Når du omfavner dagens virtuelle arbeidsmiljø og digitaliserte prosesser, er det viktig å vurdere hvordan du best kan administrere arbeidsplassens dokumentasjon. En effektiv digital dokumentasjonsstrategi er avgjørende for å opprettholde en sammenhengende arbeidsstyrke. Dette blir mer aktuelt når man har geografisk spredte team, slik det ofte er med eksterne arbeidsstyrker.
Medarbeiderne dine kan ikke lenger stole på arkivskap og papirbasert dokumentasjon for å få tilgang til og holde oversikt over arbeidsplassinformasjon. Denne artikkelen vil dekke beste praksis og verktøy for effektiv digital dokumentasjon på din eksterne arbeidsplass.
1. Skriv kortfattet
Lesere setter pris på kortfattet skriving, mer enn på en ekstern arbeidsplass der folk ikke bare kan stikke innom for å be om avklaring. Dette betyr at det er viktig å organisere tankene dine på riktig måte og være så tydelig som mulig i dokumentasjonen. Når du skriver arbeidsplassdokumenter, unngå overflødige fraser, lange setninger og unødvendig sjargong.
Bruk punktlister for å fremheve nøkkelinformasjon og dele store tekstbiter i avsnitt. Dette er spesielt nyttig når du ønsker å kommunisere store mengder informasjon, siden det bryter teksten i fordøyelige biter og gjør det lettere å skanne. I tillegg vil du også bruke ord alle på din arbeidsplass vil forstå, uavhengig av teknisk ekspertise. Til slutt, alltid selv rediger arbeidet ditt for å forbedre skrivingen din før du sender den ut; et ekstra par øyne kan også hjelpe med å fange opp eventuelle feil.
2. Lagre digitale dokumenter på et sentralisert sted
Enkel tilgang til dokumenter på arbeidsplassen er avgjørende for en ekstern arbeidsstyrke. Ingen ønsker å kaste bort tid på å søke gjennom Slack-meldinger eller gamle e-poster for å finne viktig informasjon. Du kan sette opp en intern wiki eller bruk en kunnskapsbaseprogramvare for å overvinne denne utfordringen. En intern wiki gir et sentralisert, søkbart arkiv for all dokumentasjonen på arbeidsplassen din, inkludert selskapets retningslinjer, møtenotater, fremgangsmåte-veiledninger og onboarding-dokumenter, for å nevne noen.
Interne wiki-verktøy som Tettra lar deg opprette, redigere og lagre dokumenter på ett sted og dele dem med teamet ditt med bare noen få klikk. Alternativt, hvis organisasjonen din konstant samhandler med kunder – og du ønsker å holde intern og ekstern dokumentasjon på samme sted – en kunnskapsbaseverktøy som Document360 kan være en bedre løsning. En kunnskapsbase er i hovedsak et nettbasert bibliotek med interne dokumenter og kundestøtteressurser som vanlige spørsmål, brukermanualer og produktinformasjon.
3. Håndheve retningslinjer for tilgangskontroll
Selv om det er viktig å ha et sentralt oppbevaringssted for dokumenter på arbeidsplassen, ønsker du også å administrere hvem som kan få tilgang til og gjøre dokumentendringer. Du kan ha spesifikke dokumenter som bare er relevante for enkelte avdelinger, eller sensitive filer som bare administratorer bør få tilgang til. Dette hjelper deg å opprettholde dokumentsikkerheten og forhindre utilsiktede eller uautoriserte endringer. Så når du velger dokumentasjonsverktøyet for arbeidsplassen, velg et som støtter denne funksjonen og tilpass innstillingene for tilgangskontroll for å matche dine organisasjonsbehov.
For eksempel gir Document360 flere kontoer som lar deg bestemme tilgangsnivået hver bruker har til dokumentasjonen din. Tettra inkluderer også et tillatelsessystem som lar deg kontrollere hvem som kan redigere, se eller publisere spesifikke dokumenter.
