
8. Åpne filen enten i Excel Web eller lokal Excel ved å klikke Åpen > Åpne i nettleseren eller Åpen > Åpne i Excel.
   • Åpne i nettleseren: Dette vil åpne Excel-nettet i nettleseren din (Chrome, Mozilla, Firefox, ...), slik at du kan gjøre endringer online.
   • Åpne i Excel: Dette vil åpne filen i din lokale Excel-programvare, slik at du kan gjøre endringer lokalt.

I begge tilfeller er filen din vert og synkronisert i skyen. Den er tilgjengelig på tvers av alle enheter, redigerbar når som helst og kan deles med alle som har en lenke. Mer om dette nedenfor.

Hvordan laste opp og synkronisere et Microsoft Excel-ark til OneDrive

Hvis du trenger å laste opp et Excel-regneark til OneDrive, er dette hva du bør gjøre:

1. Åpne OneDrive-kontoen din.
2. Klikk på Laste opp > Filer.
3. Velg filen du vil laste opp fra datamaskinen.
4. Når filen din har blitt lastet opp, vil den umiddelbart vises på dashbordet. Et popup-vindu vil også være synlig øverst til høyre på skjermen.
5. Igjen, åpne filen ved å velge den og deretter klikke Åpen > Åpne i nettleseren eller Åpen > Åpne i Excel.
   • Åpne i nettleseren: Dette vil åpne Excel-nettet i nettleseren din (Chrome, Mozilla, Firefox, ...), slik at du kan gjøre endringer online.
   • Åpne i Excel: Dette vil åpne filen i din lokale Excel-programvare, slik at du kan gjøre endringer lokalt.

Som nevnt før, er filen din vert og synkronisert i skyen. Den er tilgjengelig på tvers av alle enheter, redigerbar når som helst og kan deles med alle med rett koblingstillatelse.

Slik deler du OneDrive Microsoft Excel-fil

Regnearket ditt er nå opprettet og vert på OneDrive. Dette betyr at filen din er delbar og synkronisert: du kan legge til samarbeidspartnere og gjøre endringer i filen din umiddelbart og samtidig.

Følg disse trinnene for å dele filen din og begynne å samarbeide:

1. Velg filen din og klikk på Dele.
2. Velg mellom to alternativer: Send lenke eller Kopier link.Send lenke: lar deg dele filen ved å invitere. Du vil bli bedt om å legge til enten navn(e) på samarbeidspartner(e) (hvis de er registrert i kontaktene dine), deres gruppe(r) eller deres e-post(er). Du har også muligheten til å legge til en melding som vises sammen med invitasjonen din.Kopier link: Dette lar deg kopiere tilgangslenken til filen din ved å klikke Kopiere. Et popup-vindu vil vise deg den kopierte lenken. Du kan deretter kommunisere det til samarbeidspartneren din via e-post eller et annet meldingsverktøy. Nå som du er kjent med aksjeopsjonene, la oss dykke ned i tillatelser.
3. Bestem hvilken type tilgang du vil gi dine samarbeidspartnere før du sender dem tilgangslenker ved å klikke Alle med linken kan redigere.
4. Velg ett av alternativene: Hvem som helst eller Spesifikke personer.
   • Hvem som helst: Enhver person med lenken har tilgang til filen din, enten de er pålogget eller ikke. Hvis samarbeidspartneren din deler denne koblingen med en tredjepart, vil denne tredjeparten ha tilgang til filen.
   • Spesifikke personer: Personene du har sendt koblingen til, må være logget på kontoene sine for å få tilgang til filen. Hvis de er logget av eller logget på fra en annen konto, vil ikke tilgang bli gitt.
5. Deretter velger du tilgangstype ved å klikke Kan redigere eller Kan se under Flere innstillinger.
   • Kan redigere: kan legge til og slette innhold, administrere tillatelser og dele filen.
   • Kan se: kan bare se innholdet i filen, men kan ikke gjøre noen endringer i dokumentet overhodet.
6. Valgfrie funksjoner:
   • Legg til en utløpsdato. Utover denne datoen vil ikke samarbeidspartnerne dine ha tilgang til filen.
   • Legg til et passord. Samarbeidspartnerne dine må sette inn et passord for å få tilgang til filen.

Å mestre disse tillatelsene er avgjørende for å sikre at filene dine forblir trygge og konfidensielle. Den gode nyheten er at du alltid kan endre koblingstillatelser i OneDrive hvis nødvendig.

OneDrive går bare utover Microsoft Excel

Mens vi gikk over hvordan du bruker OneDrive med Excel-filene dine, kan du faktisk bruke det til så mye mer: lagring for e-postdokumenter, lokale mapper, Word-dokumenter, PowerPoint-presentasjoner og så mye mer. Logg på kontoen din og lek deg rundt for å finne flere måter å jobbe i skyen på.