Å være en virtuell assistent kan være overveldende, spesielt når du har et annet eller lignende sett med oppgaver for flere klienter. Og siden du opererer eksternt, er det nødvendig å automatisere de fleste aktivitetene dine ved å bruke programvareverktøy for økt produktivitet.
Denne artikkelen fremhever 10 stiftverktøy og apper hver virtuell assistent bør ha i sitt arsenal. Disse verktøyene vil strømlinjeforme arbeidsflyten din og berike opplevelsen din som en spirende eller avansert virtuell assistent. Men før vi avslører dem, la oss kort gå gjennom konseptet med virtuell assistanse.
1. Slakk
Å opprettholde effektiv kommunikasjon med kundene dine er viktig som virtuell assistent, og Slack gjør en god jobb med det. Det er en av de beste direktemeldingsplattformer for eksterne team som lar deg kommunisere i sanntid med kunder og teammedlemmer når du jobber med et prosjekt.
Du kan skille mellom prosjekter ved hjelp av "kanaler" og gjøre dem tilgjengelige for kun autoriserte personer. Videre har Slack en samtalefunksjon i appen og morsomme tilpassede emojier for mer avslappede samtaler. Du kan også dele forskjellige filer med en eller flere personer, inkludert lydopptak og bilder.
Nedlasting: Slakk for Windows | | Mac | iOS | Android (Gratis kjøp i app tilgjengelig)
2. Google Workspace
Google Workspace, også kjent som G-Suite, er en samling av ulike programvareverktøy med ulike funksjoner og driftsmoduser. Du trenger imidlertid bare åtte av disse verktøyene som virtuell assistent. De inkluderer:
- google Dokumenter: Du kan bruke dette til å opprette, redigere og formatere tekstdokumenter.
- Google epost: Dette verktøyet er flott for meldinger og e-postmarkedsføring.
- Google Slides: Dette gratisverktøyet dekker alle dine presentasjonsbehov.
- Ark: Du kan bruke dette verktøyet for dataregistrering og budsjettering.
- Google Meet: Flott for videokonferanser og for å holde kontakten med klientellet ditt.
- Google Forms: Du kan bruke dette til å gjennomføre undersøkelser og få svar i sanntid.
- Google Disk: Dette er en av de billigste skylagringsleverandører for personlige og arbeidsrelaterte filer.
- Google Kalender: Hjelper deg å planlegge og holde deg på sporet med prosjekter.
3. Calendly
Calendly er et planleggingsverktøy for å administrere hendelser. Det er imidlertid ikke nok som en uavhengig kalender. Du må integrere en kalenderapplikasjon som Google Kalender eller iCloud-kalender i appen for å automatisere og strømlinjeforme møtene dine. Den har også forskjellige tidsluker som er klare til bruk: 15, 30 og 60 minutter.
Du kan planlegge et møte med forskjellige datoer og klokkeslett, og gjestene dine kan angi tilgjengelighet i kalenderen. Likevel kan gjester fortsatt velge en nøyaktig tilgjengelig tid uavhengig av tidslukene, men innenfor datoperioden du oppgir.
Nedlasting: Calendly for iOS | Android (Gratis kjøp i app tilgjengelig)
4. Canva
I de fleste tilfeller vil en del av ditt administrative ansvar som virtuell assistent inkludere grafisk design. Derfor ville det være best å ha et designverktøy. Canva er din favorittapp for alt av design og infografikk. Du kan bruke den til å designe bannere i sosiale medier, flyers, karusellinnlegg, kort osv.
Det viktigste er at du kan leke med gratis Canva-fonter, maler, bilder og elementer for å lage fantastiske design.
Nedlasting: Canva for Windows | Mac | iOS | Android (Gratis kjøp i app tilgjengelig)
5. Hootsuite
Hootsuite er en app for administrasjon av sosiale medier for fellesskap som lar deg overvåke og navigere forskjellige sosiale medieplattformer fra ett sted i stedet for å åpne flere faner. Den er kompatibel med Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn og så videre.
Du kan opprette, redigere, formatere og planlegge innhold for hver plattform, sjekke innsikt og effektivt administrere kundenes publikum. Selv om gratisversjonen er flott, gir pro-versjonen deg tilgang til mer omfattende funksjoner, spesielt hvis du har en krevende kundebase.
