Øk kommunikasjonen på tvers av teamet ditt med disse tipsene

Den mest kritiske måten å lykkes med virksomheten din på er gjennom effektiv kommunikasjon. Teamet ditt bør gjerne stille spørsmål, ha en dyp forståelse av selskapets mål og vite at deres tanker blir verdsatt. Sterke kommunikasjonsvaner i teamet ditt skjer ikke over natten. Det krever engasjement for å implementere strategier som fungerer og til slutt skape et åpent arbeidsmiljø.

Hvis du er forpliktet til å øke effektiv kommunikasjon med teamet ditt, les videre for tips du trenger for å begynne å implementere for å finne suksess og holde alle fornøyde.

Kommuniser gjennom oppsummering

Aktiv lytting i kommunikasjon handler om å søke å forstå. Det er viktig å sikre at alle er på samme side. Feilkommunikasjon skjer for ofte i bedrifter og kan lett lindres ved å oppsummere praksis.

"Opsummering eller parafrasering er en aktiv lytteferdighet som innebærer å gjenta det en person har kommunisert," forklarer Max Ade, administrerende direktør i

Pickleheads. "Selv om denne typen kommunikasjon kan føles repeterende, er det den mest effektive måten å forhindre en misforståelse på. Prosessen innebærer aktivt å lytte til en person snakke, oppsummere og gjenta det de har sagt, og bekrefte forståelse mellom gruppen."

Hvordan ser dette ut i praksis? Ian Heyman, grunnlegger av Dryppbeskyttelse for menn deler, "Det kan se annerledes ut for alle, men en måte å nærme seg det på er å ha en touchbase med teamet ditt hvor dere alle øver på parafrasering. Ved å gjenta hvordan hver enkelt av dere forstår et konsept eller samtale, kan dere unngå mange feilkommunikasjoner. Dette kan føre til at teamet ditt blir mer produktivt fordi alle er klare på hva du jobber mot."

Å oppsummere som en kommunikasjonsferdighet krever øvelse. For ledere er det best å gå foran med et godt eksempel og starte denne strategien. Det vil ta tid å få alle om bord og vant til denne kommunikasjonsmetoden, men det vil totalt sett være utrolig gunstig.

Sett klare agendaer for alle møter

En av de største klagene mange ansatte har angående møter er at de tar for mye tid og er ineffektive. Dette har en tendens til å skje når møter ikke er riktig planlagt og utført. Den beste metoden for å sikre at møter er fordelaktige for teamet er å ha klare agendaer skissert i god tid.

"Du kan aldri være for overforberedt," sier Max Schwartzapfel, CMO for Kjemper for deg. "Når du er vert for et møte, bør du vurdere å sette sammen en sammenhengende, klar agenda minst tre dager ut. Å gjøre det kan gi teamet ditt tid til å forberede eventuelle leveranser, spørsmål eller tanker på forhånd. Å prøve å kommunisere på stedet kan gi rom for tapt informasjon, og ingen ønsker det."

Det er ofte veldig lett for møter å gå ut av kontroll. "Tidsstyrte møter med strenge agendaer er en fin måte å sikre at du faktisk får ting gjort," sier Karim Hachem, VP for eCommerce på Maxine fra Hollywood. "Kartlegg en tidslinje for hvert emne, og la noen spore tiden slik at du holder tidsplanen. Du kan også legge igjen plass på slutten av møter for spørsmål; denne gangen er også en fin måte å finne ut om et emne trenger mer oppmerksomhet. Timing av møter bidrar til å sikre at du treffer alt du ønsker å diskutere mens du finner ut hva som trenger ytterligere kommunikasjon."

Under møter, sørg for at teamet ditt føler seg fri til å åpne opp om hva som skjer i virksomheten. Gjør plass til spørsmål, inviter til livlig diskusjon og inkluder alle i samtalen. Når du har en åpen dør-policy, bør dette være normen, og teamet ditt vil være ivrig etter å dele tankene sine.

Vert for periodiske berøringsbaser

Når teamet ditt er opptatt med jobben, kan kommunikasjonen ofte falle på vei. Men uten den kommunikasjonen vil arbeidet lide. Det er viktig å sette av tid i teamets arbeidsmengde til å berøre basen. Dette kan være i form av en-til-en, prosjektspesifikke team, fulle team eller annet. Frekvensen av dette er noe du kan bestemme for å møte dine spesifikke behov, så lenge du sikrer at alle berøringsbasemøter er effektive og ikke bare suger opp tid.

Christy Pyrz, markedssjef i Paradigme peptider sier: "Vurder å ha ledere til å møte med teamet sitt en-til-en hver måned. Du trenger ikke agendaer for disse møtene. I stedet kan du bruke det som en åpen kommunikasjonsperiode for å diskutere den ansattes arbeid, psykiske helse, vekst og generelle ideer for virksomheten."

