10 bedre måter å be om oppfølging enn å si "Jeg har ikke hørt fra deg"

Folk starter ofte oppfølgings-e-poster med samme åpningslinje: "Jeg har ikke hørt fra deg ennå." Selv om det er enkelt, fremstår det også som frekt. Du må nøye velge fraseringen din for å formidle en selvsikker, men likevel høflig tone når du sender jobbe-poster.

Mottakere mottar sannsynligvis dusinvis av meldinger som starter med "Jeg har ikke fra deg ennå," så prøv å bruke en annen åpningslinje. Her er noen profesjonelle, arbeidsvennlige måter å be om oppfølging på.

1. "Bare følger opp hvis du har hatt sjansen til å [Sett inn tidligere forespørsel]"

"Bare å følge opp hvis du har hatt sjansen til å [be om]" er en beskjeden, men proaktiv oppfølgingsmelding. Det oppmuntrer til raske svar uten å virke passiv-aggressive. Mottakere foretrekker milde dytt og subtile referanser til tidligere forespørsler bedre enn skyldfremkallende åpninger.

Dessuten antyder denne linjen at ethvert forsinket svar er utilsiktet. En empatisk tilnærming bygger rapport - det er mer sannsynlig at du vekker en positiv reaksjon hvis du viser hensyn til den andre partens situasjon.

Ta e-posten nedenfor som et eksempel. Avsenderen unngår en salgs-y-tone ved å stille et hensynsfullt, men proaktivt spørsmål før han setter inn en kort oppfordring til handling (CTA).

2. «Det var flott å se deg på [Event or Gathering]»

Linjen "Det var flott å se deg på [begivenhet eller samling]" er en praktisk isbryter. Den fastslår at du allerede har møtt mottakeren personlig og husker delte øyeblikk. Folk prioriterer e-poster fra de de kjenner fremfor fremmede.

Å referere til tidligere samtaler hjelper deg også med å finne tilbud eller pitches uten å høres salgs-y ut. Plutselig droppe CTAer vil bare skyve bort leserne. For å få et positivt svar, bygg et profesjonelt forhold og tjen den andre partens tillit først.

Nettverksbygging går utover bare å sende LinkedIn-invitasjoner. Bruk effektiv nettverkstips for karriereutvikling, som å bygge en tilstedeværelse på nettet og definere klare mål.

3. "Bare støte denne meldingen til toppen av innboksen din"

Si: «Bare støter denne meldingen til toppen av innboksen din» for en letthjertet, men samtidig presserende åpning. Det understreker viktigheten av raske svar uten å få deg til å se utålmodig ut. Mottakere vil sette pris på at du tar hensyn til deres travle innbokser.

Ved å bruke denne linjen sparer du også bryet med å sende meldinger på nytt. Bare sørg for at du svarer på riktig tråd slik at mottakerne raskt kan referere til tidligere deler av samtalen.

4. «Innboksen din må lastes inn akkurat nå. Vil du foretrekke å diskutere [Sett inn sak] fremfor en rask samtale?"

Oppfølging av mer komplekse tema krever konkrete handlingsplaner. I stedet for bare å sende en ny melding, foreslå en klar, grei løsning for å oppnå felles mål. La oss si at du presenterer et kritisk prosjekt. Du kan fremskynde prosessen ved å si: «Innboksen din må lastes inn akkurat nå. Vil du foretrekke å diskutere [sak] fremfor en rask samtale?» Det er direkte og proaktivt, men respektfullt.

Bruk apper for møteplanlegging som Calendly eller Rally når du bestemmer deg for klokkeslett og dato for samtalen. De eliminerer unødvendig frem-og-tilbake-e-post ved avtalebestilling.

5. "Bare å sende en forsiktig påminnelse om [Sett inn oppgave] siden det er tidssensitivt"

Ta kontroll over samtalen ved å si: "Bare send en mild påminnelse om [oppgaven] siden den er tidssensitiv." Det er en autoritativ, men respektfull åpning som fanger leserens oppmerksomhet. Og ved å forklare hvor presserende situasjonen er, vil de bedre forstå hvorfor du sendte en oppfølging.