4. Følg beste praksis for nettsikkerhet
Å håndheve retningslinjer for tilgangskontroll hjelper, men det er ikke nok til å beskytte arbeidsplassdokumentene dine mot sikkerhetstrusler. Etter hvert som flere og flere virksomheter flytter på nettet, øker nettkriminalitet, så du må ta ekstra forholdsregler for å sikre at den digitale dokumentasjonen din er trygg mot hackere.
For å lage en effektiv digital dokumentasjonsstrategi med sikkerhet i tankene, vil du unngå vanlig sikkerhetsfeil i fjernarbeid som å bruke personlige enheter til arbeidsoppgaver, dele passord og unnlate å installere sikkerhetsoppdateringer. I tillegg, i tillegg til å lage sterke passord, vil du sørge for at du endrer dem regelmessig for å redusere risikoen for å bli hacket. I tillegg kan du også kryptere arbeidsplassdokumentene dine for å legge til et ekstra lag med beskyttelse. Og til slutt, ikke glem å bruke en VPN for å holde dataene dine trygge og sikre, spesielt når du jobber med offentlig Wi-Fi.
5. Behold sikkerhetskopier
Til tross for din beste innsats, er det alltid en sjanse for at dokumentene dine på arbeidsplassen kan gå tapt eller bli ødelagt. Selv om bruk av kunnskapsbaseverktøy som din primære lagringsløsning bidrar til å redusere risikoen for tap av data, vil du fortsatt beholde sikkerhetskopier i tilfelle noe går galt. Det er fordi disse løsningene også kan oppleve tekniske problemer utenfor din kontroll, som i det minste betyr at du ikke vil ha tilgang til dokumentene dine i denne perioden.
For å være på den sikre siden kan du vurdere ekstra sikkerhetskopieringsløsninger som Google Disk og lokale lagringsenheter. Selvfølgelig vil du ikke måtte holde styr på flere kopier av det samme dokumentet, så etablere en klar sikkerhetskopieringsstrategi før du bruker dokumentasjonsverktøy på arbeidsplassen. På denne måten kan du være trygg på at dokumentene dine alltid er tilgjengelige når du trenger dem.
6. Digitaliser papirdokumentene dine
Hvis du fortsatt er avhengig av papirbasert dokumentasjon, er det nå på tide å bytte til digitale kopier eller i det minste lage digitale kopier. Ikke bare gjør dette det enklere å administrere store volumer av filer, men det forbedrer også tilgjengeligheten, samarbeidet og sikkerheten.
Du kan bruke en skanner til å digitalisere papirdokumentene dine. Når du har digitale kopier av dokumentene dine, kan du laste dem opp til det valgte dokumentasjonsverktøyet på arbeidsplassen for enkel tilgang og samarbeid.
7. Bruk Clear Indexing for rask identifikasjon
Har du mange dokumenter kan det være utfordrende å holde styr på dem. Det er derfor det er viktig å bruke et tydelig indekseringssystem for dokumentene på arbeidsplassen. På denne måten kan du enkelt finne filene du trenger – når du trenger dem. Det er noen forskjellige måter å indeksere dokumentene på; for eksempel kan du starte med å kategorisere dem etter type, dato eller prosjekt. Dette vil gjøre det lettere å finne spesifikke dokumenter når du trenger dem.
Et annet alternativ er å bruke nøkkelord for å indeksere arbeidsplassdokumentene dine. Dette kan være spesielt nyttig hvis du har mange filer og trenger å kunne søke etter dem raskt. Uansett hvilket indekseringssystem du bruker, sørg for at det er konsistent og lett å forstå.
Dine eksterne team trenger en smart dokumentasjonsstrategi
Dokumentasjon på ekstern arbeidsplass er avgjørende for at organisasjonen din skal fungere jevnt. Ved å lage en effektiv digital dokumentasjonsstrategi kan du sikre at teamene dine raskt kan få tilgang til informasjonen de trenger og forbli produktive.
