Dataanalyse kan hjelpe deg med å forbedre prosessene dine med effektive rapporteringsmetoder. Men noen ganger trenger du mer enn bare tall i et regneark for å gjøre poenget ditt. Så hvorfor ikke bruke datavisualiseringsverktøy som interaktive instrumentbord?

De kan hjelpe med å rapportere kampanjer, øke konverteringer, analyser og mer. I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du lager et interaktivt dashbord med et eksempel, og vi gir også tips for å designe vakre dashbord i Excel.

1. Organiser kildedataene dine og lag en layout

Et godt designet dashbord er et kraftig rapporteringsverktøy som kan hjelpe deg med å visualisere og kommunisere dataene dine. Det første trinnet er å sikre at dataene dine er feilfrie og riktig organisert i rader og kolonner med passende overskrifter.

Du kan bruke dashbord i alle bransjer, men de er spesielt nyttige innen økonomi, salg og markedsføring.

Når du designer et dashbord, bør du huske at det skal være enkelt for sluttbrukere å navigere. Det neste trinnet er å bestemme hva slags layout basert på informasjonen som skal vises.

instagram viewer

For eksempelet vårt, la oss lage et dashbord som viser følgende informasjon på ett ark:

  • Celler A3 - T5: Prosjektstatus
  • Celler A7-T16: Oversikt og prosjektøkonomi.
  • Celler A15- U25: Prosjektfremdrift og varmekart.

Lag et nytt Excel-regneark merket "Dashboard". Det er her du bygger opp dashbordet ditt ved å legge til elementer. Det er også en god idé å bruke tekststiler og fonter som stemmer overens med din eller merkevarens stemme, tone og personlighet.

2. Bygg pivottabeller for å organisere dataene dine

EN pivottabell gjør det enkelt å organisere dataene dine i Excel inn i grupper. Du kan bruke verktøyet til å telle, summere, multiplisere verdier og utføre flere handlinger på tvers av disse gruppene.

For å demonstrere hvordan disse interaktive dashbordene faktisk fungerer, lager vi et interaktivt "Freelance Projects"-dashbord som et eksempel.

Du må ordne dataene dine i et tabellformat. For å gjøre dette, bruk hurtigtasten CTRL + T og velg dataene. For dette formålet vil kildedataene våre se omtrent slik ut:

  1. Når du er ferdig, åpner du et nytt regneark og merker det som Pivottabell.
  2. I regnearket lager vi en pivottabell ved å gå til Sett inn alternativ på båndet. Velg dataområdet for tabellen.
  3. Nå er det på tide å velge feltene for pivottabellen din.
  4. Følg eksemplet ovenfor, velg feltene—Oppgave, ledernavn, prosjektstart- og sluttdato, varighet, dager til fullføring, Framgang, etc. for radetikettene dine.
  5. Tilordne budsjetterte og faktiske verdier for kolonneetikettene
  6. Når dataene vises i regnearket ditt, ordner du det samme i et tabellformat. For å gjøre dette, gå til layoutdelen i Design > Rapportoppsett, og velg Vis i tabellform fra rullegardinmenyene.
  7. Dele opp dataene ved å høyreklikke på datafeltene. Du må også slå av delsummene. For å gjøre det, gå over til Kategorien Design > Delsummer > Ikke vis delsummer. Nå vil pivottabellen din se slik ut:
  8. For å velge en pivottabellfarge, gå til Design-fanen > Pivottabellstiler.
  9. Slå av sammenleggbare overskrifter ved å gå til Pivottabell Analyser > Vis (ekstremt høyre hjørne). Slå av +/- knapper.
  10. For å organisere dataene dine ytterligere, gå til Design > Rapportoppsett > Gjenta alle vareetiketter.

3. Bruk passende formler

Det er avgjørende å sikre at du bruker de riktige formlene, ellers vil dataene dine være unøyaktige og villedende.

For eksempelet vårt, la oss starte med å telle antall prosjekter på tvers av ulike kategorier – påbegynt, pågående eller fullført. For å gjøre dette, må vi bruke COUNTIF og COUNTIFS funksjoner.

  1. Lage en ny "Beregninger" regneark for å jobbe med formler og diagrammer mens du bygger dashbordet.
  2. Angi statusen til prosjekter ("Under arbeid", "Aktive prosjekter som gjenstår", "Fullført før forfallsdato" og "Fullført") i påfølgende rader, som vist nedenfor.
  3. Deretter velger du Fremgang (%) kolonnen i pivottabellen. Totalt antall oppgaver ser ut til å være 32.
  4. Ved å bruke COUNTIF(S)-funksjonen(e) kan du beregne antall prosjekter kategorisert under underoverskriftene som følger.
  5. Avhengig av typen prosjekter du bruker filtre for, sørg for å inkludere de riktige datakolonnene i pivottabell-regnearket – for aktive prosjekter er det fornuftig å bruke Framgang kolonnen, mens for kansellerte prosjekter, bruk Kansellert-kolonnen.

