Det er to måter å glemme en oppgave på. Den første måten, du skriver det ikke ned, men du husker til slutt på nøyaktig feil tidspunkt. Den andre, oppgaven overlater deg helt til noen holder deg ansvarlig. Ingen av situasjonene er morsomme.
Derfor er det ideelt å sammenkoble oppgavelisten din med en backlog. Det er også nyttig hvis du oppbevarer det et sted tilgjengelig, for eksempel Google Sheets. Så, hvordan lager du en backlog og bruker den sammen med en oppgaveliste i Google Sheets? Les videre for å finne ut.
Hva er en etterslep, og hvorfor ville du bruke en?
Hvis du bare holder alt du trenger å gjøre på én løpeliste, vil du aldri føle at du får gjort noe. Ved å bruke et etterslep kan du parkere alle gjøremålene dine som ikke er en prioritet for øyeblikket andre steder og sette ditt fulle fokus på den daglige listen din. Selv om etterskrevne oppgaver fortsatt er viktige, er de bare på vent inntil du er klar til å takle dem.
For eksempel har du allerede en liste over ting du jobber gjennom, og en kollega ber deg om å korrekturlese presentasjonen deres. Du vil legge den på etterslepet slik at du ikke glemmer kollegaens forespørsel, og den er der for å minne deg på når du skriver neste liste.
Å holde et etterslep er ideelt fordi det forhindrer at oppgaver faller mellom bunnene. Det hjelper deg også å holde fokus på den nåværende listen i stedet for å dykke inn i nye prosjekter eller forespørsler etter hvert som de dukker opp. Når du skriver det ned, erkjenner du at du vil komme tilbake til det senere, så det er ingen grunn til å bekymre deg for det nå.
Bygg en gjøremålsliste med backlog-sporing i Google Sheets
Du kan lag en enkel oppgaveliste i Google Regneark følge disse trinnene:
- Legg til en tittel til celle B: 1 av arket ditt, og gi den øverste raden litt farge.
- Marker 1–10 celler i den første kolonnen på arket ditt ved å klikke på overskriften – uansett hvor mange oppgaver du vanligvis jobber med daglig.
- Gå til Sett inn i toppmenyen.
- Plukke ut Avmerkingsboks.
Nå har du en enkel sjekkliste.
Deretter klikker du på plusstegnet (+) nederst til venstre for å opprette en ny fane og gi den et navn Etterslep– og den med din nåværende liste Å gjøre hvis du ikke har gjort det ennå. I Backlog-fanen legger du til en tittel og litt farge på den øverste raden.
Hvis du ikke er en fan av å holde alle oppgavene dine på ett generelt sted, kan du beholde elementer som er spesifikke for et prosjekt eller til og med atskilt ved å legge til titler til flere kolonner. Noen eksempler kan være et etterslep i hjemmet, etterslep på jobb, etterslep i oppussing, kreativ etterslep, etc.
Et annet alternativ er å holde separate faner eller dokumenter for jobb, skole eller hjemme. Egentlig er det det som fungerer best for deg, men du vil sikre at listene dine er tilgjengelige og at du bruker dem daglig. For noen kan det å beholde en være den ideelle tilnærmingen.
Når du har satt opp øverste rad, er det på tide å ta en oversikt over alt du trenger å gjøre. Unngå å overtenke dette. Legg det til listen hvis det er meningsfullt og ikke noe som kommer naturlig, som en daglig vane. Bruk et øyeblikk etterpå til å se gjennom elementene på listen din.
Se etter eventuelle oppgaver du kan gi slipp på. For eksempel vil du lære å male, men prosessen føles nå som et ork. Slett den leksjonen fra etterslepet, eller hvis du virkelig ønsker å gjøre det en gang, lag en tredje Besøk på nytt fanen og flytt dem dit for nå. Der kan det ikke mase på deg mens du jobber med andre ting.
Slik flytter du oppgaver fra loggen din i Google Sheets
Når du skriver den daglige oppgavelisten din, start med å overføre eventuelle uferdige oppgaver. Sjekk deretter etterslepet for varer du vil prioritere den dagen.
For å flytte dem over fra det ene arket til det andre, klipp ut cellen og lim den inn i din daglige liste. Hvis du klipper det i stedet for å kopiere det over, vil det slette det fra etterslepet. Du vil se at cellen nå er tom, så du kan enten høyreklikke for å slette den eller fylle den ut med noe nytt.
For å hjelpe deg med å prioritere elementene i etterslepet, kan du lage et rangeringssystem for å vurdere oppgavens vanskelighetsgrad, lengde eller viktighet. Du kan for eksempel bruke tallene 1-3 i en annen kolonne ved siden av en oppgave for å gi deg selv et estimat på hvor belastende en vare på ordrereserven din er. På den måten unngår du å tildele deg selv for mange utfordrende oppgaver på en gang.
For å legge til litt fargekoding til rangeringssystemet ditt, kan du bruk Betinget formatering, funnet under Format Meny. Med rangeringskolonnen valgt, velg Tekst inneholder under Formater celler hvis..., legg til nummeret i feltet, og velg en tilsvarende bakgrunnsfarge.
Tips for å holde etterslep i Google Sheets
- Unngå å legge til daglige vaner til oppgavelisten og etterslepet. Det vil bare rote dem opp og legge til ekstra trinn til prosessen.
- Legg til oppgaver så snart du tenker på eller lærer om dem.
- Del opp større oppgaver eller prosjekter i mindre handlinger for å gjøre dem mindre overveldende.
- Se ofte etter irrelevante eller utdaterte varer for å forhindre at etterslepet blir rotete.
- Pass på at du balanserer arbeidsmengden når du flytter elementer over. Unngå å fylle dagen med utfordrende og langvarige oppgaver. Gå for noen raske også for å holde farten oppe.
- Hvis du trenger å omprioritere den daglige listen din, returner ufullstendige oppgaver til etterslepet.
- Hvis en vare forblir på eller fortsetter å komme tilbake til backloggen din, kan det være et tegn på at det ikke er en prioritet, eller du må sette det øverst på listen og bare få det ut av veien.
- For å arkivere oppgaver du har fullført, opprett en ny Arkiv fanen, legg til ukens datoperiode øverst i kolonnen, og klipp og lim inn de avmerkede oppgavene dine her før du lager den nye listen. Ellers slett dem.
- Del arbeidsmengden med noen andre ved å opprette en teambacklog. På den måten kan du takle oppgaver sammen samtidig som du unngår overlapping. Du trenger heller ikke fortelle dem hva som må gjøres og omvendt.
Forhindre at oppgaver faller mellom sprekkene med etterslep i Google Sheets
Hvis du ofte trenger påminnelser for oppgaver eller glemmer dem helt, vil en etterslep hjelpe deg med å holde deg oppdatert. Det vil også hjelpe deg med å prioritere den daglige oppgavelisten din og bestemme når du skal avlaste mindre meningsfulle oppgaver. Takket være Google Sheets er det enkelt å komme i gang, og du kan få tilgang til det på flere enheter.