Slik bruker du TOCOL-funksjonen i Microsoft Excel

Microsoft Excel kan skryte av en rekke måter å gjøre dataene dine om til verdifull innsikt, og når du først har lært deg rundt, kan det være enkelt å dykke rett inn i å få mest mulig ut av regnearket.

Men hva om dataene dine ikke er klare til å brukes med en gang? Hva om det har blitt gitt til deg i et uorganisert rot? Heldigvis tilbyr Excel funksjoner for raskt å omorganisere dataene dine, og et av disse verktøyene er TOCOL-funksjonen.

Hva er TOCOL-funksjonen i Microsoft Excel?

TOCOL-funksjonen transformerer et spesifisert sett med data, eller en matrise, til en enkelt kolonne. Å omorganisere datasett i kolonner vil være en utfordrende, tidkrevende oppgave å utføre manuelt, spesielt hvis du ønsker å rydde opp i tomme mellomrom eller feil, som denne formelen står for.

Forstå syntaksen til TOCOL-funksjonen

Hele syntaksen til TOCOL-funksjonen vises som følger:

=TOKOL(array, [ignorer], [skann_etter_kolonne])

TOCOL-funksjonen inneholder tre argumenter. De array argument spesifiserer cellene som skal omorganiseres i en kolonne.

Selv om det ikke er nødvendig, kan du spesifisere om celler kan hoppes over (og under hvilke kriterier) gjennom overse argument. Ignoreringsargumentet tillater fire kriterier:

• "0", standarden, beholder alle verdier.
• "1" forteller funksjonen å ekskludere tomme celler.
• "2" instruerer funksjonen til å ekskludere celler som inneholder feil (som "#NAME!" eller "#VALUE!", for eksempel).
• "3" instruerer funksjonen til å ignorere både tomme celler og celler med feil.

Du kan instruere Excel om hvordan du kompilerer kolonnen gjennom den valgfrie skann_etter_kolonne argument. Hvis dette argumentet er inkludert og satt til TRUE, vil funksjonen legge til verdiene i vertikal rekkefølge, kolonne for kolonne. Hvis argumentet er satt til usann eller ikke inkludert i funksjonen, vil TOCOL legge til verdier i horisontal rekkefølge, rad for rad.

Her er et eksempel på forskjellen, som vist gjennom en rekke kalenderdager med tomme celler ekskludert:

Funksjoner som er en del av en matrise vil bli overført til den nye kolonnen. Det er imidlertid en god idé å dobbeltsjekke og sikre at de blir løst riktig, enten det er en enkel logisk funksjon i Excel eller noe mer uvanlig, som en av COUNT-funksjonene for analyse på høyere nivå.

Bruke TOCOL-funksjonen i Microsoft Excel

La oss sette opp et eksempel der vi har en rekke rotete data vi ønsker å organisere bedre. Det er for det meste tall, men det inkluderer også noen tomme felter og feil som ikke er nyttige for oss.

For å bare konvertere denne matrisen til en kolonne, klikk på celle H2, og i cellen eller formellinjen, skriv inn formelen nedenfor og trykk Tast inn.

=TOKOL(B2:F5)

Vi ser at matrisen vår er konvertert til en kolonne, men legger merke til at feilene fortsatt er tilstede. De tomme feltene i den originale matrisen er fylt ut med nuller. Vi kan imidlertid enkelt redigere formelen for å fjerne disse problemene.

Klikk på celle J2, og i cellen eller formellinjen, skriv inn formelen nedenfor og trykk Tast inn.

=TOKOL(B2:F5;3)

Dette er den samme formelen som den ved siden av i H2, bortsett fra at den legger til "ignorer"-argumentet, satt til verdien "3", "ignorer blanks and errors", for å fjerne disse oppføringene fra vårt nye datasett. Den ene alfanumeriske oppføringen som gjenstår er egentlig ikke en feil; den tjener bare som en måte å vise at denne formelen fungerer med både tekst- og tallverdier.

Organiser enkelt dataene dine for økt produktivitet

Rotete data kan noen ganger føles som en uventet veisperring for regnearkets produktivitet i Excel. Men med funksjoner som TOCOL-funksjonen, trenger det ikke å være det. Du kan raskt og enkelt omorganisere dataene dine for å gjøre dem mer håndterbare å jobbe med, uten at det bremser deg eller holder deg unna andre oppgaver.

Det er mange andre måter å organisere og rydde opp i regnearket ditt også, for å overlade arbeidet ditt og gjøre arkene smidige og forståelige.