Vi har alle vært der. Jobber de siste dagene med en PowerPoint-presentasjon som ikke bør ta deg mer enn noen timer. Og hver gang du tror du er i ferd med å fullføre den, finner du annen informasjon eller bilder du må legge til.
Sannheten er at det ikke trenger å være så tidkrevende å sette sammen en PowerPoint-presentasjon. Derfor har vi satt sammen en liste med tips for å spare tid når du jobber med neste presentasjon.
1. Planlegg presentasjonen din
Du kan begynne å spare tid når du arbeider med presentasjonen, selv før du åpner PowerPoint. Du kan bruke alt fra en tekst-til-tale-app til et enkelt stykke papir for å skissere innholdet og utformingen av lysbildene dine. Tenk på den generelle ideen du ønsker å formidle og hvem publikummet ditt er.
Selv om du har gjort dette før, vil planlegging hjelpe deg med å finne ut om du bør legge til en tidslinje, lage et sektordiagram eller legge til en video.
2. Gjør Word-dokumenter til en PowerPoint-presentasjon
I stedet for å jobbe med å sette sammen den samme informasjonen to ganger, kan du
gjør et Microsoft Word-dokument til en PowerPoint-presentasjon. Verktøyet er ikke perfekt ettersom du trenger å formatere Word-dokumentet riktig, men det kan spare deg for litt tid mens du redigerer presentasjonen.3. Bruk PowerPoint-maler
En av de mest effektive måtene å spare tid på når du arbeider med en PowerPoint-presentasjon, er å bruke maler. På denne måten vil presentasjonen din ha et sammenhengende design ettersom maler inneholder fonter, effekter, bakgrunner, layouter og til og med innhold. Du får tilgang til PowerPoint-maler ved å gå til Fil > Ny.
Det beste er at du kan tilpasse malene og lagre dem for fremtidig bruk. Du kan til og med inkludere en PowerPoint-mal i ditt personlige eller forretningsmerke. Hvis du ikke finner noe du liker, og du vil at presentasjonen skal skille seg ut, kan du finn online gratis animerte PowerPoint-presentasjonsmaler.
4. Bruk Master Slides
Å bruke masterlysbildet er en flott metode for å sikre at alle lysbildene har en enhetlig design. Og du kan raskt endre den generelle utformingen av presentasjonen din ved å redigere hovedlysbildet. I tillegg har slide master er et flott verktøy for å lage imponerende presentasjoner.
Hvis du ofte må bruke den samme kommandoen, kan du legge den til på PowerPoint-verktøylinjen for å få tilgang til den raskere. Slik kan du gjøre det:
- Åpne Fil menyen og gå til Alternativer.
- I vinduet PowerPoint-alternativer klikker du Hurtigtilgangsverktøylinje.
- Sett Velg kommando fra til Alle kommandoer hvis du ikke er sikker på hvilken kategori verktøyet du trenger er inkludert i.
- Velg din foretrukne kommando.
- Klikk Legg til> OK for å legge den til på verktøylinjen.
6. Dupliserte objekter
Den tradisjonelle måten å duplisere et objekt i PowerPoint er å velge det, trykk Ctrl + C og lim den så inn. Ulempen med denne metoden er at du ikke har noen reell kontroll over hvor PowerPoint plasserer det dupliserte objektet. Så her er hvordan du bedre kan kontrollere dupliserte objekter.
trykk og hold Ctrl (eller CMD) og velg objektet du vil duplisere. Deretter drar du den dit kopien skal være. Denne metoden fungerer til og med med flere objekter og lysbilder.
7. Flytt objekter med én piksel
Hvor mange ganger slet du med å flytte en gjenstand, spesielt hvis det var en liten en, og du hadde en overfølsom mus? Hvis du vil flytte et objekt litt, velg det og trykk på en av piltastene. Dette vil flytte objektet med én piksel i den valgte retningen.
8. Lær å finne objekter raskt
Hvis du har lagt til mange objekter i PowerPoint-presentasjonen din, kan det være vanskelig å finne en av dem. Når du overlapper, grupperer eller sender objekter bakover, blir det bare vanskeligere å flytte dem rundt.
Hvis du raskt vil finne et objekt, bruk Tab nøkkel for å bla gjennom dem. Hvis objektet du vil velge er inkludert i en gruppe, velger du gruppen først og trykker Tab. På denne måten går du bare gjennom objektene som er inkludert i den gruppen.
9. Endre standardvisningen
PowerPoints standardvisning er satt til Normal. Men hvis du er vant til å bruke en annen innstilling, kan det være vanskelig å sette sammen PowerPoint-presentasjonen din. Slik kan du endre PowerPoint-standardvisningen:
- Åpne Fil menyen og gå til Alternativer.
- Fra menyen til venstre klikker du Avansert.
- I Vise seksjon, åpne Åpne alle dokumenter med denne visningen og velg ditt foretrukne alternativ.
- Klikk OK.
10. Bruk hurtigtaster
Det er ingen tvil om at bruk av hurtigtaster vil fremskynde prosessen, uansett hva du gjør. Selv å kjenne til noen få snarveier for de vanligste verktøyene vil spare deg for tid, siden du ikke trenger å gå gjennom PowerPoints faner hver gang. Hvis du er en Windows-bruker, er det mange PowerPoint-tastatursnarveier verdt å vite.
11. Bruk PowerPoint-tillegg
Tillegg er tilleggsprogrammer designet for å legge til nye funksjoner eller kommandoer til Office-appene dine. Det er mange gratis tillegg på nettet som kan hjelpe deg raskt å sette inn bilder, lage QR-koder eller til gjøre presentasjonen mer interaktiv generelt.
12. Gjenta den siste kommandoen
Det er en rask måte å bruke den siste kommandoen om og om igjen, og det beste er at det fungerer i alle Office-apper.
For å bruke den siste kommandoen, trykk ganske enkelt F4. Ikke la muskelminnet ditt overstyre intensjonen din, og trykk ved et uhell Alt + F4 som du kanskje må gjenopprette filen som ikke er lagret.
13. Resirkuler en eldre presentasjon
Hvis du har kort tid, og du må komme opp med en pen PowerPoint-presentasjon, kan du bruke tidligere arbeid. I stedet for å starte fra bunnen av, kan du redigere en kopi av en eldre presentasjon.
Dette betyr imidlertid ikke at presentasjonen din vil være identisk med den gamle. Du kan endre malen, angi et nytt fargetema og legge til noen flere animasjoner for et friskt utseende.
Ikke kast bort tid i PowerPoint
PowerPoint kommer med mange verktøy og triks som kan hjelpe deg å spare tid mens du jobber med lysbildene dine. Det er noen få verktøy, for eksempel hovedlysbilder, tillegg eller maler, som du bør bruke helt fra starten.
Nå som du har fullført presentasjonen med god tid igjen, kan du bruke PowerPoint-høyttalerveileder til å jobbe med presentasjonsferdighetene dine.