Slik bruker du SORTBY-funksjonen i Microsoft Excel

Microsoft Excel tilbyr kraftige verktøy for å kompilere, organisere og visualisere dataene dine på omtrent alle tenkelige måter. Noen ganger kommer du over et scenario der du må lage flere spesifikke visninger av informasjonen din.

SORTBY-funksjonen i Excel tilbyr en praktisk måte å lage komplekse sammenbrudd og spesialisere seg på dataordninger som gir klarhet til informasjonen din, uten å skape forvirring i originalen datasett.

Brukes for Excels SORTBY-funksjon i Excel

Det er flere måter å sortere dataene dine på i Excel, selv om metodene som lettest kommer til tankene kan ha ulemper for mer komplekse behov.

Bruke SORT-funksjonen oppretter et separat, organisert datasett, men du kan bare sortere etter ett sett med kriterier. Sortering med Excels sorterings- og filterverktøy tilbyr mye finere granularitet, men den sorterer det originale datasettet direkte, noe som gjør det mer utfordrende å opprette og vise flere visninger, spesielt hvis du vil se dem samtidig.

SORTBY-funksjonen kombinerer i hovedsak de beste delene av disse to funksjonene; det skaper en separat visning av datasettet ditt (eller en "array") som kan sorteres etter mer enn ett kriterium. Så du kan for eksempel sortere en resultattavle med spillere i et spill etter lagnavn, deretter etter poengsum og deretter etter spesifikke prestasjoner i spillet.

I eksemplet vi skal bruke for denne artikkelen, har vi en liste over salgsdata på tvers av en region. Kolonnene inneholder etternavnene til salgspersonalet vårt, staten der de jobber, antall salg de har gjort, og totalen de har tjent på disse salgene.

Slik bruker du SORTBY-funksjonen i Excel

For å lage vår første sortering med SORTBY-funksjonen, la oss organisere selgerne våre etter stat.

1. Velg celle F2.
2. Inne i cellen eller formellinjen skriver du følgende:

   =SORTERING(A2:D16;B2:B16)

3. trykk Tast inn.

Denne funksjonen forteller Excel å sortere hele utvalget vårt (celler A2 gjennom D16) av "State"-verdiene i cellene B2 gjennom B16. Den går automatisk til stigende rekkefølge (A-Z). Den resulterende matrisen viser dataene våre organisert etter stat (Arizona først, deretter California, deretter New Mexico...).

Merk at listen over navn ikke er sortert alfabetisk, fordi det ikke var det vi ba om at den skulle gjøre. Det er imidlertid enkelt å endre denne formelen for å angi flere kriterier.

Sortering etter flere kriterier samtidig med SORTBY i Excel

La oss endre vårt nye datasett til først å sortere etter stat, deretter etter antall salg som ble gjort, og lage en miniatyrrangering av hvor suksessfulle hver av våre selgere var i hver stat.

1. Velg celle F2 en gang til. Alternativt, hvis du vil beholde den første formelen også for å sammenligne forskjellene, velger du celle K2 i stedet.
2. Inne i cellen eller formellinjen skriver du følgende:

   =SORTERING(A2:D16;B2:B16;1;C2:C16;-1)

3. trykk Tast inn.

Den resulterende nye matrisen har en litt mer komplisert formel nå som vi ber Excel om å sortere etter flere felt.

Formelen starter på samme måte som den forrige formelen, ved at vi ber Excel om å sortere vår array i kolonnene A til D av "State"-informasjonen i kolonne B, men gitt at vi nå har flere områder vi ønsker å sortere etter, må vi klargjøre til Excel begge arrayene vi ønsker å sortere etter (de by_array syntaks), og også sorteringsrekkefølge, eller retningen vi vil at Excel skal ordne dataene i.

Hver av by_array argumenter kan bare være én kolonne bred, med verdiene oppført vertikalt slik vi har dem her (for for eksempel cellene B2:B16), eller en rad lang, med verdiene oppført horisontalt (for eksempel celler A4:D4).

Selv om de to kolonnene vi nettopp har bedt denne formelen om å sortere, er kolonne B og C ved siden av hver ellers kan vi ikke kombinere de to kolonnene til en enkelt områdeforespørsel innenfor formelen (som "B2:C16"). Å gjøre det resulterer i en "#REF!" feil, siden Excel ikke er sikker på hvilket av disse to feltene som skal sorteres etter, eller i hvilken rekkefølge.

For ikke å nevne at det er fullt mulig at områdene du vil sortere er atskilt fra hverandre (som kolonne B og D her, for eksempel), eller du vil sorter cellene dine etter områder som ikke er i rekkefølge i dataene dine (for eksempel hvis du ønsket å sortere etter "State" i kolonne B, deretter etter "Navn" i kolonne A, som foreslått Tidligere).

Dermed må de to kolonnene være oppført i formelen som separate områder, for å eksplisitt fortelle Excel rekkefølgen vi ønsker å sortere matrisen i - i tilfellet med eksemplet ovenfor, først etter tilstand, deretter etter antall salg.

De sorteringsrekkefølge syntaks kan defineres i to retninger: "1" for stigende rekkefølge (A-Z rekkefølge eller laveste tall sortert først) eller "-1" for synkende rekkefølge (Z-A rekkefølge eller høyeste tall sortert først). De sorteringsrekkefølge felt kan ikke være andre tall enn 1 eller -1, eller et "#VERDI!" feil vil bli returnert, da det ikke er andre måter å bestille dataene på.

Spesifiserer sorteringsrekkefølge var bare valgfritt i den første versjonen av formelen vår, fordi det var umiddelbart klart hva vi sorterte etter, og vi sorterte allerede i stigende rekkefølge.

Men hvis vi ønsker å sortere disse verdiene i synkende rekkefølge, eller når vi sorterer etter flere kriterier, er det et krav syntaks å fylle ut, fordi sorteringsrekkefølgen kan ordnes i forskjellige retninger for forskjellige områder, slik vi gjorde i denne formel.

Vi kan heller ikke be denne formelen om å delvis sortere matrisen vår - sortering A1:D16 etter område B1:B10, for eksempel. Hvert områdeargument i formelen må spenne over samme antall celler – så hvis vår original array verdi har 15 celler, deretter alle by_array argumenter vi ber formelen å sortere etter må også inneholde 15 celler. Ellers får vi en "#VERDI!" feil.

Nå som vi forstår byggesteinene i denne formelen, er det lett å se hvordan du bruker SORTBY til å organisere dataene våre etter så mange kriterier vi ønsker eller trenger. Skriv inn array først, skriv deretter inn by_array sortere, deretter sorteringsrekkefølge, så vår neste by_array, vår neste sorteringsrekkefølge, og så videre, som i formelsyntaksen:

=SORTBY(array, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2],...)

SORTBY er enda en kraftig, allsidig funksjon i Excel

SORTBY-funksjonen i Microsoft Excel gjør det enkelt å lage spesifiserte sammenbrudd av informasjon, og er en allsidig verktøy for å enkelt organisere rotete datasett på komplekse måter for å gjøre informasjonen din klarere og enklere handlingsdyktig.

Det er enda flere måter å bruke Excels mange funksjoner, verktøy og funksjoner for å organisere regnearkene dine og gjøre mer effektiv og produktiv bruk av tiden din.