Hvis du merker at teammoralen synker, bør du vurdere å legge til kontaktbaser for å få laget på samme side. "Ser du et fall i lagmoralen? Prøv å være vertskap for et touch base-møte, sier Melissa Rhodes, administrerende direktør i Synske1on1. "Å holde berøringsbasegruppen liten – omtrent 5–6 personer – gjør det til en enda jevnere prosess. Alle skal kunne snakke fritt om sine ideer og tanker.»

Opprett en sone uten dom

En hovedårsak til at mange ansatte ikke føler seg frie til å si fra på jobben, er frykt. De er bekymret for at ordene deres ikke vil bli tatt på alvor, eller at de vil oppleve konsekvenser. Hvis du er seriøs med å øke kommunikasjonen med teamet ditt, må du skape et miljø uten dømmekraft for å gjøre det.

"Du vil aldri at ansatte skal bli irettesatt for å bruke stemmen deres," forklarer Mary Kay Bitton, leder for produktinnovasjon hos Flo vitaminer. "Det er viktig å verdsette alles meninger og sikre at hver person føler seg trygg til å si sin mening."

Hvis du ønsker å skape og fremme en sone uten dom med teamet ditt, implementer en åpen dør-policy for å invitere teamet ditt til å si sine tanker. Gi dem et trygt sted å gjøre det, for eksempel i et møte eller en-til-en. Hold alle på samme side med retningslinjene og sørg for at alle følger presedensen. Du vil sikre at det ikke skjer noe bak kulissene som får teamet ditt til å stille spørsmål ved om denne policyen har verdi eller ikke.

Selv om virksomheten din kan ha en åpen dør-policy, kan det hende at noen mennesker ikke føler seg opp til å dele tankene sine åpent med et stort team, så det er lurt å tilby en alternativ løsning. "En nøkkelfaktor for å sikre at folk har det bra med å si ifra, er å gi dem muligheten til å snakke på en måte som føles trygg for dem. Du kan gjøre dette ved å oppmuntre folk til å booke møter med noen de ønsker å diskutere private emner med. Du kan også ha en online forslagsboks slik at ansatte kan sende inn bekymringene sine anonymt.»

Med enhver ny policy tar implementering tid, og å bygge en kultur vil kreve konsistens og tid. Fortsett med det, og til slutt vil det bli normen. "Det er viktig at du fortsetter innsatsen, selv om du ikke ser umiddelbar forbedring," sier Ryan Delk, administrerende direktør i Primer. "Som de fleste av oss vet, tar gode ting tid, så fortsett å presse fremover, spesielt når det føles utfordrende."

Hold alle informert om selskapets nyheter

For å få alle til å føle at de hører hjemme i selskapet, vil du at de skal holde seg informert om alt som skjer – selv om det ikke direkte påvirker deres stilling eller rolle. Dette er en nøkkelstrategi i teambygging og sikrer også at alle holder seg oppdatert på aktuelle bedriftsnyheter, inkludert mål, prestasjoner og til og med vanskelige ting.

"En fantastisk måte å sikre at alle er informert, samtidig som man ikke holder ting for seriøse, er å ha et firmanyhetsbrev," sier Justin Soleimani, medgründer av Falle. "Det kan starte av nødvendighet, men det kan raskt bli en måte å øke moralen på. Selvfølgelig vil du fortsatt dele oppdateringer om virksomheten, men du kan også inkludere oppløftende historier om teamet, feire milepæler og bursdager og mer.»

En annen fordel med interne nyhetsbrev eller ukentlige e-postsammendrag er at de kutter ned på møter, og til slutt forbedrer produktiviteten. "Hvis du føler at du og teamet ditt bruker for mye tid på møter, bør du vurdere å prøve en ukentlig e-postsammendrag," sier Brittany Dolin, medstifter av Pocketbook Agency. «Mye av det du tar opp i møter kan meget vel kunne kommuniseres via e-post. Du kan prøve å sende ut ukentlige oppdateringer med sammendrag av hva som skjer. Det er en fin måte å dele nyheter på, samtidig som det gir noe konkret å referere til i fremtiden om nødvendig.»

Når du har store team, spesielt, og ønsker å sikre at alle har informasjonen de trenger angående selskapet, vurdere å finne en løsning for å distribuere informasjonen med fullverdig detalj som kan være referert. Dette kutter ned på sladder og unngår feilkommunikasjon.

Konklusjon

Du vil definitivt ikke kutte hjørner når det kommer til teamkommunikasjon. Når dårlig kommunikasjon blir normen, vil det kreve ekstra innsats for å bryte den dårlige vanen og implementere en langvarig løsning.

Den beste måten å komme i gang på er å bygge en liten arbeidsgruppe med medlemmer av teamet ditt fra alle nivåer. Brainstorm en plan for hvordan sluttmålet med kommunikasjon vil se ut, og lag deretter strategier for trinnene det vil ta for å komme dit. Kommuniser denne nye kulturen med teamet og få alle ombord. Det er en vinn-vinn for alle.