Det er mange tilfeller der du kanskje vil markere duplikater i et regneark, og du vet kanskje allerede hvordan du gjør det. Men noen ganger må du kanskje også fremheve distinkte verdier i Google Sheets (unike verdier). Denne veiledningen viser to måter å identifisere distinkte verdier i Google Regneark. Les videre for å lære mer.

Hva er distinkte verdier?

Distinkte verdier er data som skiller seg ut i et datasett i et regneark som den eneste forekomsten som inneholder den verdien. For eksempel, hvis du målte høyden til fem personer, to av dem var 180 cm, to var 165 cm, og den siste personen var 155 cm, vil den distinkte verdien være 155 cm.

Slik fremhever du distinkte verdier i Google Sheets

Det er to måter du kan fremheve distinkte verdier i regnearket ditt. Den første er enkel å gjøre og identifiserer raskt unike verdier i et nytt celleområde. Den andre metoden krever mer arbeid, men er perfekt for å fremheve distinkte verdier på tvers av hele regneark.

1. Den UNIKE funksjonen

En måte å trekke ut de distinkte verdiene i et datasett er ved å bruke UNIQUE-funksjonen. Før vi ser på hvordan du bruker formelen i regnearket ditt, la oss ta en titt på formelen. Her er syntaksen for den UNIKE formelen i Google Regneark:

instagram viewer 

=UNIQUE(celleområde)

Formelen krever bare én parameter. Den definerer verdiene eller adressene for cellene som inneholder verdiene. Når den utføres, vil formelen returnere alle de distinkte verdiene fra datasettet og vise dem i et annet celleområde.

Nå som vi vet hvordan den UNIKE formelen fungerer i Google Sheets, la oss se på hvordan du kan bruke det i regnearket. For dette eksemplet har vi en kolonne som inneholder 13 verdier. Vi skal bruke formelen for å trekke ut de distinkte verdiene. Her er trinnene du må følge for å gjøre det:

  1. Klikk på cellen og skriv startdelen av formelen, som er =UNIKK(.
  2. Nå må vi skrive parameteren som definerer celleområdet. For dette eksemplet er det rekkevidden A2:A14.
  3. Legg til en brakett.
  4. trykk Tast inn eller Komme tilbake.

Denne formelen kan være et flott alternativ, spesielt hvis du har en lang liste med lignende data, for eksempel navn, ID-numre eller adresser. Du kan også legge andre funksjoner inn i UNIQUE for å få ekstra funksjonalitet, for eksempel sortering eller nummerering av de utpakkede dataene.

2. Betinget formatering

Betinget formatering i Google Regneark er en fin måte å fremheve celler som oppfyller en spesifisert betingelse. Disse betingelsene er regler basert på samsvarende tekst eller numeriske verdier. Dette kan være bedre for brukere som bare ønsker å fremheve den distinkte teksten og ikke lage nye celler. Dette kan kreve litt mer innsats i regnearket ditt, men resultatene vil mer enn veie opp for innsatsen du skal legge ned.

For denne demonstrasjonen vil vi bruke det samme datasettet som vi brukte for forrige eksempel. Her er trinnene du må gjøre for å bruke betinget formatering for å fremheve distinkte verdier i regnearket ditt:

