En komplett veiledning til 15+ Google Workspace-apper

Google Workspace (tidligere G Suite) er en integrert pakke med nettbaserte applikasjoner designet for å strømlinjeforme arbeidsflyter og øke produktiviteten for enkeltpersoner, team og bedrifter.

Du er sannsynligvis kjent med noen av de populære Google Workspace-appene som Gmail og Google Docs. Men du er kanskje ikke klar over at det for øyeblikket er 18 apper i dette arbeidsområdet – hver har et unikt formål og tilbyr et vell av funksjoner for å øke effektiviteten og samarbeidet med andre.

I denne artikkelen tar vi et dypdykk i hver av disse appene, hva de gjør, og diskuterer noen av deres beste funksjoner.

Gmail er et e-postverktøy som lar deg lage unike e-postadresser (som slutter med at_gmail.com eller et tilpasset domene) for å sende og motta e-poster. Du kan også bruke funksjoner som prioritert innboks, filtre, favoritter og etiketter for å administrere e-postene dine og redusere rot. Det er gratis å opprette en Gmail-konto, og hvis du ikke har en ennå, kan du lære det

opprette en ny Gmail-konto for deg selv eller for andre.

De beste funksjonene til Gmail:

• Angre sending av en melding opptil 30 sekunder etter at du har klikket på "send".
• Integrerer sømløst med andre Workspace-apper som Drive, Kalender og Meet.
• Avanserte spamfiltreringsalgoritmer for automatisk å identifisere og filtrere ut ondsinnede e-poster.
• Tilpass Gmail ved å koble til eksterne apper fra Google Workspaces Marketplace.

Google Meet (tidligere Hangouts) er Googles versjon av Zoom – et videokonferanseverktøy for å arrangere virtuelle møter og webinarer med venner, kolleger eller kunder. Du kan starte et møte umiddelbart, opprette et for senere eller planlegge det i Google Kalender. Hvis du trenger hjelp til hvordan du gjør dette, sjekk ut denne komplett veiledning for å arrangere møter i Google Meet.

De beste funksjonene til Google Meet:

• Engasjementsfunksjoner som å rekke opp en hånd, sende emojier og en chat.
• Del dokumenter, lysbildefremvisninger og andre dokumenter ved hjelp av skjermdelingsfunksjonen.
• Gir sanntidsteksting på over 10 språk, inkludert engelsk, fransk og italiensk, med flere som legges til.
• Et omfattende bibliotek med visuelle effekter for å bruke filtre og uskarpe eller endre bakgrunnen din.

Google Chat er et meldingsverktøy som fungerer som et sentralisert knutepunkt for sømløs kommunikasjon og samarbeid innenfor Google Workspace-økosystemet. Det gir team mulighet til å koble til, kommunisere og dele filer i sanntid, noe som fremmer effektive prosjektdiskusjoner og øker produktiviteten.

De beste funksjonene i Google Chat:

• Integrerer med Disk, Dokumenter, Regneark og Presentasjoner for å lage og dele filer.
• En innebygd Tasks-funksjon for å opprette og tilordne oppgaver til teammedlemmer.
• Ha videochatter ved å starte et øyeblikkelig møte med funksjonen Legg til videomøte.
• Motta e-postvarsler når noen nevner (ved hjelp av @omtaler) eller sender direktemeldinger til deg.

Google Kalender er et verktøy som lar deg planlegge arrangementer, koordinere møter og holde styr på viktige tidsfrister. Du kan lage flere kalendere for ulike aspekter av ditt personlige eller profesjonelle liv, og veksle mellom kalendere for å se spesifikke hendelser eller ha en oversikt over alle aktivitetene dine.

De beste funksjonene i Google Kalender:

• Del kalendere med andre, slik at de kan se eller planlegge avtaler.
• Sett opp tilpassede påminnelser for å motta varsler (via mobil eller e-post) før hendelser eller oppgaver.
• Synkroniserer perfekt med Kalender-appen på mobilenheten din, slik at du kan holde deg tilkoblet og oppdatert.
• Få tilgang til ferdiglagde kalendere med nasjonale helligdager for hvert land og legg dem enkelt til i kalenderen din.

