ClickUp er et kraftig verktøy for å administrere oppgaver, prosjekter og mer. Men visste du at du kan gjøre det enda mer potent med automatisering? Dette er hvordan.

ClickUp er et robust verktøy for oppgave- og prosjektstyring, og du kan gjøre det enda kraftigere med arbeidsflytautomatisering. Med denne funksjonen trenger du ikke tåle kjedelige og repeterende oppgaver – ClickUp vil gjøre det tunge løftet for deg.

Alt du trenger å gjøre er å sette opp automatiserte instruksjoner for å utføre det du trenger å gjøre. Dette vil eliminere feil, øke hastigheten på arbeidsflyten din og spare tid til å fokusere på de tingene som faktisk betyr noe. Og vet du hva som er det beste? Ingen erfaring med koding kreves!

Så la oss dykke dypere inn i ClickUp Automations og se hvordan det kan heve produktivitetsspillet ditt.

Hva er ClickUp Automations?

De Klikk opp Automatiseringsverktøy er et kraftig sett med funksjoner som lar deg automatisere repeterende oppgaver og effektivisere arbeidsflyten din. Hver automatisering opprettet i ClickUp består av tre komponenter: en trigger, en betingelse og en handling.

instagram viewer

1. Avtrekker

Hendelsen som aktiverer automatiseringen. En trigger kan være alt fra å lage en ny oppgave til å ankomme på en forfallsdato.

2. Tilstand (valgfritt)

Ekstra kontroller kan legges til utløseren – og må oppfylles – for å aktivere automatiseringen. For eksempel kan det hende du ønsker å automatisere en oppgave bare hvis den er tilordnet et bestemt teammedlem eller har en bestemt forfallsdato.

3. Handling

Dette er hva som vil skje når triggeren og betingelsene er oppfylt. Dette kan være alt fra å sende et e-postvarsel til å oppdatere en oppgaves status. Du har lov til å sette opp så mange handlinger du vil.

Slik aktiverer du ClickUp-automatiseringer

Før du kan sette opp automatisering i ClickUp-arbeidsområdet ditt, må du aktivere Automatiseringer i Klikk Apper. Du kan få tilgang til ClickApps fra hovednavigasjonen i sidefeltet eller arbeidsområdets toppnavigering.

1. Klikk på din profilikon på navigasjonspanelet på siden.

2. Plukke ut Klikk Apper fra hurtigmenyen.

Få tilgang til ClickApps fra arbeidsområdet ditt

1. Klikk på rullegardinpilen til Tilpass knappen øverst til høyre på arbeidsområdet.

2. Plukke ut Klikk Apper fra rullegardinlisten.

Når ClickApps-siden åpnes, sørg for Automasjon Er på. Klikk deretter på TILBAKE for å gå tilbake til forrige side.

Hvordan sette opp en grunnleggende ClickUp-automatisering

Før du setter opp en ClickUp-automatisering, sørg for at du er innenfor det spesifikke området, mappen eller listen der du vil at automatiseringen skal gjelde.

Hvis du er ny på ClickUp og ønsker å forstå forskjellen mellom arbeidsområder, mellomrom, mapper og lister, nybegynnerveiledning til ClickUp-terminologi vil hjelpe deg med å fjerne enhver tvil og forvirring.

Nå som du har aktivert automatisering, Tilpass knappen i arbeidsområdet endres til Automatiser, som du kan klikke for å åpne automatiseringssiden.

Fra rullegardinmenyen klikker du Legg til automatisering.

Bruk automatiseringsmaler for å lage en automatisering

Akkurat som hvordan du kan legg til ClickUps prosjektmaler på arbeidsområdet ditt for raskt å kickstarte prosjektplanene dine, kan du også velge fra et bibliotek med automatiseringsmaler for å sette opp din første automatisering. Disse malene er gruppert under Kategorier og Integrasjoner i venstre rute på automatiseringssiden.

Mens automatiseringene som er oppført under Kategorier er grunnleggende og kun påvirker endringer internt, lar de under Integrasjoner deg gjøre direkte endringer relatert til eksterne apper. For øyeblikket støtter ClickUp bare direkte automatisering med følgende apper:

  • Bugsnag
  • Calendly
  • E-post
  • GitHub
  • Hubspot
  • Twilio

Så du kan velge hvilken som helst av automatiseringsgruppene fra venstre panel, deretter velge en spesifikk automatisering relatert til gruppen til høyre, tilpasse den til dine behov og lagre den.

