Du åpner sannsynligvis Outlook og bruker noen av de smarte funksjonene som flagg, kategoriserer og arkiverer på daglig basis. Selv om disse funksjonene allerede gjør det enkelt å administrere e-postene dine, er det andre tilgjengelige Outlook-verktøy som kan ta e-postorganisasjonen din til neste nivå.
I dette innlegget vil vi fortelle deg syv avanserte Outlook-tips og triks som du kanskje vil sjekke ut neste gang du åpner innboksen.
1. Svar på gjentatte e-poster med hurtigdeler
Opplever du at du skriver det samme e-postinnholdet igjen og igjen? Sannsynligvis stiller arbeidskameratene dine det samme spørsmålet ofte, eller du kommer alltid med den samme kunngjøringen hver måned. I så fall vil Quick Parts være din beste venn.
En samling gjenbrukbare deler av innhold, Quick Parts, er en av de beste måter å øke arbeidsflyten din i Outlook. Du kan få tilgang til denne funksjonen fra Sett inn fanen hver gang du svarer på (eller oppretter en ny) e-post.
For å legge til en ny kodebit i Quick Parts, åpne en ny e-post, skriv inn meldingen eller frasen og uthev teksten. Gå deretter til
Sett inn > Hurtigdeler > Lagre utvalg i hurtigdelsgalleri. Du kan begynne å bruke denne kodebiten når du vil.2. Gjenbruk hyppige meldinger med e-postmal
I likhet med Quick Parts hjelper e-postmaler i Outlook deg å spare tid ved å gjenbruke tidligere komponerte meldinger. Du trenger ikke lenger å skrive den samme e-posten på nytt, da du bare trenger å hente den forhåndslagde e-postmalen din. Fordelen med Quick Parts er at du kan fylle ut emnet og mottakerne, ikke bare kroppen.
For å lage en e-postmal, bare opprette en ny e-post og skriv inn meldingen. Du kan velge å la mottakerne stå tomme, og emnelinjene. Gå deretter til Fil > Lagre som. Lagre e-posten som en Outlook-mal i standardmappen.
For å bruke malen, klikk på Nye ting fra din Hjem fanen. Plukke ut Flere elementer > Velg skjema, og endre Se inn feltet til User Maler i filsystemet. Der kan du velge en e-postmal du tidligere har opprettet.
3. Forenkle hyppige handlinger med raske trinn
Raske trinn er sendt til himmelen for folk som hele tiden utfører den samme serien med handlinger til e-poster de mottar. For eksempel, når du får en e-post som haster fra en kollega etter arbeidstid, flagger du dem, endrer statusen til høy viktighet og sender deretter et svar som sier: "Jeg kommer tilbake til deg i morgen."
Dette kan bli for kjedelig hvis du ikke liker å bruke mer enn 30 sekunder på å behandle e-poster som disse. Så i stedet for å utføre trinnene ovenfor manuelt, kan du bare automatisere handlingen med Quick Steps.
Du kan enkelt finne denne funksjonen på Hjem fanen i Outlook-appen. Det er allerede standard hurtigtrinn tilgjengelig her, for eksempel "Ferdig" som merker e-posten som fullført, flytter den til en mappe og merker den som lest. "Til leder" som videresender e-posten til din leder; og "Svar og slett" som sender et svar og sletter den opprinnelige meldingen. Du kan imidlertid også tilpasse din egen serie med handlinger.
4. Lag regler for bedre e-postbehandling
Reglene ligner litt på Quick Steps, da de også lar deg håndtere innkommende (og utgående) e-poster på en bestemt måte. Regler kan for eksempel flytte e-poster fra John Doe til Arkiv-mappen og merke dem som lest. Du kan også bruke regler for å automatisk CC eller BCC selv i Outlook.
Men i motsetning til Quick Steps, hvor du må velge et bestemt Quick Step før det kan brukes på en melding, er regler automatiske. Så snart du mottar en e-post som oppfyller betingelsene du angir i regelen, vil handlingene du har valgt automatisk gjelde. Dette gjør det mye mindre stressende å organisere innboksen din. Du kan lage din egen regel ved å navigere til Hjem > Regel > Opprett regel.
5. Send automatiske ikke-tilstedesvar når du er borte
Med mindre du er en super arbeidsnarkoman og har en frykt for å gå glipp av noe, liker du sannsynligvis ikke å sjekke e-postene dine mens du er på ferie. Men du liker heller ikke å la arbeidskameratene og kundene henge. Derfor er det viktig å stille inn Automatiske svar til du er tilbake i arbeidsmodus.
Automatiske svar er nøyaktig hva navnet tilsier. Når den er slått på for en bestemt varighet, vil folk som sender deg e-post i løpet av den tidsrammen automatisk motta et svar med meldingen du har skrevet i innstillingen for Automatiske svar. For å opprette en, naviger til Fil > Info > Automatiske svar.
6. Sorter enkelt gjennom innboksen din med Clean Up
Det siste du vil se etter å ha kommet tilbake fra ferie er en innboks full av hundrevis av overflødige e-poster. Selv om du ikke kan forhindre at dette skjer, er det én måte du kan gjør Outlook mindre distraherende: Rydd opp-funksjonen.
Dette sletter overflødige meldinger fra e-posttråder, slik at du kan lese færre meldinger, men likevel forstå hele samtalen. Du og Claire mottok for eksempel en e-post fra Louie. Claire svarte og inkluderte Louies originale melding i svaret hennes. Clean Up vil da slette Louies e-post fordi innholdet allerede finnes i Claires svar.
Hvis du er bekymret for at denne funksjonen kan slette viktige e-poster, kan du alltid gå til Slettede elementer-mappen, hvor de dupliserte meldingene flyttes. For å bruke Clean Up, gå til Hjem fanen og klikk Rydde opp i Slett seksjon.
7. Bruk betinget formatering for å markere viktige meldinger
Hvis du er en som mottar hundrevis av e-poster på en dag, er det lett å miste oversikten over de viktigste, som de fra sjefen din eller klienten din. Det er her betinget formatering kommer inn.
Denne Outlook-funksjonen lar deg tilpasse visse e-poster slik at de kommer ut av innboksen din. Du kan for eksempel lage et betinget format for å endre skrifttypen på sjefens e-poster til Comic Sans. Du kan også gjøre det slik at alle meldinger med "Møte" i emnelinjen blir en levende rosa nyanse. Du finner innstillingene for betinget formatering i Vis > Vis innstillinger.
Vær en Microsoft Outlook Pro med disse tipsene og triksene
Disse syv avanserte tipsene og triksene skraper knapt overflaten av Outlooks funksjoner. Jo mer du bruker appen, desto mer vil du garantert oppdage nye og nyttige funksjoner som kan hjelpe deg med å forsterke e-postbehandlingen din.