Du trenger ikke lenger sende et Word-dokument frem og tilbake mellom kolleger for å få ting gjort. Det kan du, men med nettbaserte tekstbehandlere som Google Docs er samarbeid og kommunikasjon en lek.
I programvaren finner du ulike verktøy og funksjoner som hjelper deg å holde deg oppdatert og ute av veien for hverandre. I denne artikkelen finner du en komplett veiledning for bruk av disse verktøyene i Google Dokumenter.
For å strømlinjeforme teamets tilbakemeldinger og samarbeid, her er hvordan du nevner andre og effektivt bruker kommentarer i Google Dokumenter.
Omtale andre i Google-dokumentene dine
For å nevne en kontakt hvor som helst i et Google-dokument, skriv @ og fortsett med vedkommendes e-postadresse. Hvis du har lagret dem som en kontakt i Google-kontoen din, vil navnet deres vises i en liste mens du gjør det. Der kan du klikke på navnet deres for å fullføre å legge dem til.
Å nevne dem i dokumentet vil ikke sende dem et varsel, men det vil lage en tag som du kan holde musepekeren over for å se et kontaktkort med snarveier for å sende dem en e-post, opprette eller planlegge et Meet, eller se de siste Google-interaksjonene dine.
Hvis du ennå ikke har gitt kollegaen din tilgang, er det det noen måter å dele Google-dokumentene dine på, den raskeste er Dele knappen øverst til høyre. Når du klikker på den, vil du bli bedt om deres e-postadresse og en valgfri melding. Så, treff Sende.
Kommentarer vil pinge kollegene dine og rette oppmerksomheten mot det delte dokumentet ditt. Slik bruker du kommentarer:
- Marker teksten eller mediet der du vil legge igjen en kommentar.
- En verktøylinje vises på høyre side av dokumentet. Der velger du det blå taleikonet med et plusssymbol. Alternativt kan du finne dette symbolet i grått i den øverste verktøylinjen eller ved å høyreklikke for en liste over flere alternativer.
- Et kommentarpanel vises. Skriv inn tankene dine i feltet, bruk @ og en e-postadresse for å legge til kollegaene dine.
- Når du er klar til å dele, klikker du Kommentar,og notatet ditt vil vises i dokumentet. Alle som er merket innenfor vil motta et varsel. Alle med tilgang til dokumentet kan se og legge til tankene sine.
For å forhindre at kommentarer roter til dokumentet ditt, kan du løse dem når du har lest dem eller fullført eventuelle tilknyttede oppgaver. For å gjøre det, klikk på haken i trådens overskrift. Denne handlingen vil skjule notatet, men du kan få tilgang til og gjenopprette løste kommentarer i Google Dokumenter ved å få tilgang til loggen din. Du finner det ved å velge taleikonet øverst til høyre på skjermen.
Slik bruker du forslag til redigeringer i Google Dokumenter
Noen ganger er det gunstig å komme med forslag i stedet for endringer når du samarbeider. I stedet for å pinge kollegaen din med en play-by-play eller sile gjennom dokumentets versjonshistorikk, kan du foreslå endringer ved å bruke Foreslår modus i Google Dokumenter. Å gjøre slik:
- Fremhev teksten eller mediet du referer til.
- En verktøylinje vises på høyre side av dokumentet. Der velger du det grønne taleikonet med en blyant. Alternativt kan du bytte mellom moduser ved å klikke på blyantikonet i verktøylinjen eller høyreklikke for en liste over flere alternativer.
- Når du er i forslagsmodus, vises alle endringer du gjør som et forslag, og teksten du erstatter vil fortsatt vises med en grønn gjennomstreking. Kommentarbokser vises på høyre side, og gjenspeiler eventuelle foreslåtte endringer.
- Når du er klar, merker du kollegaen du vil foreslå endringer for i én eller flere kommentartråder og trykker på Replay for å sende et varsel.
Når du er klar til å gå tilbake til redigeringsmodus, høyreklikker du og velger alternativet fra listen, eller klikker på ikonet for forslagsmodus på høyre side av verktøylinjen.
Hvis du vurderer noen andres forslag, kan du klikke på kommentarfeltene for å se dem. Mens du gjør det, klikker du på haken øverst i tråden for godta og x for å avvise. Hvis du godtar endringene, plasseres kollegaens redigeringer i dokumentet. Du kan også legge igjen kommentarer til dem i tråden for å kommunisere frem og tilbake om spesifikke elementer.
Varslingsinnstillinger for Google Dokumenter
En rask måte å finne varslingsinnstillingene for dokumenter på er ved å bruke taleikonet øverst til høyre på skjermen. Når du åpner panelet, klikker du på bjelleikonet for å åpne innstillingsmenyen. Her kan du justere typene varsler du mottar for begge Kommentarer og Rediger.
For kommentarer kan du melde deg på alle, bare de andre omtaler deg i, eller ingen av dem. Hvis du ikke velger noen, får du fortsatt en visuell indikator, men du vil ikke motta et varsel eller e-post. Med dette må du være ekstra oppmerksom for å sikre at du ikke går glipp av en oppdatering fra en kollega.
Med redigeringer kan du velge å motta varsler hver gang noen gjør endringer i dokumentet eller ingen. Men du kan fortsatt se hvem som endret hva i dokumentets versjonshistorikk.
Slik bruker du versjonshistorikk i Google Dokumenter – og hvorfor dette er nyttig
Siden du samarbeider med andre, er det bra at du har en sikkerhetskopi av dokumentet i tilfelle noen ved et uhell sletter eller skriver over viktig informasjon. Øverst på skjermen er det en hyperkobling som angir når den siste redigeringen skjedde. Klikk på dette, og du vil se sikkerhetskopier fra tidligere arbeidsøkter og endringene som fant sted.
Å bruke versjonshistorikk er nyttig fordi du kan se hva andre har endret hvis det er uklart. I tillegg kan du gå tilbake til en tidligere versjon hvis du er misfornøyd med det gjeldende dokumentet eller hvis noe gikk galt.
Hvordan finne ut om noen andre jobber i et Google-dokument
Heldigvis har Google deg dekket når det gjelder å vite om kollegaen din for øyeblikket redigerer et dokument eller ikke. Hvis de er i arbeidsområdet med deg, vil profilbildet deres vises øverst på skjermen med en fargekant. Hvis de er der, men inaktive, vil det virke falmet.
Du kan også se nøyaktig hvor de er ved å se på markøren i den tilsvarende fargen. På den måten kan du unngå overlapping eller komme tilbake senere hvis du foretrekker å jobbe alene.
Få samarbeid med Google Dokumenter
Takket være Google Dokumenter er det enkelt å samarbeide med kollegene dine. Du kan enten bidra til dokumenter eller foreslå redigeringer. I tillegg er det mange funksjoner, som tilpassede varslingsinnstillinger, versjonshistorikk og sanntidsoppdateringer, for å holde arbeidsflyten jevn og stødig.