Lesere som deg er med på å støtte MUO. Når du foretar et kjøp ved å bruke lenker på nettstedet vårt, kan vi tjene en tilknyttet provisjon. Les mer.

En inventardatabase er avgjørende for at enhver produktbasert virksomhet skal blomstre. Det gir enkel tilgang til verdifulle data og hjelper deg med å ta viktige forretningsbeslutninger, for eksempel å bestille nytt varelager.

Mens du kan finne flere intrikate og detaljerte inventarstyringsprogramvare på internett, er det også mulig å lage et enkelt lagersystem i Excel. Ikke bare er det mulig, men det er også ganske enkelt.

Opprette en enkel inventardatabase i Excel

For å forstå prosessen med å lage et inventarsystem i Excel, la oss lage en inventardatabase for en mobiltelefonbutikk ved å følge trinnene nedenfor:

  1. Lag følgende overskrifter i den øverste raden i et nytt Excel-regneark: SKU, Modell navn, Selskap, Enhetspris, og Antall tilgjengelige enheter (Du kan lage flere overskrifter i henhold til dine krav).
  2. Bruk fet skrift for overskriftene.
    3. instagram viewer
  3. For å gjøre overskriftene fremtredende, legg til bakgrunnsfarge i overskriftscellene.
  4. Velg alle overskriftene og gå til Font delen i Hjem fanen.
  5. Klikk på pilen ved siden av Fyll farge og velg ønsket farge.

Når overskriftene er klare, er det på tide å fylle ut informasjonen. Nå bør du ha noe slikt:

Du kan legg til rammer for å gjøre Excel-databasen din visuelt tiltalende, og lettere å lese, ved å følge trinnene nedenfor:

  1. Velg alle cellene i inventardatabasen din.
  2. Gå til Font delen i Hjem fanen.
  3. Klikk på pilen ved siden av Grenser ikon.
  4. Velg hvilken type kantlinjer du vil ha for inventardatabasecellene dine.

For å legge til filter alternativ til databasen din:

  1. Velg en hvilken som helst celle i databasen.
  2. Gå til Redigering seksjonen helt til høyre på Hjem fanen.
  3. Klikk på pilen ved siden av Sorter og filtrer ikon.
  4. Klikk på Filter.

Gratulerer, du har nettopp opprettet en inventardatabase for en mobilbutikk.

Du kan enkelt oppdatere databasen ved å legge til nye data eller ved å endre eksisterende data. Du kan også filtrere ut ønsket informasjon fra den nyopprettede inventardatabasen.

Hvis du for eksempel vil filtrere lagerdatabaseoppføringene dine for et bestemt selskap:

  1. Klikk på pilen ved siden av Selskap Overskrift.
  2. Velg ønsket selskap/bedrifter.
  3. Databasen vil kun vise oppføringer (mobiltelefoner) for kun de selskapene.

Bruke VLOOKUP-funksjonen i Excel Inventory System

Anta at du vil søke etter prisen på en bestemt vare i databasen din. I stedet for å søke etter det i databasen, kan du bruk VLOOKUP-funksjonen i Excel. Formelen for VLOOKUP er som følger:

=VLOOKUP(oppslagsverdi, tabellmatrise, kolonneindeksnummer,[områdeoppslag])

Hvor:

  • LOOKUP_VALUE er verdien du vil se etter i den første kolonnen i den tilordnede tabellmatrisen.
  • TABLE_ARRAY er det tilordnede celleområdet som du vil bruke funksjonen SØKOPPSLAG.
  • COL_INDEX_NUMBER er kolonnenummeret som inneholder returverdien.
  • RANGE_LOOKUP (valgfritt) er enten EKTE eller FALSK. Spesifiser FALSK hvis du vil at Excel skal returnere et eksakt samsvar eller EKTE hvis du vil at den skal returnere en omtrentlig match. Hvis du ikke angir noen verdi, vil Excel (som standard) sette en EKTE verdi og returner omtrentlige treff.