  1. Klikk og dra for å markere cellene der du ønsker å utføre betinget formatering. Høydepunktet kan sees av den tykke blå kanten rundt cellene.
  2. Klikk på Format -knappen i hovedlinjen og klikk på Betinget formatering.
  3. Et sidefelt åpnes på høyre side av skjermen. Det valgte celleområdet skal allerede være lagt til Påfør på rekkevidde tekstboks. Hvis ikke, skriv inn celleadressen der.
  4. Vi vil bruke en formel som en formateringsregel, så klikk på Formater celler hvis og velg Egendefinert formel alternativ.
  5. Hvis du velger alternativet, vises en ny tekstboks. Vi skal legge til COUNTIF-formelen der. For å gjøre dette, skriv inn den første delen av formelen, som er =ANTALLHVIS(.
  6. For den første parameteren vil vi skrive området med absolutte verdier, som er $A$2:$A$14.
  7. Sett et komma for å skille parameterne og skriv den andre parameteren, A2, i dette tilfellet. (Bruk startcellen til kolonnen, raden eller tabellen hvis du gjør det i ditt eget regneark.)
  8. Sett en parentes for å fullføre COUNTIF-formelen.
  9. Vi ønsker å fremheve verdiene som forekommer mindre enn to ganger, så i dette tilfellet vil vi legge til en <2 etter COUNTIF-formelen.
  10. Eventuelt kan du endre de visuelle elementene i de betinget formaterte dataene i Formateringsstil seksjon.
  11. Klikk på den grønne Ferdig knappen for å fullføre regelen.

Hele formelen vi skrev inn i den tilpassede formelboksen for eksempelet ovenfor er:

=ANTALLHVIS($A$2:$A$14,A2)<2

Du kan ganske enkelt kopiere og lime det inn i regnearket ditt og endre verdiene innenfor parentesene for å matche området du vil fremheve.

Ting du bør vite når du fremhever distinkte verdier

Her er noen ting du bør huske på når du fremhever distinkte verdier i regnearket ditt:

  1. Sørg for at det ikke mangler mellomrom i søkene dine. Marker hver celle du vil dekke, og prøv å unngå celler med tomme data der det er mulig.
  2. Sørg for at andre betingede formateringsregler ikke forstyrrer den nye. Hvis de er det, gjør endringer eller slett den gamle regelen; Ellers kan Sheets gi deg falske resultater.

Potensielle problemer når du fremhever distinkte verdier i Google Sheets

Selv om du utfører trinnene riktig, kan det hende at Google Sheets ofte ikke klarer å fremheve dataene riktig. Her er noen grunner til at Google Sheets kanskje ikke fremhever de distinkte verdiene på riktig måte.

Ekstra plass i celler

Når du bruker metodene nevnt ovenfor, vil Google Sheets se etter en nøyaktig samsvar mellom verdiene. Et delvis samsvar vil fortsatt bety at verdiene anses som to separate enheter. Siden Google Sheets vil se etter et eksakt samsvar, hvis det er ekstra plass (eller skrivefeil) i cellene, det kan føre til en uegnet verdi som betyr at verdien vil bli uthevet når den ikke burde være det.

Du kan bruke TRIM- og CLEAN-formlene for å eliminere dette problemet. Disse vil hjelpe deg med å bli kvitt de ekstra unødvendige mellomrommene og karakterene. Formelen for TRIM-funksjon i Google Sheets er:

=TRIM(tekst)

Tekstparameteren definerer strengen eller referansen til strengen du ønsker å rense.

Feil referanser

Når en formel eller funksjon ikke fungerer som den skal, kan den skyldige være en feil referanse. Før vi ser på problemet, la oss diskutere typene cellereferanser i Google Sheets. Disse er:

  1. Relativ referanse: Denne referansen vil endre plasseringen av cellen i forhold til formelen. For eksempel, A2.
  2. Absolutt referanse: I denne referansen holdes celleadressene de samme uansett hvor den tidligere verdiens plassering er. For eksempel, $A$2.
  3. Blandet referanse: Dette er en kombinasjon av begge referansene ovenfor. For eksempel, $A2 eller A$2.

Å bruke funksjonen COUNTIF for å fremheve distinkte verdier i Google Sheets, du må bruk en absolutt referanse for det første argumentet og en relativ referanse for det andre.

Lær mer om utheving av data

Forhåpentligvis lærte denne veiledningen deg alt du trenger å vite om å identifisere distinkte verdier i Google Sheets. Men det er så mye mer å lære om å finne de riktige dataene i Google Sheets, ikke viker unna å lære alt du kan.