Slik bruker du Ivy Lee-metoden i Microsoft To Do

Det er vanlig å se på gjøremålslisten din og lure på hvor du skal begynne. Med så mye på det kan det være utfordrende å velge et utgangspunkt hver morgen – for ikke å snakke om stressende.

Ved å bruke Ivy Lee-metoden til å planlegge gjøremålene dine, vet du nøyaktig hvor du skal begynne hver dag. Og ved å pare den med de enkle sjekklisteoppsettene i Microsoft To Do, vil du ende opp med en solid oppgavebehandlingsprosess. Vil du lære hvordan? Først skal vi dykke ned i en kort forklaring av Ivy Lee-metoden.

Hva er Ivy Lee-metoden?

Ivy Lee-metoden er en utmerket måte å ta stresset ut av daglig planlegging. Her er en rask oversikt over hvordan det fungerer:

• Skriv ned seks oppgaver hver kveld for å fokusere på neste dag.
• List dem i rekkefølge, og sett elementer med høyere prioritet først.
• Neste dag, arbeid gjennom listen din og kryss av for elementer mens du går.
instagram viewer
• Hvis du fullfører listen, unngå å legge til flere oppgaver – kanskje bruk tiden til å ta igjen mindre ting eller slappe av.
• Uansett hva som er igjen på listen din, ta det med videre til neste dag mens du skriver den nye listen.

Tanken er at du vet nøyaktig hvor du skal begynne dagen etter og hvilken oppgave som kommer neste gang. Hvis du sammenligne Apple Reminders, Google Keep og Microsoft To Do, vil du legge merke til at de alle tilbyr et sjekklisteformat. Men sistnevnte virker som om den var ment for Ivy Lee-metoden, takket være dens Dagen min og Oppgaver listevisninger.

Du lurer kanskje på hva som skjer med alle de andre oppgavene dine, de seks som ikke står på den daglige listen. Min dag og Oppgaver jobber sammen for å forhindre at ting faller gjennom sprekkene. Min dag er din daglige liste, og Oppgaver er for alt annet. Du kan kalle dette din etterslep.

Opprette en etterslep i Microsoft To Do

En backlog er der du lagrer alle gjøremålene dine. Det høres kanskje litt kaotisk ut, men det er ingen grunn til å bli for detaljert. Tenk på arbeidsoppgaver, gjøremål og prosjekter som ikke skjer som en del av din daglige rutine. For eksempel å korrekturlese en rapport eller skrive et markedsføringsforslag, ikke sjekke e-postene dine eller ta oppvasken.

Når du lærer om oppgaven, legger du den til i backloggen din der den ikke vil bli glemt, ikke vil være en distraksjon og er lett tilgjengelig når som helst.

Det perfekte stedet for etterslepet i Microsoft To Do er i Oppgaver-fanen. Du finner den i sidefeltet til venstre. Å lage en gjøremålsliste her er like enkelt som å skrive inn elementene du vil inkludere i legge til en oppgave felt og trykk enter.

Hvis du vil legge til flere detaljer til oppgaver, klikker du på den du vil utvide, og en høyre sidefelt åpnes. Her kan du:

• Legg til oppgaven i Min dag-listen.
• Lag påminnelser.
• Gi oppgaven en forfallsdato.
• Sett den på repeat – gjør den til en gjentakende oppgave daglig, ukentlig, månedlig, årlig eller tilpasset.
• Kategoriser oppgavene dine.
• Legg ved en fil.
• Skriv et notat.

Du trenger ikke være altfor detaljert, men du vil inkludere nok informasjon om oppgaven til å huske detaljer senere. Dette er spesielt viktig for varer som kan sitte på etterslepet en stund.

Når du har listet opp alle gjøremålene dine, vil du bruke etterslepet til å planlegge den daglige gjøremålslisten.

Skrive din daglige gjøremålsliste i Microsoft To Do

Akkurat som etterslepet, tilbyr Microsoft To Do det perfekte stedet for din daglige liste, den Dagen min fanen. Du finner den i venstre sidefelt øverst. Det er viktig å huske at listen vil tømmes automatisk når datoen endres, så du vil ikke flytte elementer over når du velger hva du vil gjøre neste dag.

