Hvis du sliter med tidsfrister, har en tendens til å utsette mye, eller blir lett distrahert av et tilfeldig varsel; du kan være et offer for Parkinsons lov. Parkinsons lov forklarer at jo mer tid vi får til en bestemt oppgave, jo mer tid vil det ta å fullføre den.
Dette er grunnen til at utsettelse er så utbredt. Men hvordan overvinner man det? Før vi kan snakke om å overvinne Parkinsons lov, er det viktig å forstå dens natur og hvorfor den er utbredt.
Hva er Parkinsons lov?
Parkinsons lov er et ordtak, berømt myntet av Cyril Northcote Parkinson, en britisk marinehistoriker. Det sier:
Det er en vanlig observasjon at arbeidet utvides for å fylle tiden som er tilgjengelig for å fullføre det.
For å forstå konseptet, vurder en person som har i oppgave å skrive et essay innen en frist på 48 timer. Personen vil den første dagen samle inn relevante data for forskning og danne en disposisjon. På den neste skal de begynne å jobbe og skrive det første utkastet til essayet.
Når fristen nærmer seg, med noen timer igjen, vil de redigere, korrekturlese og til slutt sende inn utkastet. Hva om personen fikk en 24-timers frist? Det er fullt mulig at personen enkelt ville ha skrevet det tildelte essayet innen 24 timer, uten å ofre kvaliteten.
Tenk nå på hvor ofte du har vært borti lignende omstendigheter. Du kan sikkert tenke deg flere tilfeller hvor du fikk en oppgave med lengre tidsfrist. Men i stedet for å fullføre oppgaven innen tiden som kreves for å fullføre oppgaven, brukte du all tilgjengelig tid (i henhold til fristen) for å fullføre oppgaven.
Bruk Parkinsons lov for å maksimere produktiviteten din
Mens Parkinsons lov er utbredt og tilsynelatende uunngåelig, kan du bruke den til din fordel ved å kontrollere hvordan du bruker tiden din. Her er noen strategier du kan bruke for å overvinne Parkinsons lov og bli mer produktiv:
1. Sett SMART-mål
Folk har en tendens til å slappe av og utsette mer når de ikke føler at arbeidet deres er viktig. En annen viktig årsak til utsettelse er usikkerhet om de neste trinnene. Hvis du ikke vet hva du skal gjøre når du er ferdig med et prosjekt, vil du sannsynligvis forsinke fullføringen.
Derfor er det viktig å sett SMARTE mål for å overvinne Parkinsons lov. Å ha et spesifikt og tidsbegrenset mål i tankene gjør deg mer ivrig etter å jobbe med det, og bruke tiden din og andre ressurser mer bevisst.
2. Planlegg effektivt
Vi vet alle viktigheten av å planlegge. Det hjelper oss å være bevisste på hvordan vi bruker tiden vår, og minimerer den negative effekten av Parkinsons lov. For effektiv planlegging og planlegging kan du bruke kalenderapper for å planlegge oppgaver.
Du bør imidlertid alltid inkludere et frist i timeplanen din. En angitt frist (for dagen) gir deg en følelse av at det haster, og du er tvunget til å fullføre oppgavene dine for dagen innenfor den tidsrammen.
Når du ikke har en fastsatt frist, føler du at du har mer tid og sannsynligvis vil bli distrahert eller jobbe sakte. Du forteller deg selv at du vil gjøre opp for det ved å legge til flere timer om natten, og dermed "utvide arbeidet".
Parkinsons lov rammer hardest når du har et stort prosjekt med lang tidsfrist. En lengre frist betyr at du har mer tid til å slappe av og bli distrahert. For å unngå det må du dele opp prosjektet i mindre oppgaver. Sett nå mellomliggende tidsfrister for hver av de mindre oppgavene og planlegg dem deretter.
