8 tips for å få mest mulig ut av notatappen din

Å ta notater er en essensiell ferdighet som hjelper deg med å organisere tankene og oppgavene dine, og gjøre fremgang med arbeidet effektivt. Og med smarttelefonen eller den bærbare datamaskinen som din daglige sidemann, er det enklere enn noen gang å ta notater mens du er på farten.

Selv om det er flere tilgjengelige apper for å ta notater, som hver gir unike funksjoner, deler de fleste av disse verktøyene også lignende funksjoner. Uansett hvilken notatapp du bruker, er her noen tips som hjelper deg å få mest mulig ut av den.

Det vil alltid være tider når du raskt trenger å skrive ned en idé eller viktig informasjon. Notat-appen din kan imidlertid fort bli rotete hvis du ikke har en måte å organisere notatene på, og hva hjelper det om du ikke finner informasjonen når du trenger den? De fleste apper for å ta notater tilbyr flere måter å organisere notatene dine på, inkludert mapper og koder.

Mapper er flotte for å gruppere relaterte notater eller emner og holde dem adskilt fra andre notater. Du kan for eksempel opprette mapper for jobb, skole, lesing eller filmer, og lagre alle relaterte notater i hver mappe. Hvis du bruker bestemte mapper mer enn andre, kan du gi dem et sete på første rad ved å merke dem som favoritter, eller legge dem til i appens sidefelt.

Etiketter er en annen nyttig måte å organisere notatene dine på, siden de lar deg legge til nøkkelord til hvert notat som du senere kan bruke til å søke og sortere i notatene dine. For eksempel, hvis du merker flere notater med en bestemt dato, kan du raskt hente opp alle notater relatert til den datoen, uavhengig av mappene deres.

2. Bruk en konsistent navnekonvensjon

Det er greit å sortere notatene dine ved hjelp av mapper og koder, men hvis du ikke har en konsekvent navnekonvensjon for notatene dine, vil det være vanskelig å skille dem fra hverandre.

Hvor ofte har du søkt etter et notat basert på hva du trodde du kalte det, bare for å finne flere dokumenter med lignende titler eller ingenting? Den beste måten å unngå dette på er å bruke et enkelt og konsistent navnesystem.

Noen gode fremgangsmåter for å navngi notatene dine inkluderer:

1. Bruk et enkelt og konsistent format (for eksempel ÅÅÅÅMMDD_Tittel).
2. Ta med korte og meningsfulle søkeord i tittelen slik at det er enkelt å søke etter senere.
3. Unngå spesialtegn som !, ?, eller * da de kan være vanskelige å søke etter.
4. Bruk en vanlig, forkortet versjon av emnet/emnet hvis det er langt (for eksempel "Fin_Strat" ​​for "Finansielle strategier").

Ved å følge disse beste fremgangsmåtene eller lage dine egne, kan du utvikle et forutsigbart navnesystem som gjør det mye enklere å finne notatene du trenger når du leter etter dem. Det viktigste er å være konsekvent og bruke et system som fungerer for deg.

3. Utnytt stemmeopptak

Noe av de beste appene for å ta notater tilbyr taleopptaksfunksjoner som lar deg ta opp lydnotater, slik at du kan fange ideer selv når du ikke har tid til å skrive dem ned. Denne funksjonen kan være nyttig under møter eller forelesninger der du ønsker å fange alle detaljene, men ikke kan skrive så raskt som foredragsholderen snakker.

På samme måte, hvis du av en eller annen grunn ikke kan skrive notatene dine, kanskje fordi hendene dine er opptatt med noe annet, så kan du dra nytte av telefonens tale-til-tekst-funksjon for raskt å diktere ideer til notat app. Begge disse funksjonene kan spare deg for tid og gjøre det lettere å fange tankene dine mens du er på farten.

4. Beskytt notatene dine med et passord

Notes-appen din inneholder sannsynligvis sensitiv personlig og profesjonell informasjon, for eksempel passord, kontaktdetaljer eller økonomiske poster. For å sikre at disse dataene forblir sikre og for å få mest mulig ut av notatappen din, er det viktig å beskytte notatene dine med et sterkt passord.

På denne måten, selv om noen andre har tilgang til smarttelefonen din, vil de ikke kunne få tilgang til denne informasjonen. Du bør finne denne funksjonen i innstillingene til de fleste apper for å ta notater.

5. Synkroniser notatene dine på tvers av enheter

En av de viktigste funksjonene å utnytte på notatappen din er muligheten til å synkronisere notatene dine på tvers av flere enheter og plattformer. For eksempel, når du har en idé, kan du raskt skrive den ned i notatappen på smarttelefonen din, og deretter få tilgang til eller foreta revisjoner av notatet fra den bærbare datamaskinen eller nettbrettet.

På denne måten kan du enkelt holde styr på alle ideene og gjøremålene dine uten å gå glipp av noe. Mens de fleste notatapper lagrer og synkroniserer data automatisk, kan det hende du ønsker å gjøre dette manuelt hvis du ikke var koblet til internett da du opprettet et notat.

I tillegg, for ekstra forsiktighet, kan det være lurt å eksportere notatene og beholde en kopi på datamaskinen eller skylagringsløsningen. På denne måten, hvis det er et problem med enheten eller appen din, kan du alltid gjenopprette notatene dine og sørge for at de viktigste notatene dine er trygge.

Å koble notatappen din med andre verktøy i verktøysettet er en fin måte å spare tid og maksimere effektiviteten på. For eksempel en av de beste triks for å få mest mulig ut av Evernote er å koble den til Google Kalender-kontoen din. Dette gir deg et fugleperspektiv av notatene og kalenderhendelsene dine, slik at du kan planlegge dagen mer effektivt.

Dette er bare toppen av isfjellet, siden du kanskje kan koble notatappen din til Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook og Gmail, for å nevne noen. Dette er en av de viktige ting å vurdere før du velger din neste notatapp.

7. Bruk maler

Maler er en praktisk funksjon som mange apper for notater tilbyr, siden de hjelper deg å spare tid. De er spesielt nyttige for tilbakevendende oppgaver som krever samme type innspill, som å planlegge en møteagenda, journalføring eller ta notater under en idédugnad. Disse malene kan vanligvis tilpasses, slik at du kan tilpasse dem til dine behov.

8. Legg til påminnelser i notatene dine

En av de beste måtene å få mest mulig ut av notatappen din er å legge til påminnelser i notatene dine, siden det eliminerer behovet for å huske hvert element på oppgavelisten din. Dette er spesielt nyttig hvis notatappen din fungerer som oppgavebehandling eller oppgaveliste-app. Så hvis du vil forsikre deg om at du holder deg på toppen av oppgavene dine eller husker å gå gjennom en idé du skrev ned, er det å legge til påminnelser en fin måte å gjøre det på.

Øk produktiviteten din med disse notattipsene

Appen din for å ta notater er en viktig del av produktivitetspuslespillet ditt, i likhet med en "andre hjerne". Implementering av tipsene vi har nevnt vil hjelpe deg å få mest mulig ut av appene dine for å ta notater, så vel som innholdet du lagrer i dem. Den riktige kombinasjonen av verktøy og strategier er nøkkelen til å bygge din andre hjerne og organisere din digitale.