Ansatte har blitt så vant til å veksle mellom jobbapper at de har utviklet langsiktig muskelminne for det. Selv om det er praktisk, hjelper disse verktøyene deg bare til en viss grad.
Å bytte fane tar bare sekunder, men det blir flere timer i uken hvis du kjører flere programmer samtidig. Og de fleste arbeidere skjønner ikke engang at de kaster bort tid. For å effektivisere arbeidsflyten din, forklarer vi farene ved å ta i bruk for mange kontorprogrammer.
Hva forårsaker behovet for å bytte mellom applikasjoner mens du jobber?
Teknologi effektiviserer forretningsprosesser ved automatisering av ulike arbeidsoppgaver. Prosjektstyringsverktøy organiserer teamansvar, tidsregistrering overvåker ansattes aktivitet, og planleggingsverktøy setter avtaler.
Når det er sagt, kan ikke programmer fortsatt erstatte menneskelig innsats. Overinvestering i automatisering, som mange arbeidsgivere gjør, tvinger brukerne til å sjonglere med flere apper. En longitudinell studie av
Okta, Inc. viser til og med at 10 % av amerikanske bedrifter distribuerer 199+ programmer for jobben. De fleste kan ikke raskt behandle så mange plattformer.6 negative effekter av å bytte mellom for mange arbeidsapplikasjoner
Noen vil hevde at det å veksle mellom faner er en liten pris å betale for automatisering og bekvemmelighet. Digitale innfødte bør tross alt tilpasse seg endringer. Selv om bedrifter bare kan konsolidere spesifikke funksjoner, vil det å ta på seg for mange arbeidsapplikasjoner gi flere ulemper for arbeiderne.
1. Bytte mellom plattformer kaster bort tid
Bedrifter investerer i arbeidsverktøy for å spare tid. De håper at ansatte som deg vil oppnå mer etter å ha avlastet noen av sine daglige oppgaver. Ja, kontorprogrammer øker hastigheten på arbeidsflytprosessene. Du kan inkludere dem i rutinen din og minimere arbeidsmengden, men overdreven avhengighet vil gi det motsatte resultatet.
Ofte bytte mellom flere applikasjoner kaster bort for mye tid. I stedet for å få alle trendende plattformer, identifiser hvilke jobbapper som tar tak i de verste tidsbrukerne på arbeidsplassen din. Gi veilederne råd til å begrense seg til viktige verktøy. Overkjøp av programvare sløser bare bedriftens ressurser og legger unødvendig stress på arbeiderne.
2. Lagring av informasjon på flere plattformer kompromitterer sikkerheten
Eiendelsovervåking spiller en avgjørende rolle i cybersikkerhet. Den beste måten å forhindre eksterne og interne angrep på er å holde oversikt over brukere som får tilgang til, viser og redigerer filer. Ingen kan si når et datainnbrudd vil inntreffe. IT-ledere må ha sanntidstilgang til alle selskapsdata 24/7.
Bruk av flere programmer gjør imidlertid overvåking utfordrende. Å spore forskjellige plattformer koster enorme ressurser, så de fleste bedrifter vil heller ignorere lavprioriterte apper helt.
Vær oppmerksom på at denne tilnærmingen kompromitterer bedriftens generelle sikkerhetssystem. Nettkriminelle har i dag ferdigheter og teknologiske ressurser til å misbruke selv gammel, utdatert personlig identifiserbar informasjon (PII). Ikke migrér firmafiler til noen apper som du ikke rutinemessig kan overvåke.
3. Å veksle mellom apper forstyrrer ens tankerekke
Behandling av ny informasjon forhindrer deg i å oppnå en flytende tilstand. Hvis du spretter mellom ulike plattformer flere ganger om dagen, vil du slite med krevende oppgaver som krever mer enn bare noen få minutters fokus.
Å bytte fane krever minimal innsats, men å hoppe til forskjellige oppgaver forårsaker betydelig kognitivt stress. Ansatte er ikke maskiner som automatisk behandler ny informasjon. En rapport av Psychreg.org viser at korttidsminnekanaler bare kan lagre rundt syv elementer i 10 til 60 sekunder.
