Å jobbe med et eksternt team er en utmerket måte å utnytte en mangfoldig talentmasse over hele verden. Du vil utvilsomt finne den rette passformen for enhver spesifikk rolle eller prosjekt for å sikre at virksomheten din blomstrer.
Å jobbe med et eksternt team krever imidlertid en annen tilnærming enn å administrere et internt team. Du må overvinne utfordringer som dårlig kommunikasjon, mangel på anerkjennelse, planleggingsvansker og mer. Dette betyr at du må sette opp prosesser for å sikre at det eksterne teamet ditt yter sitt beste. Denne artikkelen vil dekke tips og verktøy for å hjelpe deg med å nå dette målet.
1. Sett opp kommunikasjonskanaler
Effektiv kommunikasjon er avgjørende for ethvert vellykket team, spesielt i et eksternt oppsett. Siden du ikke vil være i stand til å kommunisere personlig, for det meste, er det viktig at du setter opp forskjellige kanaler for å overvinne
vanlige kommunikasjonsfeil i virtuelle team og sikre at alle er på samme side.Det finnes flere typer verktøy du kan bruke til overvinne vanlige eksterne teamkommunikasjonsutfordringer, som e-poster, videokonferansesystemer og direktemeldingsplattformer. Hvert verktøy har forskjellige funksjoner, så velg de som passer best til teamets behov og spesifikke brukstilfeller.
For eksempel kan du bruke en direktemeldingsapp som Slack for raske samtaler og spørsmål, e-poster for å kommunisere med klienter, og videokonferanseprogramvare som Zoom for å holde virtuelle møter eller innsjekkinger. Uansett hvilke kommunikasjonskanaler du velger, sørg for at alle vet deres formål og bruker dem riktig.
2. Velg Produktivitet fremfor Digital Presenteeism
Overvinne digital presenteeism er avgjørende for å sikre at ditt distribuerte team fungerer på sitt beste. Å jobbe med et eksternt team lar deg unngå å kopiere den tradisjonelle kontormodellen til «presenteeism» – der du måler produktiviteten etter hvor mye tid du bruker foran en datamaskin i stedet for faktiske arbeidsresultater.
I stedet for å forvente at teamet ditt skal være klistret til skjermene sine hele dagen, kan du fokusere på å sette en SMART plan for å hjelpe dem med å nå sine mål og givende resultater i stedet for tid brukt på nettet.
Dette gir dem friheten til å jobbe i løpet av de mest produktive timene og sikrer at du får mest mulig ut av tiden deres. Det flytter også fokus fra en «alltid-på»-kultur som skader produktiviteten til en som feirer produksjon ved å oppmuntre til fleksible arbeidstider og bedre fokus.
Effektiv kommunikasjon gir teamet ditt mulighet til å bli mer produktivt. Hvis det er målet ditt, er det fornuftig å bruke mindre tid på å svare på meldinger og mer tid på faktiske oppgaver. En av de beste måtene å håndheve en kultur som feirer produksjon og ikke timer brukt tilkoblet arbeidsenheter, er å bruke verktøy som oppmuntrer til asynkron kommunikasjon.
Mens direktemeldinger har sin plass under noen omstendigheter, kan de konstante pingene, varslene og meldingene være distraherende og gjøre det utfordrende for teamet ditt å slå av. Asynkron kommunikasjon er nyttig for team som jobber i forskjellige tidssoner, da det lar dem svare når det er tilgjengelig i stedet for å forvente at alle er tilgjengelige samtidig.
Du kan bruke asynkrone kommunikasjonsverktøy som Qatalog, Twist eller Yac for å få all informasjonen de trenger for å gjøre sitt beste, samtidig som avbruddene holdes på et minimum.
4. Vær forberedt på å håndtere tekniske problemer
Noen ganger kan teknologi være et tveegget sverd. Mens datamaskiner og virtuelle teamverktøy kan hjelpe deg med å holde kontakten, er ingenting idiotsikkert.
