9 Microsoft Word-tips for å redigere collegeoppgaven din raskere

Oppgaver på høgskole- og universitetsnivå er forskningstunge, og du forventes ofte å produsere oppslag med et betydelig antall sider. Akkurat når du tror du er ferdig med å produsere den nødvendige ordtellingen, er neste trinn like utfordrende og tidkrevende: redigering.

Fra hurtigtaster til enkle, innebygde funksjoner som Finn og erstatt og den automatiske tabellen over innhold, her er flere tips du kan bruke for å redigere og formatere college-oppgaven mer effektivt i Microsoft Word.

1. La avsnittsavstand være ditt siste trinn

La oss først starte på rett spor. Når du har et essay eller rapport på 3000 ord, er det fristende å angi dobbeltmellomrom når du bare skriver noen få setninger eller et avsnitt på det meste. Det gir en trøstende illusjon av at du har gjort mer arbeid enn du faktisk har gjort.

Men for å være mer effektiv i det siste redigeringsstadiet, er det best å la avsnittsavstand være det siste trinnet. På denne måten sparer du tid fordi du ikke trenger å rulle opp og ned mye mer enn du trenger mens du navigerer gjennom forskjellige deler og sider i teksten.

2. Lær å bruke hurtigtaster

Tastatursnarveier gjør redigering og formatering mye raskere sammenlignet med bruk av mus. For eksempel, når du bruker musen til å velge noen ord, vil du sannsynligvis gå glipp av en bokstav eller to og må fremheve på nytt, eller overskride og inkludere et punktum når du ikke trenger det.

I dette tilfellet kan du velge tekst nøyaktig ved å bruke Ctrl + Shift, og venstre og høyre pil nøkler i Windows. Det er mange flere Microsoft Word-snarveier som lar deg få mest mulig redigering gjort på tastaturet, uten å måtte bytte til musen eller styreflaten. Ikke undervurder hvor mye tid du sparer med denne metoden!

Når du leser gjennom en kontinuerlig tekstdel, kan de tomme topp- og bunntekstene føles forstyrrende. For å få en jevnere lese- og redigeringsopplevelse, skjul topp- og bunntekstene for å slå sammen alle sidene.

Hold markøren over det grå rommet mellom gjeldende side og neste, og dobbeltklikk. Når du trenger det bruk topp- og bunntekstene i Microsoft Word igjen, vis dem ved å holde markøren over sideskillelinjen og dobbeltklikke.

4. Skjul overskriftene og underoverskriftene

For lange rapportstiloppgaver vil du sannsynligvis dele innholdet i overskrifter og underoverskrifter. Når du flytter fra en seksjon til den neste, eller hopper mellom seksjoner for å skrive om og redigere, gjør det lettere å bla gjennom teksten ved å skjule overskriftene.

Hold markøren over overskriften, og klikk deretter på trekantikon som vises ved siden av for å skjule innholdet. Hvis du vil skjule alle overskrifter samtidig, høyreklikker du på en hvilken som helst overskrift og velger Vis/skjul > Skjul alle overskrifter.

5. Sorter referanser automatisk etter alfabetisk rekkefølge

Listen over siterte verk er en viktig del i enhver høyere utdanningsoppgave og er vanligvis sortert i alfabetisk rekkefølge. Du har sannsynligvis lagt til referanser til listen ettersom du siterer dem i essayet ditt, men når det kommer til sortering på slutten, er det umulig og tidkrevende å sortere dem manuelt. Du kan ganske enkelt sortere dem automatisk i Microsoft Word.

Velg alle referansene dine og gå til Hjem fanen. Under Avsnitt seksjonen, klikk på Sortere ikon (A og Å, med en nedoverpil). I Sorter etter felt, velg Avsnitt. I Type feltet, velg Tekst. Deretter velger du Stigende og klikk OK. Listen vil nå bli sortert i alfabetisk rekkefølge.

Imidlertid kan du legge merke til et par avvikere. For eksempel, når noen referanser starter med symboler i stedet for en bokstav, vil de sannsynligvis alle bli skjøvet til toppen. Dette er de få du trenger for å manuelt sette inn i listen din på riktig måte.