6. Asana
Asana lar deg samarbeide og administrere prosjekter sømløst. Hvis du jobber med et team, kan du legge til medlemmer på arbeidsplassen din på Asana, hvor du kan overvåke arbeidsflyten deres. Du kan også integrere Google Kalender og Google Disk i dette verktøyet slik at du kan angi påminnelser for oppgaver og hendelser.
Videre lar Asana deg skille mellom prosjekter eller spesifikk informasjon ved å bruke fargekoder og legge til vedlegg der det er nødvendig. Du kan for eksempel bruke rødt for å indikere høyprioriterte prosjekter, gult for pågående prosjekter, blått for de som vurderes, og grønt for fullførte prosjekter.
Nedlasting: Asana for iOS | Android | Mac (Gratis kjøp i app tilgjengelig)
7. TimeDoctor
Tidsstyring er en toppferdighet enhver virtuell assistent bør ha. Likevel trenger du fortsatt et verktøy for å hjelpe deg å holde fokus, spesielt hvis lønnen din er timebasert. TimeDoctor lar deg spore arbeid og fritid og se dine daglige prestasjoner. Den lager rapporter over tiden brukt på hvert prosjekt og hver oppgave.
TimeDoctor hjelper deg også med å håndtere distraksjoner. Den overvåker varigheten av nett- og appbruk når du jobber. Og når du overskrider den angitte tiden, varsler den deg med pop. Den varsler deg også når PC-en forblir inaktiv lenger enn din vanlige arbeidstid. Uansett kan du manuelt redigere tidspunktet når det er nødvendig.
Nedlasting: TimeDoctor for Google Play | Mac | Windows | Linux (Gratis kjøp i app tilgjengelig)
8. MailChimp
MailChimp lar deg administrere og kommunisere med kundenes publikum og kunder. Når kundene dine lanserer et nytt produkt eller en ny tjeneste, kan du bruke MailChimp til å introdusere disse produktene til deres klientell eller målgruppe ved hjelp av nyhetsbrev eller annonsekampanjer.
Verktøyet lar deg segmentere nyhetsbrevene dine, sende massee-poster og analysere ytelsen til hver annonsekampanje. Du kan også integrere andre verktøy – som Shopify og Stripe – i plattformen.
Nedlasting: MailChimp for iOS | Android (Gratis kjøp i app tilgjengelig)
9. Ontraport
Ontraport er en annen markedsførings- og CRM-plattform som hjelper deg med å koordinere forretningsaktivitetene til kundene dine fra ett system. Med andre ord kan du bruke Ontraport til å introdusere produkter til en kundes målgruppe og administrere kundeinteraksjoner samtidig.
Du kan importere og eksportere kontakter, opprette salgstrakter og automatisere markedsføringskampanjer for forretningsoptimalisering. Dessuten er grensesnittet ikke intuitivt for nybegynnere. Likevel kan du komme deg rundt det med litt trening. Den er også tilgjengelig som en nettbasert plattform og mobilapplikasjon.
10. Grammatisk
Som virtuell assistent må du alltid være på toppen av innholdsspillet ditt, og bruk av dette verktøyet vil hjelpe deg å oppnå det. Grammarly er en bred redigeringsnettbasert plattform som vurderer tekstinnhold for grammatiske feil, ordlyd, stavemåter, tegnsetting, plagiering og kvalitetslevering.
Plattformen bruker kunstig intelligens for å sikre at innholdet ditt er nesten feilfritt og forståelig. Du kan sjekke om innholdet ditt er engasjerende og hvilken kategori personer det passer best. Gratisversjonen er imidlertid begrenset, og du må registrere deg for den betalte versjonen for å utnytte alle de spennende funksjonene.
Du kan også lagre dokumentene dine og gå tilbake til dem når det er nødvendig.
Nedlasting: Grammatisk for iOS | Mac | Windows (Gratis kjøp i app tilgjengelig)
Skil deg ut i karrieren din som virtuell assistent
Virtuell assistanse er en raskt voksende bransje; derfor kan vi forvente et godt metningsnivå i nær fremtid. Å tilegne seg kjernekompetanse for virtuelle assistenter er avgjørende for å forbli relevant i bransjen. Men å kombinere disse verktøyene vi har listet med ferdighetssettet ditt vil hjelpe deg å skille deg ut i karrieren din.
Til slutt, hvis du er ny i bransjen, må du først lære hvordan du blir en virtuell assistent før du begynner å lete etter verktøy. Å konsumere grunnleggende informasjon om karriereveien hjelper deg å ikke misbruke disse verktøyene i det lange løp.
