Det er ingen hemmelighet at arbeidssøkere trenger kommunikasjonsevner. Faktisk er kommunikasjonsevner konsekvent en av de mest ønskede egenskapene som ansettelsesledere ser etter hos jobbkandidater. Hele ansettelsesprosessen krever kommunikasjonsferdigheter: å lage CV-en din for å klare det jobbintervjuet, faktisk jobbe med jobben og til slutt si opp (eller få sparken).
Nå som fjernarbeid er på vei oppover; kommunikasjonsevner har blitt enda mer avgjørende for karrieresuksess. Hvis det kan oppstå misforståelser i møter ansikt til ansikt, hva mer når mesteparten av interaksjonen foregår på nettet? Her er de beste kommunikasjonsferdighetene du trenger for å lykkes i fjernjobben din.
1. Ta notater
Notering er en viktig ferdighet i den digitale verden, hvor vi er overbelastet med informasjon. En artikkel fra Pew Research Center om de negative effektene av et digitalt liv siterer en respondent som sa:
"En stor påvirkning (av det digitale livet) er den generelle nedgangen i korttidshukommelsen, og... hva var spørsmålet?" - anonym respondent, Pew Research Center
Å være hyper-tilkoblet har gjort det vanskelig å holde seg på oppgaven, noe som utgjør et problem for arbeidsgivere og eksterne arbeidere. Som Faktisk sier, arbeidsgivere ønsker teammedlemmer som kan tolke instruksjoner og effektivt formidle dette til andre. Du vil definitivt ikke kunne gjøre dette hvis du er som den anonyme respondenten.
Hvis du stadig glemmer oppgavene dine, bruk apper for å ta notater. Det er mange nettverktøy du kan bruke, fra veldig enkle apper som Microsoft Sticky Notes til det mer kompliserte Obsidian (for sofistikerte notatskrivere på steroider) til de populære Todoist, som opptar et søtt sted mellom de to første.
2. Respons
På den fysiske arbeidsplassen er det enkelt for folk å chatte med deg i avlukket ditt eller i lunsjtiden, og få svar umiddelbart. På den virtuelle arbeidsplassen kan du enkelt ignorere eller glemme å svare på e-poster, anrop eller direktemeldinger.
Hvis du ikke vil at folk skal tro at du slakk på jobben, gjør ditt beste for å være lydhør (med mindre du er i en nødsituasjon eller på ferie). Du kan lett miste tilliten til teamet eller kunden hvis du ikke svarer på de viktigste meldingene. Prøv disse beste fremgangsmåtene for å sikre at du ikke går glipp av viktig kommunikasjon:
- Sett en tidsplan for å sjekke meldinger i løpet av dagen (noen foretrekker å gjøre dette på ettermiddagen og reservere sine mest produktive timer om morgenen for dypt arbeid).
- Administrer varsler på smartklokken. Noen smartklokker lar deg slå av varsler midlertidig når du trenger å gjøre fokusert arbeid.
- Unngå dobbeltbestilling og gå glipp av viktige avtaler med de beste gratis online kalenderne.
- Informer teamet ditt om arbeidstiden din hvis du jobber i forskjellige tidssoner eller har forskjellige tidsplaner.
- Konfigurer en gjentakende ferieautosvar i Gmail.
- Svar automatisk på tekstmeldinger på Android.
- Send automatiske tekstmeldinger på en iPhone.
Hvis du går glipp av noe, vær rask med å be om unnskyldning og gjøre opp igjen.
3. Presentere på nett
Å holde en nettpresentasjon er veldig forskjellig fra å gi en personlig. Du må vanligvis forberede ditt eget teknologiske utstyr, eller du må koordinere med en annen person som er på et annet sted. Å komme i kontakt med et publikum avhenger også av øyekontakt, gester og bevegelser, hvorav mye går tapt på nettet.
Når det er sagt, sørg for at du investerer i godt utstyr og nettverktøy, så du høres profesjonell ut og ser bra ut på et webkamera. Øv deg med presentasjonen din – kanskje til og med ta opp deg selv ved hjelp av Vevstol skjermopptaker – til du er trygg på tone, volum, lysbilder og utseende.
