I din søken etter optimal produktivitet har du sannsynligvis lastet ned vanvittig mange apper til smarttelefonen din, med varierende grad av suksess. Noen ganger er imidlertid den beste løsningen den rett foran deg – kalenderappen din.

Hvorfor? Fordi å være bevisst på hvordan du bruker tiden din er noe av det beste du kan gjøre for produktiviteten din. Og hvilket bedre verktøy for å hjelpe deg å oppnå dette enn din smarttelefonkalenderapp? Denne artikkelen vil dekke praktiske tips for å hjelpe deg å få mest mulig ut av kalenderappen din.

1. Velg riktig kalenderapp

En kalender er en type app du trenger for en produktiv dag, og det er ikke rart Android- og iOS-enheter kommer med forhåndsinstallerte. Disse innebygde smarttelefonkalenderene gir standardfunksjoner som å se timeplanen din og sette opp hendelser. Men med tanke på hvor avgjørende dette verktøyet er for produktiviteten din, er det verdt å ta deg tid til å finne en kalenderapp som tilbyr funksjoner som passer dine spesifikke behov.

instagram viewer

Med så mange kalenderapper kan det være utfordrende å vite hvor du skal begynne. Du kan begrense søket ved å velge en smarttelefonkalenderapp som tilbyr disse nøkkelfunksjonene;

  • Brukervennlighet: En god kalenderapp skal være enkel å bruke og intuitiv.
  • Tilpasning: Du bør kunne tilpasse appen slik at den passer til dine behov og preferanser.
  • Integrering: Appen skal spille godt sammen med andre apper i produktivitetsarsenalet ditt.
  • Kompatibilitet på tvers av plattformer: Hvis du bruker mer enn én type enhet, er det viktig å velge en kalenderapp som kan synkroniseres på tvers av alle plattformer.
  • Dataintegrasjon og deling: Dette er en må-ha-funksjon for eksterne arbeidere, siden den lar deg dele kalenderen din med kolleger og unngå konflikter.

Med dette i bakhodet anbefaler vi at du bruker Google Kalender eller Calendly som dine favoritt-kalenderapper. De treffer alle nøkkelpunktene ovenfor og er en av de best delte kalenderapper for eksterne team.

2. Sett opp kalenderen din for suksess

Du må sette opp kalenderen din for å lykkes for å få mest mulig ut av den, og dette betyr å tilpasse innstillingene og utnytte funksjonene den tilbyr. Her er noen ting du bør huske på når du setter opp smarttelefonkalenderen:

  • Start med å tilpasse varsler. Selv om du vil at kalenderappen din skal sende deg varsler for kommende arrangementer, vil du ikke bli bombardert med varsler hele dagen, spesielt hvis de ikke er relevante på et bestemt tidspunkt.
  • Du kan også velge en spesifikk varslingslyd for kalenderhendelsene dine. På denne måten kan du enkelt skille en kalendervarsling fra andre varsler på telefonen din for å prioritere dem etter behov.
  • Vurder å sette opp gjentakende hendelser og påminnelser. Dette kan være en stor tidsbesparelse, spesielt hvis du har vanlige møter eller oppgaver som må gjennomføres ukentlig eller månedlig. Å gjøre dette betyr at du ikke trenger å bekymre deg for å manuelt legge til hendelser i kalenderen din hver gang.
  • Velg en primær kalender hvis du har mer enn én fordi bruk av flere kalendere raskt kan bli overveldende.
  • Hvis du ofte har hendelser med lignende detaljer, kan du lage maler for å spare tid når du legger til disse hendelsene i kalenderen din.
  • Dra nytte av kalenderappens integreringsmuligheter hvis du ofte bruker andre produktivitetsverktøy som gjøremålslister, notater og prosjektadministrasjonsapper. På denne måten kan du lage en sømløs arbeidsflyt og unngå å bytte mellom apper hele tiden.
  • Til slutt kan du bruke notatfunksjonen i kalenderappen din for å holde styr på eventuell tilleggsinformasjon knyttet til en hendelse. Dette er en fin måte å oppbevare alle detaljene på ett sted, slik at du ikke trenger å finne dem når det trengs.

3. Bruk kalenderappen din for å holde deg organisert

Å gjøre smarttelefonkalenderen til en sentral plass i produktivitetsarbeidsflyten din er en fin måte å sikre at du alltid er klar over hva som er på tallerkenen din. Dette betyr imidlertid også at kalenderen din fort kan bli rotete hvis du ikke holder den organisert.

For å forhindre dette kan du sette opp kategorier for å hjelpe deg med å holde deg på toppen av timeplanen din. Du kan starte med å lage arbeids- og personlige kategorier og deretter gå derfra. Dette vil hjelpe deg skille jobb og privatliv, som kan være en livredder når du prøver å holde fokus.

I tillegg kan du fargekode hendelsene dine for raskt å se hva som står på timeplanen din med et øyeblikk. Dette er spesielt nyttig hvis de valgte fargene samsvarer med de forskjellige kategoriene eller for å fortelle deg hvilke oppgaver du bør prioritere.

4. Del kalenderen din med andre

En annen fin måte å bruke kalenderappen på er å dele den med andre. Dette er nyttig hvis du trenger å koordinere tidsplaner med kolleger eller familiemedlemmer. På denne måten kan alle se tilgjengeligheten din og planlegge arrangementer deretter.

Noen kalenderapper, som Google Kalender, lar deg dele timeplanen din med hvem som helst, slik at de kan se når du er ledig eller opptatt. Når du har konfigurert deling, vil du kunne legge til og redigere hendelser på den delte kalenderen for å unngå planleggingskonflikter.

5. Velg et passende produktivitetssystem

Å bruke smarttelefonens kalenderapp for å administrere tiden din er flott, men du trenger passende strategier for å få mest mulig ut av den. Dette betyr at du velger et produktivitetssystem som fungerer for deg og deretter bruker kalenderappen din for å støtte det systemet.

For eksempel, etter å ha lagt til dagens oppgaver i kalenderen din, må du finne den beste rekkefølgen for å fullføre dem. Du kan klargjør oppgavelistene dine ved hjelp av Eisenhower Matrix, som prioriterer oppgaver ut fra at det haster og viktig.

Når du har bestemt rekkefølgen på oppgavene dine, kan du legge dem til i kalenderen og planlegge tidsblokker for hver enkelt. Bare sørg for å legge igjen litt fleksibilitet i timeplanen din i tilfelle noe dukker opp.

For å gjøre kalenderen enda mer tilgjengelig, kan du legge til en widget på startskjermen. På denne måten kan du se de kommende hendelsene dine på et øyeblikk eller begrense antall interaksjoner med skjermen din, siden du bare kan trykke på widgeten for å åpne kalenderappen. Heldigvis kan du enkelt legg til widgets på Android og tilpass iPhone med widgets.

De fleste populære kalenderappene vil ha et widgetalternativ som du kan tilpasse for å vise informasjonen du vil se. Du kan for eksempel velge å vise oppgaver for dagen, påminnelser eller kommende hendelser.

Få økt produktiviteten ved å bruke smarttelefonens kalenderapp

Smarttelefonens kalenderapp er et kraftig verktøy som kan hjelpe deg å ta produktiviteten til neste nivå. Ved å bruke det til sitt fulle potensial kan du strømlinjeforme arbeidsflyten din, unngå planleggingskonflikter og holde alle detaljene i livet ditt på ett sted.