6. Bruk Finn og erstatt for å unngå stavefeil

Enten de er lærebøker eller tidsskriftartikler, har alle studenter sannsynligvis møtt forfattere med etternavn som er litt vanskelige å stave. Å skrive navnet om og om igjen for hver sitat i teksten er utsatt for menneskelige feil. For å unngå feilstavinger kan du bruke Finn og erstatt.

Bruk først en unik forkortelse som plassholder når du skriver oppgaven. Jeg anbefaler å inkludere et tall i denne forkortelsen. Dette er fordi hvis forkortelsen din bare består av bokstaver, er det en sjanse for at denne korte kombinasjonen av bokstaver kan ha dukket opp andre steder, som en del av et ord, i essayet ditt.

Når du er ferdig med kroppsinnholdet, er det på tide å erstatte forkortelsen med det faktiske etternavnet. I Hjem fanen, klikk Erstatte i Redigering fanen. I Finne hva feltet, skriv inn forkortelsen din. I Erstatt med feltet, skriv inn den faktiske forfatterens navn. Klikk deretter Erstatt alle. Alle forkortelsene dine vil nå bli erstattet med riktig forfatteretternavn.

7. Sett bildet ditt inn i en usynlig tabell

Hvis du ikke helt har fått taket på å formatere bilder i Microsoft Word, her er et enkelt alternativ som hjelper garantert at bildet ditt ikke vil føre til at teksten din går i stykker på rare steder: sett inn bildet ditt i en usynlig bord.

Gå til den delen av teksten der du vil at bildet ditt skal vises. trykk Tast inn for å gå til et nytt avsnitt. Gå til Sett inn fanen, klikk Bord, og velg én boks for å lage en 1x1-tabell. Med markøren inne i tabellen, klikk Bilder > Sett inn bilde > Denne enheten for å laste opp bildet til dokumentet.

Du kan endre størrelsen på bildet i tabellen. Når du er fornøyd, marker tabellen, gå til Borddesign fanen, klikk Grenser > Ingen grenser. Den svarte bordkanten vil da forsvinne. Bildet ditt ser nå ut til å passe perfekt mellom to tekstavsnitt.

8. Ha en oversikt over flere sider samtidig

Når du nesten er ferdig med å redigere, er det best å bla gjennom alle sidene for å forsikre deg om at det ikke er noen rare blanke sider, separate deler eller feil bildevisninger. Men hvis du har mer enn 20 sider med innhold, er det bare svimlende å bla gjennom så mye innhold raskt.

Gå i stedet til Utsikt fanen. I Zoom seksjon, klikk Flere sider. Dette zoomer ut Microsoft Word-dokumentet, slik at du kan se to eller tre sider samtidig. Du kan også klikke på Zoom-glidebryteren nederst til høyre for å zoome ut enda mer og se flere sider samtidig.

9. Lag automatisk en innholdsfortegnelse

En av de siste oppgavekomponentene er innholdsfortegnelsen. Hvis du har tastet inn hver overskrift manuelt, skriver du inn en linje med punktum som slutter med overskriftens tilsvarende sidenummer, og dobbeltsjekke nevnte sidenummer selv, er det på tide å la Microsoft Word håndtere oppgaven.

Først må du kontrollere at du har brukt riktig stil på overskriftene dine. Du kan sjekke dette ved å klikke på hver overskrift og se hvilken stil som er valgt i Hjem fanen. Deretter, nummerer sidene i Microsoft Word-dokumentet.

Til slutt, gå til den tomme siden der du vil sette inn innholdsfortegnelsen. Gå til Referanser fanen, klikk på Innholdsfortegnelse, og velg en av Automatiske tabeller. Microsoft Word genererer umiddelbart en innholdsfortegnelse for deg.

Forbedre redigeringsprosessen din i Microsoft Word

Ved å bruke tipsene ovenfor kan du revidere oppgaven din raskere og mer effektivt uten å belaste deg selv med tretthet i øynene. Kutt ned på overdreven rulling og andre manuelle oppgaver som kan gjøres automatisk av Microsoft Word.

I tillegg betyr å spare tid på redigering at du har enda mer tid til å korrekturlese og gjennomgå essayene dine grundig, slik at du kan produsere essays og rapporter av høyere kvalitet.