Å bryte ned et stort prosjekt i mindre oppgaver gjør det mindre skremmende og mer gjennomførbart; så du er mindre sannsynlig å utsette. Dessuten, ved å gi deg selv kortere og mer umiddelbare tidsfrister, gir du deg ikke mye tid. Siden det ikke er mye tid til overs, føler du en følelse av at det haster som motiverer deg til å få oppgavene fullført.
4. Sportid
Det er sannsynlig at anslagene dine vil være unøyaktige i utgangspunktet. Du kan gi deg selv 3 timer til et prosjekt. Men mens du jobber med det, finner du ut at du trenger ytterligere 2 timer for å fullføre det. Hvis det skjer, bare juster timeplanen din og gi deg selv ekstra tid. Å sette nøyaktige tidsfrister for prosjektene dine hjelper deg med å planlegge dem effektivt. For det kan du begynne å spore tiden det tar å fullføre hvert prosjekt.
Det er flere flotte tidsregistreringsapper der ute som du kan bruke til å spore hvor mye tid et bestemt prosjekt tar. Når du bruker en tidsregistreringsapp, kan du få tilgang til tidsloggen og se hvor lang tid det tok deg å fullføre forskjellige prosjekter. Dette bidrar til å gjøre bedre estimater og sette mer realistiske tidsfrister for prosjektene dine og forhindrer deg i å kaste bort tid.
5. Bruk Timeboxing
Når vi trenger å få noe gjort, tenker vi ikke på hvor mye tid det vil ta å fullføre prosjektet. I stedet tenker vi på hvor mye tid vi får til prosjektet. Det er her Parkinsons lov kommer inn i bildet. Hvis den gitte tiden for den tildelte oppgaven er mer enn den nødvendige tiden, har vi en tendens til å utsette oppgaven til siste minutt.
For å forhindre at det skjer, bruk timeboxing. Timeboxing innebærer å tenke på hvor mye tid et bestemt prosjekt vil ta å fullføre en oppgave, sette en selvpålagt frist (en tidsboks) i henhold til nødvendig tid for oppgaven, og holde seg til den.
Si at du har tre dager på deg til å få et prosjekt ferdig. Ved evaluering finner du at det kan gjøres innen tre timer. Sett en 3-timers frist for prosjektet og bestrebe å fullføre det innen tidsrammen. Med timeboxing blir du mer bevisst på hvordan og hvor du bruker tiden din. Når det er en forestående deadline i tankene dine, er det mindre sannsynlig at du utsetter deg.
6. Bruk Pomodoro-teknikken
Som timeboxing kan du bruke Pomodoro-metoden for å bli mer produktiv og slo Parkinsons lov. Pomodoro-metoden innebærer korte, men intensive, arbeidsøkter med korte pauser i mellom.
Når du bruker Pomodoro-metoden, tenker du ikke på den faktiske fristen for oppgaven, men de 25 minuttene du har satt til deg selv. Dette fjerner muligheten for at Parkinson-loven tar grep. Slik kan du bruke Pomodoro-teknikken:
- Skriv ned en oppgaveliste, i prioritert rekkefølge.
- Still en timer til 25 minutter.
- Begynn å jobbe med oppgaven med høyest prioritet til timeren går av.
- Ta en pause i 5 minutter.
- Gjenta fire økter på 25 minutter.
- Ta en pause i 30 minutter.
Mens du kan bruke en tidtaker på telefonen eller den bærbare datamaskinen, er det dedikerte apper for Pomodoro-teknikken som gjør det mye enklere og mer effektivt.
Få mer gjort på kortere tid
Du trenger ikke starte med alle disse strategiene fra dag én; du kan velge en eller to og gjøre dem så effektivt som mulig. Trikset er å bli bevisst på hvordan du bruker tiden din og forhindre at Parkinsonloven «utvider arbeidet ditt».
Når du har fått taket på det, kan du inkludere flere av disse strategiene i rutinen din. Men ikke bare stopp der! Du kan lære om flere måter å øke produktiviteten på og få gjort mer på kortere tid.