Google Disk er en skylagringsplattform som lar enkeltpersoner, team og bedrifter lagre, få tilgang til og dele filer fra hvilken som helst enhet – så lenge du har en internettforbindelse. Alle filer du oppretter i Google Docs, Sheets, Slides eller Forms lagres automatisk her. Du kan også laste opp filer fra datamaskinen og administrere alle dokumentene dine ved å gruppere dem i mapper og undermapper.

De beste funksjonene til Google Disk:

• Tilbyr 15 GB lagringsplass for gratis brukere, som deles mellom Google Disk, Gmail og Google Foto.
• Se og rediger filene dine mens du er på farten med Drives mobilapp, tilgjengelig på Android- og iOS-enheter.
• Tilbyr frakoblet tilgang til filene dine, slik at du kan jobbe med dem uten internettilkobling – endringer synkroniseres automatisk når du kobler til internett igjen.

Google Docs er Googles versjon av Microsoft Word – et skybasert tekstbehandlingsverktøy som lar brukere opprette, redigere og samarbeide om dokumenter i sanntid. Den har 50+ maler som spenner over flere kategorier, inkludert CV, forretningsbrev, forslag og leksjonsplaner – noe som gjør det enkelt å komme i gang med dokumentet ditt på kort tid.

De beste funksjonene til Google Dokumenter:

• Et enkelt og intuitivt grensesnitt som gjør det enkelt for brukere på alle ferdighetsnivåer å finne frem.
• Et bredt spekter av formateringsalternativer – fra å tilpasse tekststiler til å generere en innholdsfortegnelse – for å lage profesjonelt utseende dokumenter.
• Revisjonshistorikk-funksjonen gjør det enkelt å spore endringer, gjennomgå redigeringer og gjenopprette tidligere innhold om nødvendig.

Google Sheets er Googles versjon av Microsoft Excel – en skybasert regnearkapp for å redigere og analysere data på en organisert og samarbeidende måte. Du kan enten legge inn data manuelt eller importere store datasett fra flere filformater, inkludert CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML og ODS.

De beste funksjonene til Google Sheets:

• Omfattende formler og funksjoner for å utføre datamanipulasjoner, komplekse beregninger og statistisk analyse.
• Har datavisualiseringsfunksjoner som diagrammer, varmekart, sparklines og pivottabeller.
• Koble sammen Excel-tabeller og -diagrammer i Google Docs og Slides og oppdater dem med et klikk etter hvert som kildedataene endres.

Google Slides er Googles versjon av Microsoft PowerPoint – et skybasert presentasjonsverktøy som lar deg lage, redigere og levere engasjerende presentasjoner. Du kan legge til foredragsnotater, som kan være nyttige for å organisere tankene eller signalene dine under en presentasjon. Presentatørvisning gir en separat skjerm som viser foredragsnotater, gjeldende lysbilde og kommende lysbilder, og hjelper deg med å levere en jevn presentasjon.

De beste funksjonene til Google Slides:

• Engasjer publikum ved å gjennomføre direkteavstemninger og spørsmål og svar-økter.
• Eksporter lysbilder i flere formater, for eksempel PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP og SVG.
• Har 20+ maler (og mer fra andre nettsteder) som spenner over flere kategorier som Pitch, Proposal, Case study, Leksjonsplaner og Flashcards.

Google Forms er en allsidig skjemabygger som lar deg lage og distribuere nettbaserte spørreundersøkelser, quizer, spørreskjemaer, søknader og tilbakemeldingsskjemaer. I tillegg til tekst kan du legge til bilder og videoer i skjemaene dine, endre fargeskjemaer og til og med sette inn din egen logo. Du kan dele skjemaet via en lenke, legge det inn på et nettsted, eller til og med sende det direkte til bestemte e-postadresser.