4. Bruk visuelle elementer, diagrammer og grafer

Ved hjelp av passende formler og visuell formatering kan du lage meningsfulle diagrammer eller grafer som hjelper deg å forstå dataene dine bedre. I dette eksemplet, la oss prøve å legge til et diagram for fullførte prosjekter; følg trinnene nedenfor:

  1. I beregningsarket ditt, se på celle B7 som vist ovenfor.
  2. For å plotte diagrammet ditt, start med å velge cellene D7 og E7.
  3. Gå deretter til Sett inn > Alle diagrammer > Sunburst- eller Donut-diagram.
  4. Når diagrammet kommer opp, klikker du på pluss (+) symbolet til høyre for å få tilgang til formateringsalternativer. Velge Diagramelementer som du ønsker.
  5. Klikk på ulike deler av diagrammet for å få opp formateringsalternativer som f.eks Formater dataserier, plottområde osv. Ved å bruke disse; du kan enkelt tilpasse farger, titler, kantlinjer og andre attributter for diagrammet ditt.
  6. Når dette er gjort, kan du kopiere og lime inn diagrammet på toppen av dashbordet og justere det deretter.

For de andre radene, velg de ønskede dataene i Beregninger ark og gjenta prosessen ovenfor for andre diagrammer eller grafer du ønsker å inkludere.

5. Legg til interaktive innstillinger og faner

Du kan enkelt legge til elementer som varmekart, ikoner, slicere og rullefelt til dashbordet for å gjøre det mer interessant, informativt og engasjerende for publikum. La oss se nærmere på noen av dem.

Sett inn skjærere for interaktivitet

Slicere er korte faner som lar deg filtrere dataene på dashbordet i sanntid. Slik legger du dem til på dashbordet:

  1. Velg cellene som inneholder dataene dine.
  2. Naviger til Sett inn-fanen > Filtre > Slicer.
  3. Velg typen slicer du ønsker fra rullegardinmenyen, og klikk deretter OK.
  4. For å justere dem horisontalt, klikk på Knapper seksjon i en egen Slicer-fane. Du kan også la dem være som de er, avhengig av hvordan du vil at dashbordet skal se ut.

For dashbordet vårt legger vi til slicere for overskriftene—Ledere og Prosjekter. Slik gjør du dette:

  1. Velg dataene i din Beregninger ark og velg disse alternativene fra rullegardinmenyen.
  2. Deretter må du koble slicere til pivottabellene dine. For å gjøre dette, høyreklikk på skjæremaskinen og klikk Rapporter tilkoblinger.
  3. I dialogboksen som vises, velg alle pivottabellene og pivotdiagrammene og klikk OK.

Rullefelt lar deg se oppdaterte data, noe som er nyttig hvis du ser på noe som endrer seg over tid.

  1. For å legge til en rullefelt, gå til Utvikler fanen. Husk at dette alternativet ikke er aktivert som standard.
  2. For å aktivere Utvikler-fanen, gå til Fil > Alternativer > Tilpass bånd.
  3. Under Hoved fanen, sjekk Utvikler eske.
  4. For å sette inn rullefeltet, gå til Utvikler-fanen > Sett inn > Skjemakontroller. Hold musen over alternativene og velg Rullefelt.
  5. Dra den og plasser den i raden eller kolonnen du ønsker i dashbordet

Legg til en hurtig (prosjekt) oversiktsfane

For å få en rask oversikt over prosjektdetaljer kan du importere dataene fra pivottabellen til dashbordet. Vi bruker INDEX-funksjonen, som vist nedenfor. Datamatrisen vår består av cellene B8 til K40 i Pivot Table-fanen.

For å hente opp dataene fra pivottabellen vår, legger vi inn funksjonen:

=INDEX('Pivottabeller'!$B$8:$K$40,'Pivottabeller'!$B$6 + RADER(Dashboard!$A$13:F17)-1,COLUMNS(Dashboard!$A$13:F17))

Nå ser dashbordet vårt omtrent slik ut:

Bruk betinget formatering

Nå som vi har opprettet en rask prosjektoversiktsfane, kan det være lurt å fremheve prosjektoppdateringsprosentene. Du kan enkelt bruk betinget formatering for å bruke fargeskalaer eller datafelter for å gjøre dette. Dette vil tillate deg å se på et øyeblikk hvilke prosjekter som er fullført og hvilke som trenger mer arbeid.

Her har vi brukt en trefarget skala for å fremheve fremdriften til individuelle prosjekter, som vist nedenfor:

Legg til varmekart for å se verdier mellom datoer

Varmekart er visualiseringsverktøy som kan være nyttige for å fremheve mønstre i dataene dine. Du kan for eksempel bruke et varmekart for å vise antall ganger besøkende klikket på forskjellige deler av nettsiden din.

Først må du lage en tabell med dataene du vil se kartlagt. I vårt eksempel har vi beregnet prosjektantallet mellom to datoer ved å bruke COUNTIFS-funksjonen, som vist nedenfor.

Du kan bruke betinget formatering for å bruke regler på ulike deler av tabellen. Det fullførte dashbordet vil se slik ut:

Interaktive Excel-dashbord: Analyser og kommuniser nøkkelberegninger

Excel-dashbord er en fin måte å visualisere data på, og vi håper denne veiledningen kan hjelpe deg med å lage en spesifikk for dine behov. Disse nyttige verktøyene er interaktive og dynamiske og kan hjelpe beslutningstakere med en rask og enkel analyse av relevante data.

Med bare en dash eller to kreativitet kan Excel-regneark gå langt utover normen, og du kan lage noe virkelig engasjerende og presentabelt.