10 feil som gjør e-posten din som ikke er på kontoret uprofesjonell

Du vil finne deg selv å jobbe mot klokken før du går ut i permisjon. Som de fleste ansatte må du delegere oppdrag, fullføre ventende leveranser og organisere møter. Alle disse forpliktelsene kan ta en hel uke.

Med tanke på den hektiske timeplanen din, kan du overse tilsynelatende mindre, men likevel kritiske oppgaver som å sette opp e-poster utenfor kontoret (OOO). Ja, du haster, men ikke kopier og lim inn maler. Oppretthold et profesjonelt, respektabelt image selv på pausen ved å unngå disse 10 feilene i e-posten din som ikke er til stede.

1. Forkortelse av Out-of-Office som OOO

Bruk forkortelsen OOO med måte. Selv om de fleste vet hva det betyr, ser det mer profesjonelt ut å skrive «ute av kontoret». Det opprettholder en formell tone. Konservative individer kan til og med finne overforbruk av forkortelser upassende i forretningskommunikasjon.

Den samme regelen gjelder for andre akronymer. Skriv alltid den første omtalen deres – bruk bare sjargong etter at du har definert dem eksplisitt. Gjør det så enkelt som mulig å forstå e-postene dine.

Du kan bruke OOO i din e-postemnelinje hvis hele frasen er for lang. Ideelt sett bør du holde deg under 60 tegn.

2. Overbruk av vitser og ordspill

Mange ansatte tuller rundt i e-postene som ikke er på kontoret. Vittige kommentarer om å ikke svare fordi de nipper til margaritas eller svømmer med delfiner er vanlige. Du har kanskje til og med mottatt noen før.

Mens humor øker moralen og fremmer kameratskap, må du levere den forsiktig. Det er en tid og et sted for vitser på arbeidsplassen. Og massesending av ordspill gjennom ikke-tilstedeværende meldinger kan forårsake misforståelser, spesielt blant de du knapt kjenner.

Avstå fra å bruke vitser i e-poster som ikke er på kontoret. Du kan sende dem til nære jevnaldrende, men unngå støtende spøk om arbeidsgiver og kollegaer. Bruk arbeidssikre vitser eller ingen i det hele tatt.

3. Angir ikke når du kommer tilbake til kontoret

Selv om det er uvanlig, glemmer noen mennesker å nevne returdatoen i e-poster som ikke er på kontoret. De bruker enten generiske maler eller fokuserer på unødvendig informasjon. Det er en uprofesjonell og kostbar feil. Kollegene dine kan til og med tro at du er upålitelig for å overse slike viktige detaljer.

For å sikre klarhet, del ned tilgjengeligheten din. Angi permisjons- og returdatoene dine, og angi deretter perioder du vil gå på nettet for å svare på jobbmeldinger. Detaljerte tidsplaner minimerer risikoen for uønskede eller feildirigerte e-poster.

4. Unnlatelse av å spesifisere hva som utgjør en nødsituasjon

Definer eksplisitt hva som utgjør en nødsituasjon hvis du legger ved alternative kontaktnumre i e-posten din som ikke er til stede. Å si: "Send tekst i nødstilfelle!" er vag. Noen mottakere kan overskride grenser og bombardere deg med arbeidsrelaterte forespørsler, og avbryte pausen din.

For klarhets skyld, gi eksempler på hendelser som sannsynligvis vil skje. Spesifiser de riktige kanalene for ikke-hastende bekymringer og protokoller når du sender direkte meldinger. Og ikke nøl med å ignorere kolleger som ignorerer disse instruksjonene.

5. Fortell alle om nødnummeret ditt

Slutt å legge ved kontaktnumrene dine i alle e-postene dine som ikke er på kontoret. Noen mennesker vil fortsatt overskride grenser selv om du setter klare protokoller og instruksjoner. Dessverre er det ikke alle som respekterer kollegenes pauser.

I stedet for å krangle med disse personene, begrense interaksjonen med dem helt. Ikke gi dem kontaktinformasjonen din. Betro nummeret ditt til noen få håndplukkede personer du kommer overens med i og utenfor kontoret.