Det vil være tider når teammedlemmene dine vil møte tekniske problemer som hindrer dem i å gjøre jobben sin. Og med tanke på at alle jobber fra forskjellige steder, kan det hende du ikke alltid kan stole på det interne IT-teamet ditt for å feilsøke alles problemer umiddelbart.
For å forhindre betydelige forstyrrelser i teamets arbeidsflyt, er det viktig at alle er forberedt på å håndtere felles tekniske fjernarbeidsproblemer. Dette inkluderer å vite hvordan fikse vanlige nettverksfeil og adressering av cybersikkerhetstrusler. Du kan legge til noen feilsøkingsveiledninger til din interne wiki, slik at teammedlemmer vet hva de skal gjøre i tilfelle tekniske problemer.
5. Lag en effektiv dokumentasjonsstrategi
En av de beste måtene å sikre at teamet ditt presterer på sitt beste er å ha en omfattende dokumentasjonsstrategi på plass. Dokumentasjon er viktig i enhver organisasjon, men det er spesielt nyttig for eksterne team der informasjon kan gå tapt i endeløse meldinger og e-poster.
Enten det er en prosjektoppgave, en fremgangsmåte-veiledning eller notater fra møter, sørg for at teamet ditt har en felles plattform der de raskt kan dele, lagre og få tilgang til relevant informasjon. Et godt organisert dokumentasjonssystem vil bidra til å holde alle på samme side og gjøre det lettere for teammedlemmer å finne det de trenger når de trenger det.
Du kan bruke programvareløsninger som Tettra til lag arbeidsplassens interne wiki og bruk den som din sentrale hub for all relevant informasjon. Dette verktøyet lar deg organisere informasjon i kategorier og gi tillatelse til bestemte teammedlemmer til å redigere bestemte dokumenter.
6. Gi og motta tilbakemelding
Det er alltid rom for forbedring, selv i de beste lagene. Som en ekstern teamleder er det ditt ansvar å sikre at alle jobber effektivt og mottar tilbakemeldingene de trenger for å forbedre og klatre opp bedriftsstigen. Du kan gjøre dette ved å innføre regelmessige innsjekkinger på videosamtaler eller la veiledere sende ut skriftlige tilbakemeldingsskjemaer.
Sjansen er stor for at folkene dine også har verdifull tilbakemelding for deg og selskapet. Imidlertid kan de fleste av dem ikke føle seg komfortable med å snakke i en videosamtale eller skrive en e-post. Du kan bruke et verktøy som Officevibe for teamledelse og sørge for at alles stemme blir hørt.
Dette verktøyet tilbyr anonyme tilbakemeldingsalternativer, slik at selv de mest introverte teammedlemmene kan dele sine ærlige tanker uten frykt. Dette gir deg en klar innsikt i hva teamet ditt trenger og lar deg ta de nødvendige skrittene for å få dem til å yte sitt beste.
7. Oppmuntre til sosiale interaksjoner
Å jobbe hjemmefra kan til tider føles ensomt og påvirke engasjement og moral. Uten fysisk kontor hvor du av og til kan støte på en kollega og ta en rask prat, er det viktig å finne virtuelle løsninger for å fremme en følelse av kameratskap blant teammedlemmene dine.
Du kan lage en virtuell vannkjøler hvor teammedlemmer kan delta i uformelle samtaler. Dette kan være en gruppechat der folk kan dele morsomme historier, diskutere hobbyer eller noe som ikke er relatert til jobb. Du kan også planlegge virtuelle kaffepauser for å holde folkene engasjert og motivert. Dette kan være en privat videosamtale der alle kan henge med, le og spille spill.
Bygg en positiv fjernarbeidskultur
Å skape en positiv arbeidskultur er avgjørende for at ethvert eksternt team skal nå sitt fulle potensial. For å oppnå dette målet må du hele tiden evaluere og forbedre tilnærmingen til fjernarbeid.
Ved å inkludere tipsene nevnt ovenfor og finne kreative måter å hjelpe det eksterne teamet ditt til å føle seg tilkoblet og motivert, kan du skape en effektiv arbeidskultur som vil få frem det beste i ditt eksterne team og sikre en vellykket fremtid for ditt organisasjon.