En kritisk, men ofte oversett utfordring som eksterne arbeidere står overfor, er å jobbe effektivt i forskjellige tidssoner. Virtuelle selskaper ansetter ofte over hele verden. Selv om samarbeid med globale fagfolk fremmer karrierevekst, krever det også at du følger hektiske tidsplaner. Du kan sannsynligvis ikke jobbe det typiske 9-til-5-skiftet.
Det er vanskelig å koordinere med individer i forskjellige tidssoner. For å hjelpe deg med å administrere arbeidsdagen din, deler vi åtte tips for sømløst samarbeid med utenlandske partnere.
1. Informer tredjeparter om posisjonen din med en gang
Oppgi din tidssone umiddelbart. Nevn timeplanen din og foretrukne kommunikasjonskanaler mens du introduserer deg selv slik at kollegene dine vet hvordan de skal nå deg. Ta også sjansen på å sette grenser. Forklar de sjeldne tilfellene der det ville være akseptabelt å sende meldinger selv etter at skiftet er avsluttet.
For å kommunisere timeplanen din mer effektivt, angi den på nettprofilene dine. Ikke alle vil huske det, tross alt. Å inkludere kontortidene dine i e-postsignaturen, jobbchatprofilen, LinkedIn-kontoen og Google-profilen din vil forhindre misforståelser.
Bare sørg for å oppdatere dem når det er nødvendig. Enten du jobber på forskjellige skift eller går tidlig ut, er det ditt ansvar å dele endringer med timeplanen din.
2. Last ned en nøyaktig tidssonekonverterer
Å sette avtaler med eksterne team er vanskelig. Ikke bare følger de ukoordinerte arbeidsplaner, men noen glemmer å beregne tidssoneforskjeller. Møteverter kan ikke bare gi den samme timeplanen i 24 tidssoner.
For å sikre at alle følger samme tidsplan, bør teamet ditt bruke tidssonekonverterere. Det er flere alternativer tilgjengelig. Du kan til og med integrere dem med teamomfattende arbeidsverktøy som prosjektstyringssystemer og kalenderapper.
3. Bruk militærtider og spesifiser tidssoner når du planlegger planer
Gjør det til en vane å bruke militærtid og spesifisere tidssoner når du planlegger møter. La ikke rom for gjetninger. Du kan til og med inkludere en påminnelse som forteller mottakerne om å konvertere den angitte tiden til deres lokale tidssoner. På den måten er det ingen som overser tidssoneforkortelsene.
For å unngå forvirring, følg den mest brukte tidssonen på tvers av teamet ditt. La oss si at du er fra New York. Selv om det ville være praktisk å bruke din lokale tidssone, kan lagkameratene dine fra en annen stat eller et annet land oppleve at hyppige konverteringer er vanskelige.
Når det gjelder frilansere, følg tidssoner som er til fordel for kundene dine. Å gjøre justeringer på din side vil få deg til å se profesjonell og nådig ut, og etterlate partnerne dine et positivt inntrykk av deg.
Når du bestiller avtaler med eksterne arbeidere, vil du legge merke til at mye tid er bortkastet på å vente på bekreftelse. Tidssoneforskjeller gjør det utfordrende å få svar i sanntid. Hvis de andre partene bor på den motsatte siden av verden, vil du sannsynligvis ikke høre fra dem før neste virkedag. Selv noen få frem og tilbake e-poster kan ta en uke.
For å effektivisere prosessen, bruk en pålitelig avtaleplanleggingsverktøy. Mye brukte alternativer som Google Kalender og Calendly viser automatisk tilgjengelige datoer for alle involverte parter. Brukere velger ganske enkelt sine foretrukne spilleautomater. Når alle har valgt en dato, vil appen måle resultatene slik at verten kan bestemme om han vil fortsette møtet.
