Fordelen med å bruke programvare som ClickUp eller Asana er deres ut-av-boksen prosjekttavler som krever minimal tilpasning. Men hvis du er en Notion-bruker, eller du ønsker å bli det, kan du bruke den Prosjekter og oppgaver mal for å få planlegging på kort tid akkurat det samme.
Ikke sikker på hvordan det fungerer? Her er en hurtigstartguide som hjelper deg med å komme i gang.
Oppgavemal i begrepet forklart
Oppgavemalen i Notion er i hovedsak en oppgaveliste organisert etter prosjekt. Prosjekter vises som grupper i databasen, og linjene eller sidene du ser i en gruppe er oppgaver.
Mellom oppgave- og prosjektsidene er det her du skal gjøre mesteparten av arbeidet. Når du legger til nye grupper og oppgaver, vil de vises på prosjektsiden din, sammen med eventuelle endringer du gjør i gjeldende data og egenskaper.
Standardegenskapene på oppgavesiden din er
Oppgavenavn, Status, Tildele, Forfaller, og Prosjekt. Her er en rask oversikt over hva hver enkelt gjør:Oppgavenavn
Oppgavenavn hjelper deg raskt å identifisere oppgaver, så du vil være litt beskrivende og gjøre dem unike. Du kan også klikke på et oppgavenavn for å vise eller legge til relevant informasjon. Hvis du ikke vil at den skal åpnes i delt skjerm, kan du endre sidens kikkmodus i layoutinnstillingene til databasen ved siden av Åpne sider i. Du finner dette ved å klikke på de tre prikkene øverst til høyre i databasen.
Status
Status gir en rask fremdriftsoversikt. Det er flere statusalternativer, kategorisert etter Å gjøre, I prosess, og Fullstendig. Gjennomfør oppgaver som f.eks Ferdig og Arkiv vil fylle fremdriftslinjen på prosjektsiden din.
Tilordne og forfall
Tildele viser hvem som eier oppgaven. Forfaller kommuniserer frister og lar deg angi påminnelser. Disse er klare målvakter hvis du samarbeider med andre, delegerer oppgaver eller oppretter et åpent oppgavebord.
Prosjekt
Prosjekt er en relasjonsegenskap som knytter oppgaven til sitt respektive prosjekt. En oppgave kan bare kobles til ett prosjekt. Hvis du synes det er irrelevant å se denne kolonnen siden du har gruppert prosjektene dine, klikker du på tittelen og velger Skjul i sikte å gjemme den bort. Sletting vil bryte kommunikasjonen mellom sidene.
Visninger av Notions oppgavemal
Øverst i oppgavedatabasen din, under tittelen, vil du se visningene Etter prosjekt, Min, og Mennesker. Som standard er du i prosjektvisningen, der du organiserer oppgavene dine etter prosjekt.
De Min view lager en gjøremålsliste over alle oppgavene dine, og organiserer dem i en sjekkliste. Den eneste egenskapen som tilsynelatende ikke reflekterer her er Status, men hvis du ser over kolonnen i avmerkingsboksen, vil du legge merke til at den deler det samme symbolet som statuskolonnen i den andre visningen. Og når du krysser av for noe her, markerer det at det er gjort alle andre steder.
De Mennesker view gir deg en rask oversikt over oppgavene du og lagkameratene dine jobber med. Dette er et utmerket verktøy for å sjekke inn med hverandre og sørge for at noens arbeidsmengde ikke er for stor.
En annen måte du kan sortere oppgaver på er ved å bruke filtre. Du kan finne disse under visningsalternativene dine øverst i databasen og bruke dem til å sortere etter eiendom. For eksempel å se alt med en Ikke begynt status eller bare oppgaver som er tildelt bestemte personer.
Prosjektmal i Notion Explained
Prosjektmalen er der du finner en rask oversikt over alle prosjektene dine. Den bruker et mer visuelt tavleoppsett der du kan dra og slippe elementer mellom statuser.
Ved første øyekast kan du se noen av spesifikasjonene og fremdriften til dine aktive prosjekter takket være egenskapene deres. Hvis du fyller ut disse, vises de på tavlen.
Hvis du ikke ser en eiendom du trenger, klikk på tavlen for å åpne siden, og du finner egenskapene under tittelen. Her kan du endre statusen, legge til personer i prosjektet, se fremdriftslinjen og legge til eller redigere tidslinjen.
På prosjektsiden vil du også se gruppen med oppgaver, der du kan legge til annen informasjon og data som er relevant for prosjektet.
Slik tilpasser du malen for oppgaver og prosjekter
Selvfølgelig vil du tilpasse malen og gjøre den til din egen. Her er hvordan du kan gjøre det.
Legge til egenskaper på oppgavesiden
For å legge til egenskaper på oppgavesiden din, klikk på legg til-symbolet øverst til høyre i gruppen. Hvis du gjør det, hentes en liste du kan velge mellom, og derfra klikker du på den du vil legge til. Når den er i databasen din, klikker du på tittelen for å gi den navnet du ønsker.
Endre statuser på oppgavesiden
For å redigere eller legge til flere alternativer i statuskolonnen, klikk på oppgavestatus for å trekke opp menyen og velge Rediger egenskap på bunnen. I Rediger egenskap menyen, vil du se tre kategorier av statuser – Å gjøre, Pågår og Fullført. Du kan enten klikke på de gjeldende alternativene for å redigere navnet og fargen eller velge legg til-symbolet ved siden av kategoritittelen for å legge til noe nytt.
Legge til egenskaper på prosjektsiden
Den raskeste måten å legge til egenskaper på prosjektsiden din er ved å klikke på en av brettene. Øverst på siden ser du alternativet # flere eiendommer. Klikk på det, og alternativet Legg til en egenskap vil dukke opp. Når du legger til en eiendom i et prosjekt, vil du se den i alle de andre prosjektene dine også.
Endre statuser på prosjektsiden
Teknisk sett skjuler egenskapskolonnen på prosjektsiden din, så det kan være uklart hvordan du redigerer disse. Men når du først vet hvor du skal lete, er det en enkel sak.
Klikk på de tre prikkene øverst til høyre i databasen, velg Egenskaper, og velg Status. Du vil nå være i Rediger egenskap menyen, der du kan klikke gjeldende alternativer for å redigere dem og klikke på legg til-symbolet for å opprette nye.
Få oppgavene og prosjektene dine organisert med Notion
Selv om det kan virke komplisert i begynnelsen, når du bryter ned Notions Prosjekter og oppgaver mal i mindre deler og arbeid med den, vet du nøyaktig hva du gjør på kort tid. Det beste stedet å begynne er å få taket på malen som den er og legge til tillegg senere.