Siden publikum vil samhandle med lysbildene dine mesteparten av tiden, bør du unngå å bruke kjedelige lysbildepresentasjoner. Du kan laste ned engasjerende maler på nettsteder som 24 Lysbilder og Powerpointify. Eller du kan prøve Canvas presentasjoner, som lar team samarbeide om en presentasjon, lar publikum stille spørsmål og lar flere foredragsholdere kontrollere lysbilder.
4. Ta og gi konstruktiv tilbakemelding
Det er vanskeligere å finne ut hva kunder og arbeidsgivere ønsker av deg uten ansikt-til-ansikt-kontakt. Det er også mer utfordrende å rapportere om arbeidsfremgang og forventninger i en ekstern arbeidssetting. Du har ikke engang nonverbale signaler å gå på, og du kan egentlig ikke "tolke" tonen basert på en e-post.
Sett opp arbeidsprosessen din til å inkludere et konstruktivt tilbakemeldingssystem som vil gi de i teamet ditt en sjanse til å ærlig evaluere hverandre. Du kan gjøre dette gjennom:
- Tilbakemeldingsskjemaer: Foreslå å bruke et tilbakemeldingsskjema ved å bruke redigerbare maler fra Formstack eller 123FormBuilder.
- Direktemeldinger: Still oppklarende spørsmål gjennom kundens/sjefens foretrukne direktemeldingskanal. Du kan spørre: "Så, basert på den siste e-posten din, vil du at jeg skal..." eller "Du nevnte at jeg måtte... er dette riktig?"
- E-post: Lag og send en handlingsplan når du mottar tilbakemeldinger som ber deg om å forbedre arbeidet ditt.
5. Profesjonell skriving
Mye av digital kommunikasjon skjer i dag skriftlig, spesielt for team som har snudd ryggen til lange og uproduktive videomøter. Vi chatter, e-poster og sender formelle dokumenter, som alle krever at vi skriver tydelig.
Skriveferdigheter kan ikke fullt ut fange funksjonene ved personlig kommunikasjon, men de kan effektivt informere, overtale, motivere eller gjøre det komplekse enkelt hvis det gjøres godt. God skriving kan også skape intime rom og gi inntrykk av umiddelbarhet (hvis du kommuniserer i tide, altså).
For å øke skriveferdighetene dine, må du alltid redigere og korrekturlese arbeidet ditt. Det er så enkelt å installere en grammatikkkontroll som Grammatisk eller Hemingway, og bruk en online synonymordbok for å hjelpe deg med å lage feilfrie dokumenter. For å lære stil og stemme, kan du laste ned Kindle-bøker eller bli med de beste nettsamfunnene for forfattere.
6. Bruke ulike kommunikasjonskanaler
Med så mange kommunikasjonsverktøy tilgjengelig i dag, er det viktig å vite hvilke som er mest hensiktsmessige å bruke. Bør du sende en e-post eller bruke direktemeldinger? Er Slack eller Microsoft Teams bedre? E-post er vanligvis bedre for å sende detaljert informasjon, og noen foretrekker Slacks brukeropplevelse, men dine arbeidsgivere og klienter tenker kanskje annerledes.
Den beste måten å gå frem på er å spørre hva de foretrekker. Mens andre kan se Skype som gammeldags, foretrekker noen kunder det fortsatt. Kanskje de til og med ville valgt telefonsamtaler fremfor videosamtaler.
Så snart du kjenner deres foretrukne kommunikasjonskanal, prøv disse kanalene selv. Les vanlige spørsmål og se online veiledninger hvis plattformen virker komplisert. Med litt tålmodighet vil du kunne mestre nye verktøy og få mer selvtillit.
Dyktige kommunikatører gjør eksterne arbeidere bedre
Den dyktige formidleren i dag bør lære å skrive effektivt, ta notater, være lydhør, holde en nettpresentasjon, gi og ta tilbakemeldinger og bruke ulike kommunikasjonskanaler. De bør også kjenne til de beste digitale kommunikasjonsverktøyene de kan bruke, avhengig av situasjonen eller arbeidsgiverens preferanser.
Mestre disse viktige kommunikasjonsferdighetene for å få din arbeidsgivers eller klients tillit og lykkes med fjernarbeid. Er du på jobbsøking eller håper å forbedre dine andre ferdigheter for arbeid? Det kan være lurt å lære om ferdighetene du trenger for å få en jobb.