5. Outsource eller automatiser visse forretningsprosesser
Hvis du ofte endrer tidsplaner for tidssensitive, men repeterende oppgaver, bør du vurdere å overføre dem til AI i stedet. Frigjør tid til mer komplekse prosjekter. Automatiserte systemer kan håndtere kjedelige saker som avtaleplanlegging, tidsregistrering, e-postsortering og prosjektsporing.
For oppgaver som AI ikke kan automatisere, ansett frilansere. Se etter dyktige, pålitelige fagfolk som kan ta din plass i friminuttene. Men når teamets arbeidsmengde øker, spør HR-avdelingen eller veilederen om å få en fast ansatt.
6. Bruk en organisert prosjektledelsesplattform for teamet ditt
Selv om det er avgjørende, hindrer godkjenningsprosesser fullføring av oppgaver. Selv gjennomgang av salgsoppslag eller forretningsforslag kan kaste bort flere dager hvis partene bruker timer på å svare.
Forenkle oppgavesporingen for å fremskynde prosessen. Bruk programvare for prosjektledelse som et sentralt sted for teamomfattende prosjekter der brukere kan tildele, krysse av, avbryte og godkjenne oppgaver i sitt eget tempo. Her kan eksterne arbeidere fullføre oppgaver uten å kommunisere bort fra plattformen.
Se gjennom funksjonene til ditt potensielle prosjektstyringsverktøy. Hvis du jobber i forskjellige tidssoner, foreslår vi at du velger et program som allerede kommer med tidssonekonverterere, direktemeldingsteknologi og avtaleplanlegging.
7. Gjør deg kjent med høytidene i forskjellige land
Siden du jobber med eksterne team over hele verden, bør du gjøre deg kjent med høytidene som er observert i andre land. Religioner og kulturer har forskjellig tro. Det er respektløst å bagatellisere et annet lands store høytid bare fordi du ikke følger den.
La oss si at du jobber med indianere. Selv om Thanksgiving er en mindre høytid for de fleste indianere, legger de stor vekt på Diwali, en lysfestival som feires rundt oktober eller november. Det vil være lite hensyn å gi kritiske oppdrag i denne perioden.
Hold også oversikt over land som observerer sommertid (DST). Folk som bruker sommertid skrur klokken en time frem om sommeren for å spare strøm. Det er ikke en ferie. Det kan imidlertid forårsake forvirring når du setter avtaler.
8. Prøv ulike arbeidsplaner
Mens eksternt arbeid gir tidsfleksibilitet, kommer det også med uberegnelige tidsplaner som krever rutinemessige justeringer. Eksterne team må finne tidsluker som fungerer for alle. Du vil sannsynligvis jobbe skift som du ikke gjorde som kontoransatt, så forbered noen triks for å holde seg våken på jobb.
Hold et åpent sinn til ulike tidsplaner. Hvis du har jobbet det samme skiftet gjennom hele karrieren, ta denne sjansen til å overhale rutinen din. Du kan for eksempel gjøre oppgavene og treningsøktene dine tidligere på dagen. Hvem vet? Du vil kanskje oppdage at du er mer effektiv og produktiv når du jobber utenom standard kontortid.
Arbeid effektivt i forskjellige tidssoner
Effektivt arbeid med utenlandske partnere krever nøye planlegging. Personen i den andre enden av skjermen bor ikke i samme tidssone som deg, så du bør ikke tvinge frem umiddelbare snuoperasjoner og presserende forespørsler. På samme måte, administrer arbeidsmengden din deretter. Last ned tidkrevende, kritiske oppgaver som å sette møter, sortere e-poster og komme med kunngjøringer til AI-systemer.
Hvis de daglige oppgavene dine innebærer å administrere et eksternt team, bør du vurdere å lage en tidsplan for hele teamet. Ja, folk har forskjellige skiftpreferanser. Så mye du ønsker å imøtekomme dem, kan det hende at arbeiderne dine ikke får gjort mye hvis de sjelden jobber med samme tidsplan.