Bruk denne linjen med måte - konstant masing og mikroadministrering av teamet ditt hindrer produktiviteten.

6. "Beklager ulempen, men [Sett inn forespørsel]"

Linjen "Beklager ulempen, men [forespørsel]." er en saktmodig, høflig åpning for oppfølging. Bruk den når du ber om tjenester eller hjelp. Mottakere kan ignorere deg helt hvis e-posten din bare bombarderer dem med forespørsler.

Selv om det er respektfullt, fraråder vi å si det tidlig i samtaler. Mennesker med dårlige hensikter drar nytte av de som er unødvendig unnskyldende eller altfor høflige. Husk: ikke alle fortjener din godhet.

7. "Ville bare dobbeltsjekke om [Sett inn spørsmål]?"

"Ville bare dobbeltsjekke om [sett inn spørsmål]?" er nøytral. I motsetning til andre åpninger, antar det ikke at leseren har oversett dine tidligere e-poster. Det er en enkel, grei oppfølging som lar den andre parten be om unnskyldning for forsinkelsen eller forklare situasjonen.

Korte åpningslinjer eliminerer også rot i e-postene dine. Mottakere utsetter ofte å lese og svare på meldinger med en lang, kjedelig introduksjon. Slutt å slå rundt busken, ellers vil du miste oppmerksomheten deres.

8. "Er det noe annet vi kan hjelpe med [Sett inn prosjekt eller oppgave] for å få ballen til å rulle?"

Du kan si: "Er det noe annet vi kan hjelpe med [sett inn prosjekt eller oppgave] for å få ballen til å rulle?" for mer aggressive, direkte tonehøyder. Den forteller mottakerne at du er klar til å forsegle avtalen når som helst. Med tanke på dens salgs-y-tone, bruk den bare på de som allerede er interessert i å gjøre forretninger med deg.

9. «Jeg ville spørre om du fortsatt er interessert i [Sett inn tilbud] og dobbeltsjekke med deg før vi fullfører alt hos oss»

"Jeg ville spørre om du fortsatt er interessert i [tilbud] og dobbeltsjekke med deg før du fullfører alt på vår side." Dette er en proaktiv, men høflig måte å lukke avtaler på. Den første delen ber om direkte bekreftelse. Det innebærer at du tok kontakt fordi mottakeren er interessert i tilbudet ditt.

I mellomtiden demonstrerer den andre uttalelsen en kundesentrisk tankegang. Uavhengig av transaksjonens art, er det mer sannsynlig at forretningspartnere reagerer positivt hvis du prioriterer deres behov.

Effektiviser avslutningsprosessen med programvare for kontraktsadministrasjon. Det skaper sikre digitale kopier av avtalen din som alle parter kan signere.

10. "Bare støte på denne meldingen i tilfelle den gled gjennom nettet"

Å si uttrykket "bare å støte på denne meldingen i tilfelle den sklir gjennom nettet" høres tilnærmelig ut. Den sender en mild påminnelse samtidig som den opprettholder en positiv tone. Den andre parten vil ikke føle seg flau over deres utidige respons, og dermed fremme et samarbeidende, forståelsesfullt forhold.

Når det er sagt, velg idiomene dine med omhu. Selv om de setter farge på samtaler, skaper uvanlige fraser misforståelser. Bruk bare én med noen få meldinger og sørg for at leserne forstår den basert på kontekst.

Send høflige, profesjonelle oppfølgings-e-poster

Det er ingen mal for jobbkommunikasjon som passer alle, så tilpass åpningslinjene ovenfor deretter. Din generelle tone vil avhenge av samtalens karakter. Du kan for eksempel bruke tilfeldig frasering med jevnaldrende, men seriøse jobbe-poster krever formelt språk.

Og ikke slutt å redigere på åpningslinjen. E-posten din må ha en solid introduksjon, en engasjerende kropp og en sterk sluttlinje for å gi et solid inntrykk. Ellers kan det hende at mottakerne ikke tar deg på alvor. Rediger utkastet flere ganger for problemer som får deg til å se uprofesjonell ut, for eksempel skrivefeil, lo og unødvendige vedlegg.