Når du bruker VLOOKUP-funksjonen, finner Excel LOOKUP_VALUE i den første kolonnen i det tilordnede celleområdet. Det er derfor, for at VLOOKUP-funksjonen skal fungere, er det viktig at LOOKUP_VALUE er i den første kolonnen i TABLE_ARRAY (tildelt celleområde.)

Etter å ha funnet LOOKUP_VALUE, teller Excel antall celler basert på det angitte COL_INDEX_NUMBER og returnerer et resultat. Returverdien vil enten være nøyaktig eller omtrentlig, avhengig av om du spesifiserte en FALSE- eller TRUE-verdi til RANGE_LOOKUP.

Nå som du har en god forståelse av VLOOKUP-funksjonen, la oss bruke den til å trekke ut data fra vår mobiltelefonlagerdatabase. Følg trinnene nedenfor for å søke etter en pris på en bestemt mobiltelefon fra databasen din:

  1. Lag følgende to overskrifter i nye celler: SKU og Pris.
  2. Skriv inn følgende formel under overskriften Pris: 
    =VLOOKUP(
  3. Å gi en LOOKUP_VALUE, velg cellen under SKU Overskrift (I5 i vårt tilfelle), legg deretter til et komma.
  4. For TABLE_ARRAY velg alle cellene i databasen, under overskriftene (A2:E10 i vårt tilfelle), etterfulgt av et komma.
  5. Vi ønsker å finne prisen på ønsket SKU, så vi setter COL_INDEX_NUMBER til 4 (fordi enhetsprisoverskriften er den fjerde kolonnen i databasen vår), og følg den med komma.
  6. Til slutt spesifiser RANGE_LOOKUP som FALSK, siden vi vil at Excel skal returnere eksakte verdier.
  7. Trykk enter.

Excel vil returnere en #N/A-feil, men ikke bekymre deg. Det er bare fordi vi ikke har lagt til ønsket SKU (LOOKUP_VALUE) under SKU-overskriften.

For å finne ut prisen på en bestemt SKU (fra vårt tilordnede utvalg, dvs. databasen vår), skriv den inn under SKU-overskriften og Excel vil returnere den nøyaktige prisen på varen. Du kan gjøre dette for et hvilket som helst element i databasen.

For å finne ut mer informasjon om varen, gjentar du samme prosess. La oss si at du også vil finne ut antall tilgjengelige enheter for en vare. For å gjøre det, lag en annen overskrift ved siden av Pris header og navngi den Antall enheter. Under denne nye overskriften skriver du inn følgende formel:

=SØK OPP(I5;A2:E10;5;USANN)

Legg merke til at mens resten av formelen er den samme, har COL_INDEX_NUMBER endret seg fra 4 (i forrige formel) til 5. Det er fordi Antall enheter header er i den femte kolonnen i databasen vår.

Hvordan lage et inventarsystem ved hjelp av Excel-maler

Hvis du ikke vil gå gjennom bryet med å manuelt lage et inventarsystem i Excel, kan du velge den enklere ruten for å bruke en Excel-inventarmal.

  1. Gå til Office-nettstedet for å finne klar til bruk Excel inventar maler.
  2. Velg malen du vil bruke og last den ned.
  3. Når nedlastingen er fullført, dobbeltklikker du på den for å åpne malfilen.
  4. Klikk Aktiver redigering øverst for å begynne å gjøre justeringer i henhold til dine behov.

Nå kan du legge til eller fjerne overskrifter i henhold til dine behov og begynne å bruke malen for å administrere beholdningen din ved å legge til varer og oppdatere relevant informasjon.

Ta ditt Excel-inventarsystem til neste nivå

Nå som du har det grunnleggende, er det på tide å ta Excel-inventarsystemet til neste nivå. Du kan enkelt gjøre det ved å lære om forskjellige Excel-formler og bruke dem på Excel-inventardatabasen. Dette vil hjelpe deg med å bli kreativ med Excel-lagerdatabasen din, og du vil kunne bruke den mer effektivt.