Den beste tilnærmingen er å begrense systemene du bruker per oppgave. La oss si at du skriver en blogg. I stedet for å hoppe mellom plattformer og faner for å samle informasjon mens du skriver, undersøk og samle inn de mest kritiske punktene på forhånd.
4. Å kjøre for mange bakgrunnsapper skader enhetsfunksjonaliteten
Å kjøre for mange bakgrunnsprosesser gjør enheten din tregere. Lette apper som direktemeldingsplattformer og prosjektstyringsverktøy bruker ikke mye RAM. Men å kjøre tunge systemer som bilderedigerere, nettstedbyggere og videokonferanseapper samtidig kan føre til noe etterslep.
Du bør kjenne enhetens begrensninger. Blokker ut oppgaver som krever RAM-tunge apper slik at du kan eliminere noen bakgrunnsprosesser i løpet av den perioden. Ikke bare vil du beskytte gadgeten din, men du vil også jobbe raskere. Eksterne forstyrrelser som sider som laster sakte og frosne skjermer gjør det utfordrende å fokusere, spesielt hvis du fortsetter å relansere krasj apper.
5. Det tar tid å introdusere flere plattformer for nyansatte
Å lære nyansatte å lære flere verktøy samtidig forlenger introduksjonsprosessen. Å ta i bruk nye systemer tar tid. Du trenger flere uker med repetisjon for å integrere forskjellige verktøy i arbeidsflyten din effektivt.
Onboarding bør fokusere på akklimatisering. De beste måtene å ønske rekrutter velkommen inkludere teamintroduksjoner, dybdetrening og ressursforklaring. Men hvis treneren din bruker mesteparten av tiden sin på å lære deg om kontorverktøy, kan de ved et uhell overse disse aktivitetene.
6. Arbeidere kan finne det overveldende å huske for mange plattformer
Å bytte mellom faner er én ting, men å mestre de forskjellige plattformene du bruker daglig er en annen. Ikke alle verktøy er bygget like. Selv om du raskt kan lære deg meldingsplattformer og apper for å ta notater, krever bruk av prosjektstyringsplattformer, nettstedbyggere og videoredigerere, blant andre komplekse ressurser, mye opplæring.
Å studere for mange plattformer er kognitivt drenerende. Hvis du bruker timer på å mestre kontorverktøy, vil du ikke ha noen energi og mental styrke igjen til den faktiske jobben din, og dermed hemme ytelsen.
Hva kan du gjøre for å minimere behovet for å bytte mellom applikasjoner?
Du vil ha mer kontroll over arbeidsflyten din hvis du er selvstendig næringsdrivende. Vurder verktøy du bruker for å automatisere frilansoppgaver og se hvilke som integreres godt med hverandre. De fleste administrasjonsverktøyene har plass til tredjepartsapper innenfor samme økosystem.
Alternativt trenger du veilederens støtte hvis du jobber for et privat selskap. Be om å se gjennom teamaktivitetsrapporter for flaskehalser i arbeidsflyten. Fjern redundante verktøy, sjekk hvilke systemer som kan operere på én lisensiert plattform, og prøv effektive filmigreringsstrategier. Når du har et solid argument, send det til riktig avdeling.
Eliminer små dårlige vaner som hindrer arbeidsflyteffektiviteten
Selv om programvare kan automatisere spesifikke oppgaver, hindrer plutselig å ta i bruk flere alternativer arbeidsflytens produktivitet. Ikke overveld deg selv med verktøy. Bortsett fra å veksle mellom forskjellige applikasjoner, vil du også kaste bort tid på tankeløse oppgaver som å laste nye sider, starte programmer og migrere filer.
For å øke produktiviteten ytterligere, fortsett å vurdere hvilke små dårlige vaner som forårsaker flaskehalser i arbeidsflyten. Vi foreslår at du sporer arbeidsaktivitetene dine. Å kvantifisere oppgavene dine vil hjelpe deg med å oppdage subtile, men farlige produktivitetsdrepere, som utsettelse, sosiale medier og perfeksjonisme.