Tildel en midlertidig kontaktperson i stedet for å sende din personlige kontaktinformasjon massevis. Be dem håndtere meldingene dine under permisjonen. De bør organisere ventende oppgaver slik at du raskt kan begynne å jobbe når du kommer tilbake til kontoret.

I tilfeller som disse, å ansette en personlig assistent er praktisk. Hvis du ikke kan få en, spør kollegene dine om de kan svare på jobbmeldingene dine midlertidig. Bare sørg for at du følger den riktige prosessen. Å dumpe arbeidsmengden på tilfeldige underordnede er fornærmende og urettferdig.

7. Deler for mange detaljer om hvorfor du har permisjon

Åpenhet på arbeidsplassen er beundringsverdig, men overdeling i e-poster som ikke er på kontoret får deg til å se uprofesjonell ut. Hold ditt personlige liv privat. Hoveddelen av meldingen din bør omfatte returdatoen og det midlertidige kontaktpunktet, ikke grunnen til å ta permisjon.

Dessuten skylder du ikke jevnaldrende en forklaring. Hold grunnen til at du drar på pause hemmelig med mindre det påvirker forretningsdriften. La oss si at partneren din gjennomgår operasjon. Bare si at du har noen personlige saker å ta seg av i stedet for å fortelle alle om den medisinske nødsituasjonen.

8. Sier at du vil sjekke innboksen din med jevne mellomrom

Unngå å si at du skal sjekke meldingene dine. Å tilby fortsatt tilgjengelighet av hensyn motvirker hensikten med å sende e-poster som ikke er på kontoret. Mottakere respekterer kanskje ikke engang permisjonen din. De vil synes det er greit å ringe og sende meldinger til deg som de gjør regelmessig.

Hold deg til den angitte returdatoen. Selvfølgelig kan du sjekke innboksen din, svare på viktige meldinger og administrere oppgaver, men aldri garantere tilgjengeligheten din. Dine medarbeidere har ingen kontroll over dine personlige anliggender.

9. Resirkulering av de samme generiske ikke-på-kontoret-malene

Travle arbeidere har en tendens til å resirkulere e-poster som ikke er på kontoret. De vil bare kopiere og redigere sine gamle meldinger, og spare dem for bryet med å skrive fra bunnen av. Selv om det er praktisk, fremstår det som lat. Noen mottakere kan til og med føle at du sendte dem en melding som en ettertanke.

Vis i stedet profesjonalitet ved å skrive nye OOO-e-poster hver gang du tar permisjon. Å skrive er ikke så tidkrevende som du kanskje frykter. Du kan til og med hente inspirasjon fra online maler eller ChatGPT når du skriver vanskelige e-poster– bare ikke copy-paste dem.

10. Sender kun e-post utenom kontoret via én kommunikasjonsplattform

Sett opp fraværsmeldinger på tvers av arbeidsplattformene dine. Med moderne selskaper som maksimerer digitale verktøy, er det vanlig at kontorarbeidere sjonglerer med flere kommunikasjonskanaler i dag. De bruker forskjellige apper for e-poster, direktemeldinger og videosamtaler. Dekk alle disse plattformene for å kommunisere permisjonen din effektivt; ellers kan det hende at noen ikke får notatet ditt.

Varier også dine ikke-tilstedeværende meldinger. E-poster krever formell frasering, men du kan følge en uformell tilnærming på apper for direktemeldinger. La oss si at kontoret ditt bruker Slack. I stedet for å lime inn den samme ikke-tilstedeværende e-posten, skriv en kort, avslappet melding og oppdater profilstatusen din til «Borte».

Å administrere flere jobbapper er ineffektivt. Mest arbeidere kaster bort timer på å veksle mellom plattformer– strømlinjeforme oppgavestyringssystemet.

Send aldri en annen uprofesjonell e-post utenom kontoret

Streb etter en personlig ikke-tilstedeværende e-post. Den skal svare på spørsmålene dine veiledere, partnere og jevnaldrende kan stille. På den måten vil ikke fraværet ditt påvirke forretningsdriften.

Og prøv å bruke nye avslutningslinjer for å gjøre dine ikke-tilstedeværende e-poster enda mer profesjonelle. Sier: "Jeg ser frem til å høre fra deg!" høres fjernt ut. E-postmottakerne dine vil sette pris på en personlig, men likevel arbeidstilpasset utgang.