Lag automatisering fra bunnen av

Du kan også velge å lage tilpassede automatiseringer fra bunnen av. For å komme i gang, klikk på + Egendefinert animasjon knappen øverst til høyre på automatiseringssiden.

Under Når seksjon, må du sette opp en utløserhendelse (merket som "1" i bildet nedenfor). Noen av de tilgjengelige triggeralternativene inkluderer:

  • Oppgave opprettet,
  • Modtagerendringer,
  • Statusendringer,
  • Prioriteringsendringer,
  • Forfallsdatoendringer,
  • Endringer i startdato osv.

Du kan velge å spesifisere eventuelle betingelser (merket som "2" i bildet ovenfor) som må oppfylles – i dette tilfellet ingen – for å starte handlingen(e).

Og under Deretter seksjon, legg til handlingene (merket som "3") som skal skje når utløserhendelsen og betingelsene er oppfylt. Noen av handlingene du kan velge mellom inkluderer:

  • Lag en oppgave,
  • Lag en deloppgave,
  • Endre prioritet,
  • Endre tildelte,
  • Legg til en kommentar,
  • Slett oppgave osv.

Når du er ferdig, klikker du på Skape for å lagre og aktivere automatiseringen.

Du bør merke deg at ClickUps gratis- og ubegrensede planer ikke tillater deg å legge til betingelser og mer enn én handling til automatiseringsoppsettet ditt. Du må kjøpe Business-, Business Plus- eller Enterprise-planen for å fjerne denne begrensningen.

Slik administrerer du dine ClickUp-automatiseringer

Mens oppsett av nye automatiseringer finner sted under Bla gjennom fanen, administreres automatiseringen din under Få til fanen.

Når du er her, kan du legge til en beskrivelse av automatiseringen (merket som "1") for å forklare funksjonen eller gi kontekst til alle andre som kan se på arbeidsområdet ditt. Du kan også deaktivere automatiseringen (merket som "2") for å sette den på pause uten å slette.

Når du holder markøren over automatiseringen, kan du duplisere, redigere eller slette den.

Hvis du jobber med lange lister over automatiseringer, gjør ClickUp det enkelt å finne noen av dem ved å tilby flere filteralternativer.

Først kan du filtrere etter Aktiv og Inaktiv automatiseringer. Når du deaktiverer aktiv automatisering, går den under den inaktive delen.

Du kan også filtrere automatiseringene etter mellomrommene, mappene eller listene de ble opprettet innenfor.

Til slutt kan du filtrere etter utløseren, tilstanden eller handlingen til automatiseringene og også etter personen som sist oppdaterte eller gjorde endringer i den.

Slik sporer du automatiseringsbruken din

Mens du kan lage ubegrensede automatiseringer i ClickUp, er antallet ganger de kjøres begrenset. Så hver gang en automatisert handling utføres i bakgrunnen, teller den mot bruken din, som kan spores under Bruk fanen.

Gratisplanen er begrenset til å kjøre 100 automatiserte handlinger hver måned. Du kan ikke kjøpe ekstra automatisering mens du er på gratisplanen, så du må kjøpe en betalt plan først. Her er det maksimale antallet automatiske handlinger som er tillatt på hver betalt plan.

  • Ubegrenset: 1000/mnd
  • Virksomhet: 10 000/mnd
  • Business Plus: 25 000/mnd
  • Bedriften: 250 000/mnd

For å hjelpe deg med å holde oversikt over bruken din, sender ClickUp bruksvarsler til eiere og administratorer av arbeidsområde via e-post når arbeidsområdebruken når 90 % og 100 %. Hvis du når bruksgrensen og ønsker å kjøpe ytterligere automatiseringer, koster det 19,99 USD for 1000 ekstra handlinger per måned, 99,99 USD for 10 000 ekstra og 299,99 USD for 100 000 ekstra handlinger.

Jobb smartere, ikke hardere, med ClickUp-automatiseringer

ClickUp Automations er en enkel, men kraftig funksjon som vil bidra til å eliminere repeterende oppgaver og øke den generelle produktiviteten. Ved å følge trinnene som er skissert i denne nybegynnerveiledningen, vil du være godt i gang med å mestre ClickUp-automatiseringer og transformere arbeidet ditt. Og hvis du vil ta dette til neste nivå, er ClickUp-maler en fin måte å gjøre det på.