De beste funksjonene til Google Forms:

• Definer nødvendige spørsmål, håndhev spesifikke formater (som e-postadresser eller URL-er), og begrens svarvalg til et bestemt område eller mønster.
• Lag forgrening eller hopp over logikk i skjemaene dine, og veilede respondentene til forskjellige seksjoner basert på svarene deres.
• Alle svar oppdateres i sanntid under fanen Svar i skjemaene.
• Svar kan eksporteres til Google Sheers (for videre analyse) med et klikk på en knapp.

Google Sites er et nettstedbyggerverktøy som lar deg designe og publisere nettsteder enkelt. Den har et brukervennlig dra-og-slipp-grensesnitt som gjør det enkelt å legge til og ordne forskjellige elementer på nettstedet ditt. Disse elementene inkluderer tekstbokser, bilder, videoer, Google Disk-filer og innebygd innhold via URL eller kode.

De beste funksjonene til Google Sites:

• Nettstedene som er opprettet i Google Sites er responsive.
• Har 15+ tilpassbare maler på tvers av kategorier som studentportefølje, bryllup, salong og restaurant.
• Innebygd søkefunksjon som lar besøkende søke etter spesifikt innhold på nettstedet ditt.
• Integrerer med Google Analytics for sporing og analyse av nettstedtrafikk og brukeratferd.

Google Keep er notatapp som lar deg raskt skrive ned notater, ideer eller påminnelser. Du kan lage tekstnotater, legge til sjekklister, legge til bilder og til og med legge til tegninger og skisser mens du er på farten. Enkelheten og hastigheten til denne appen gjør den praktisk for å fange informasjon når inspirasjonen slår til.

De beste funksjonene til Google Keep:

• Legg til fargekodede etiketter til notatene dine for å kategorisere og organisere notatene dine visuelt.
• Angi tids- og stedsbaserte påminnelser på notatene dine og motta varsler som hjelper deg med å holde oversikt over oppgavene dine.
• Bruk Arkiv-funksjonen til å skjule notater fra hovedvisningen og minimere rot.
• Notatene dine synkroniseres automatisk, slik at du kan få tilgang til og redigere dem fra hvor som helst, når som helst og fra hvilken som helst enhet.

Google Apps Script er en JavaScript-basert skriptplattform som lar deg utvide funksjonaliteten til Google Workspace-applikasjoner. Dette lar deg legge til nye funksjoner som egendefinerte menyer, dialogbokser, egendefinerte funksjoner og til og med utføre oppgaveautomatisering for å forbedre brukeropplevelsen din.

Du kan også bygge tillegg for Google Workspace-applikasjoner og publisere dem på Workspace Marketplace slik at andre kan bruke dem.

De beste funksjonene til Google Apps Script:

• Apps Script støtter samarbeid, slik at flere brukere kan jobbe sammen på samme skript eller prosjekt.
• Gir test- og feilsøkingsfunksjoner, inkludert logging, bruddpunkter og feilhåndtering.
• Et aktivt utviklerfellesskap som deler kodebiter, veiledninger og beste fremgangsmåter.

Google Cloud Search er et avansert megasøkeverktøy som lar bedrifter søke og hente data fra alle Google Workspace-apper (Gmail, Drive, Docs, Sites, Keep osv.) og tredjepartsapper – med ett enkelt søk spørsmål. Dette er mye enklere og raskere enn å kjøre et individuelt søk i hver av Workspace-appene.

De beste funksjonene til Google Cloud Search:

• Det er superraskt og smart – du kan raskt finne den nøyaktige informasjonen du leter etter ved å bruke autofullføringsforslag og selv om det er noen feil i søket ditt.
• Gir en forhåndsvisning av søkeresultater, slik at du raskt kan se på innholdet og finne det du leter etter uten å åpne det i en separat applikasjon.
• Avanserte filteralternativer (som datoperiode, filtype, plassering osv.) for raskt å begrense søkeresultatene dine.

Google Jamboard er et digitalt tavleverktøy som lar enkeltpersoner og team skrive ned notater, skissere diagrammer, brainstorme ideer og visuelt samarbeide fra hvor som helst. Den er utstyrt med tegneverktøy, klistrelapper, former, en tekstboks og en laserpeker – noe som gjør det enkelt å uttrykke ideene dine kreativt.