I stedet, mens du gjennomgår elementer i backloggen din, klikker du på stjernen på de seks elementene du vil jobbe med.

Om morgenen klikker du på oppgavene du vil flytte over og velger Legg til dagen min å gjøre slik. De forblir også i backloggen eller Oppgaver-fanen med etiketten Dagen min. Når Microsoft To Do fjerner eventuelle uferdige elementer, kan du raskt finne dem igjen, takket være stjernene du plasserte på dem tidligere.

Absolutt, det ville vært enklere hvis listen din ikke ble ryddet hver natt, men dette gir deg tid til å gjennomgå oppgavene dine om morgenen og også en ny start hver dag. Innenfor din Dagen min fanen, kan du klikke og dra elementene hit for å prioritere dem. Du kan også ta en ny titt på noen av elementene i backloggen din ved å klikke Forslag øverst til høyre.

Når du krysser av for en oppgave, kan du finne den i Fullført delen av Oppgaver-fanen. I tillegg kan du slå på Fullført smartliste i innstillingene dine – tannhjulet øverst til høyre på skjermen – for å vise de ferdige oppgavene dine i sidefeltet.

Du kan finne et annet antall oppgaver som fungerer for deg. Ikke svette hvis du ikke finner seks hver dag, spesielt hvis du vet at du ikke vil fullføre så mange.

Smarte lister å bruke sammen med Ivy Lee-metoden i Microsoft To Do

Det er mange produktive måter å bruke Microsoft To Do på. I tillegg til de enkle oppsettene for gjøremålslister, tilbyr Microsoft To Do smarte lister som hjelper deg å holde orden og få ting gjort. Disse er spesielt nyttige hvis du vil beholde flere lister for påminnelser, ideer eller tilfeldige ting for å forhindre at de fyller oppgavelisten eller etterslepet.

Her er hva de gjør:

• Viktig– Ved å klikke på stjernen ved siden av en vare vurderes den som viktig. Microsoft To Do runder deretter disse oppgavene opp til Viktig-fanen i appen, slik at du kan finne dem alle på ett sted. Dette er spesielt nyttig hvis etterslepet er lang og du vil finne stjernemerkede varer raskt.
• Planlagt—Microsoft To Do samler også alle elementer du tilordner en dato til i Planlagt-fanen. Her finner du oppgavene dine i grupper som f.eks I dag, I morgen, Neste uke, og Seinere.
• Tildelt til meg – hvis du samarbeider med andre i Microsoft To Do eller Microsoft Planner, kan du også se her for oppgaver de har delegert til deg.
• Alle— denne smarte listen viser alle gjøremål du lager i Microsoft To Do.
• Fullført– et sted for alle de ferdige oppgavene dine. Når du sjekker en vare av, kan du finne den her eller i Fullført delen av listen.

Hvis du ikke vil at en eller noen av disse skal vises i sidefeltet, kan du slå dem av i innstillingene dine under tannhjulikonet øverst til høyre. I tillegg kan du automatisk skjule tomme smartlister og skjule sidefelttitler fra tilkoblede apper—Planlegger og Flagget e-post.

Evnen til å skjule det du ikke bruker gir mer fokus på funksjonene du gjør. På den måten tar du bare hensyn til det som er viktigst, og det er mindre sannsynlig at oppgaver blir oversett eller glemt.

Forhindre at oppgaver faller mellom sprekkene med Microsoft To Do

Microsoft To Do føles nesten som om utviklerne hadde Ivy Lee-metoden i tankene. Dens Oppgaver og Min dag-fanene pares sammen for å gi deg en sømløs daglig liste som vil hjelpe til med å gjøre planleggingen til en lek. Hvis du trenger å ta med deg oppgavelisten mens du er på farten, laster du bare ned mobilappen. Enda bedre, Microsoft To Do er tilgjengelig uten kostnad med en Microsoft-konto.