Slik gjør du e-poster til oppgaver og kommentarer med ClickUp

Er du lei av å følge med på gjøremålslisten din ved å stadig bytte mellom Gmail-innboksen og ClickUp-arbeidsområdet? Vel, ClickUp har en løsning for å eliminere dette bryet.

Du kan gjøre e-postene dine om til oppgaver og kommentarer i ClickUp uten å måtte forlate Gmail. Vi vil lede deg gjennom denne prosessen for å forvandle måten du jobber på for å øke din generelle produktivitet.

Hvis du vil videresende en e-post til kommentarfeltet til en oppgave i Klikk opp, må du få oppgavens unike e-postadresse. Ja, du hørte det riktig! Hver oppgave du oppretter i ClickUp har en unik adresse. For å få denne adressen, hold musepekeren over oppgaven du vil videresende e-post til og klikk på ellipsikon.

Velg fra rullegardinlisten Send e-post til oppgaven.

Klikk på fra popup-boksen Kopiere for å kopiere oppgave-e-posten til utklippstavlen.

Åpne nå Gmail og trykk Ctrl + V

i adressefeltet for å lime inn oppgave-e-posten. Du vil legge merke til at teksten umiddelbart endres til navnet på ClickUp-oppgaven. Dette er veldig nyttig hvis du vil sende en annen e-post til samme adresse – bare skriv inn oppgavenavnet og velg det fra rullegardinmenyen.

Legg til en emnelinje og brødtekst i e-posten og trykk på Sende knapp.

Etter å ha sendt e-posten, vises den i kommentarfeltet til oppgaven (som vist på bildet nedenfor). Legg merke til hvordan ClickUp identifiserer avsenderen og viser emnet og brødteksten til e-posten. Den inkluderer også en HTML-fil med innholdet i e-posten, som du kan laste ned til datamaskinen din.

Akkurat som enhver kommentar lagt til ClickUp, er det en rekke endringer du kan gjøre i den videresendte e-posten. Når du holder markøren over kommentaren, kan du redigere den, se den i fullskjermmodus eller tilordne den til et teammedlem. Teammedlemmene dine kan også engasjere seg i kommentaren ved å reagere på den med en emoji eller legge igjen et direkte svar.

Ved å klikke på ellipsikonet til kommentaren får du flere alternativer som lar deg:

• Kopier URL-en til kommentaren.
• Legg til kommentaren i beskrivelsesområdet for oppgaven din.
• Angi en påminnelse om å gjøre noe med kommentaren.
• Slett kommentaren.

Opprett nye oppgaver i ClickUp via e-post

I likhet med oppgaver i ClickUp, har hver liste også en unik adresse. Dette betyr at du kan videresende e-poster som en oppgave til den listen. For å få adressen til en hvilken som helst liste, hold musepekeren over listenavnet i hovedsidepanelet og klikk på ellipsikon for å åpne listeinnstillingene.

Velg fra rullegardinmenyen E-post til List.

Klikk på i popup-boksen Kopiere for å kopiere liste-e-posten til utklippstavlen.

Lim inn e-posten i adressefeltet til Gmail, legg til en emnelinje og brødtekst, og trykk Sende. Denne gangen vil emnet ditt være navnet på oppgaven din i ClickUp, og brødteksten vil bli lagt til i beskrivelsesområdet for oppgaven. Alle filer du legger til i e-posten vil gå under Vedlegg-delen av oppgaven (i tillegg til HTML-filen ClickUp legger ved automatisk).

Du kan angi flere egenskaper for den nye oppgaven ved å legge dem til i emnelinjen:

• Oppdragstaker: Tilordne den nye oppgaven til deg selv eller et teammedlem (f.eks. John Doe) bruker eller.
• Tidsfrist: Angi forfallsdatoer ved å spesifisere eksakte datoer som eller bruke naturlig språk som f.eks, , eller.
• Tagger: Legg til tagger til oppgaven din ved hjelp av. Hvis kodenavnet du angir ikke eksisterer, opprettes det automatisk.

Etter at du har sendt e-posten, vises den i den angitte ClickUp-listen som vist på bildet nedenfor.

Hvis du ofte jobber med bestemte lister i arbeidsområdet ditt, bør du bruke litt tid på å lagre adressene deres i Gmail, slik at det er enklere å få rask tilgang til dem.

Hvordan videresende e-poster automatisk til ClickUp

Hvis du hele tiden videresender e-poster fra en bestemt avsender til ClickUp som en oppgave eller kommentar, vil det å sette opp automatisering spare deg for verdifull tid. Ikke la begrepet "automatisering" skremme deg – alt du trenger å gjøre er å sette opp et videresendingsfilter i Gmail.

Legg til en videresendingsadresse til Gmail

Før du kan begynne å videresende e-poster, må du legge til en videresendings-e-postadresse (av oppgaven eller listen) hvor e-postene skal sendes. For å gjøre dette, klikk på tannhjulikon øverst til høyre i Gmail og velg Se alle innstillinger.

Under fanen Videresending og POP/IMAP klikker du på Legg til en videresendingsadresse knapp.

Lim inn ClickUp-oppgaven eller listeadressen i tekstfeltet. Sørg for at du fjerner de ekstra tekst- og vinkelparentesene som er lagt til i begynnelsen og slutten av adressen, og klikk deretter Neste. Klikk på i de to neste popup-vinduene som vises Fortsette deretter OK.

Når du åpner ClickUp-arbeidsområdet ditt, vises bekreftelseslenken som en ny oppgave i listen der du skal videresende e-postene.

Når du åpner oppgaven, klikker du på bekreftelseslenken, som vil være i beskrivelsesområdet. Klikk på i popup-vinduet som vises Bekrefte for å til slutt legge til e-postadressen i Gmail.

Angi filtre til å videresende e-post til ClickUp

Etter å ha lagt til videresendings-e-postadressen, kan du nå sette opp et filter for å sende e-post til den adressen. På bildet under sjekker filteret kun at avsenderen av en e-post har en bestemt adresse.

Når en e-post oppfyller de angitte kriteriene, vil den bli arkivert og videresendt til den valgte ClickUp-adressen.

Du har fullført automatiseringsoppsettet for å videresende spesifikke e-poster til ClickUp. Hvis du vil ta dette til neste nivå, kan du sette opp filtre for å videresende e-post til Slack, og en til filter for videresending av e-post til Outlook. Dette er en veldig nyttig funksjon for å rydde opp i innboksen og holde den organisert mens du holder deg øverst på oppgavelisten.

Rydd opp i e-postene dine og hold deg organisert med ClickUp

Å gjøre e-postene dine om til oppgaver og kommentarer i ClickUp er en spillskifter når det gjelder å administrere arbeidsflyten din. Med bare noen få klikk kan du gjøre kaoset i e-posten din til en strømlinjeformet og organisert «to-do» som er enkel å spore og administrere. Og det er bare begynnelsen – det er flere kreative måter du kan lære å bruke ClickUp på som du kanskje ikke er klar over.