De beste funksjonene til Google Jamboard:

• Superenkelt og intuitivt grensesnitt som er enkelt å navigere selv for førstegangsbrukere.
• Endre bakgrunnen på lerretet ved å bruke en av de ferdiglagde malene eller ved å laste opp et tilpasset bilde.
• Last ned hver ramme til datamaskinen din som et bilde eller PDF-fil.

Google Admin er en administrativ portal for å administrere brukere og enheter som er registrert på bedriftskontoen din. Du kan legge til nye brukere, oppdatere brukerinformasjon og organisere brukere i organisasjonsenheter for enklere administrasjon.

De beste funksjonene til Google Admin:

• Administrer datalagring og delingsinnstillinger i Google Disk på organisasjonsnivå.
• Kontroller tilgangen til Workspace-apper ved å aktivere eller deaktivere spesifikke apper for brukere, og administrere appinnstillinger og tilgangstillatelser.
• Konfigurer organisasjonsinnstillinger som å tilpasse bedriftslogoer og farger, konfigurere enkel pålogging (SSO) og administrere tredjepartsapper.

Google Endpoint er sikkerhetsadministrasjonsfunksjonen til Google Admin-appen som beskytter data og enheter som brukes i virksomheten din mot cybertrusler. Den sikrer at kun autoriserte personer kan få tilgang til informasjon og lar deg fjernslette data når det er nødvendig.

De beste funksjonene til Google Endpoint:

• Fjernlås eller slett data fra tapte eller stjålne forretningsenheter.
• Sikre enheter i virksomhetene dine uavhengig av operativsystemet.
• Håndhev sikkerhetspolicyer og tilgangskontroller, for eksempel å angi passordkrav og aktivere tofaktorautentisering.

Google Vault er et dataarkiverings- og oppbevaringsverktøy som sikrer overholdelse av juridiske krav og hjelper til med å tilrettelegge eDiscovery-prosesser når behovet oppstår. I tillegg til oppbevaring kan administratorer søke etter eller eksportere data fra Google Workspace-apper, selv når slike data er slettet av individuelle brukere.

De beste funksjonene til Google Vault:

• Angi oppbevaringspolicyer for å automatisk oppbevare data i en spesifisert tidsperiode.
• Plasser juridiske tilbakeholdinger på spesifikke brukerkontoer eller organisasjonsenheter, og sørg for at dataene knyttet til disse kontoene ikke kan slettes.
• Avanserte søkealternativer, inkludert søk etter spesifikke kriterier som avsender, mottaker, datoperiode, nøkkelord og etiketter.
• Eksporter data fra Google Vault i standardformater som PST (for e-poster) og MBOX (for chatter).

Google Work Insights er et analyseverktøy som lar deg spore hvordan brukere i virksomheten din bruker Workspace-appene. Dette gir deg innsikt i brukeraktivitet, appbruk og samarbeidsmønstre – slik at du kan optimalisere produktiviteten og samarbeidsstrategier i virksomheten din.

De beste funksjonene til Google Work Insights:

• Filtrer innsikt etter spesifikke organisasjonsenheter (også kalt avdelinger, grupper eller team) og tidsperioder.
• Sporer om brukere aktivt bruker Google Workspace-apper utenom arbeidstid og i helger.
• Interaktive visualiseringer som presenterer nøkkeltall med fargerike grafer – noe som gjør det enkelt å raskt identifisere trender og brukermønstre.

Jobb smartere, raskere og mer effektivt med Google Workspace Apps

Nå som du er kjent med funksjonene til alle de 18 verktøyene som er samlet i Google Workspace suite, kan du utnytte det fulle potensialet til hvert verktøy for å heve både personlig og team produktivitet.

Etter hvert som teknologien utvikler seg, er Google Workspace fortsatt i forkant, og lanserer jevnlig nye funksjoner og oppdateringer – så det er viktig å holde seg oppdatert og tilpasse seg de siste fremskritt. Og hvis du fortsatt finner ut at Google Workspace ikke er din kopp te, finnes det andre alternativer verdt å utforske.