Kanskje du er i en posisjon der du trenger å spørre kollegene dine om hjelp eller sende dem oppgaver, men du føler deg litt klosset med det - eller du bryr deg bare ikke om alle anropene og e-postene tilbake og frem. Hvorfor ikke opprette en prosjektforespørselstavle?
Selv om du kan registrere deg for et prosjektstyringsverktøy som ClickUp eller Asana og få medarbeiderne dine til å bli med deg, har du kanskje allerede tilgang til en enkel, gratis løsning – Google Sheets. Følg denne artikkelen for å lære hvordan du kan bygge et prosjektforespørselstavle ved å bruke dette vanlige regnearkverktøyet.
Opprette en planoppsett for prosjektforespørsel i Google Sheets
Målet med å lage en prosjektforespørselstavle er todelt. Det fungerer som en måte for deg å overvinne friksjonen forårsaket av delegering av oppgaver. I tillegg reduserer det kommunikasjon frem og tilbake, og sparer tid.
I hovedsak, med hver oppgave du legger til tavlen, vil du kartlegge alt kollegaen din trenger å vite for å fullføre den. Så du vil være konsekvent og lage en layout som ber deg legge til viktige detaljer hver gang. Detaljer som:
- Frister.
- Prioritet.
- Beskrivelser.
- Hvem er ansvarlig.
- Hvem tildeler det.
Siden hver arbeidsplass er forskjellig, kan det være noen tilleggsdetaljer du kan inkludere for å skreddersy den til teamets behov. Så, før du begynner, ta deg tid til å tenke over det. Hvis du ikke kommer på noen nå, kan du legge dem til senere, men husk at mindre er mer. Du vil ikke legge til noen unødvendige trinn.
For å komme i gang med prosjektforespørselstavlen, åpne et tomt dokument i Google Sheets. Skriv følgende titler, og eventuelle ekstramateriale du kommer på, øverst i regnearket:
- Oppgave– her vil du gi oppgaven en unik tittel.
- Beskrivelse– under denne tittelen vil du skrive et kort sammendrag av hva du trenger at de skal gjøre. For å holde ting ryddig, bruk Klipp i din Tekstbryting innstillinger for å legge tekst under neste celle.
- Oppdragstaker– det er her du skal tagge kollegaen du overlater oppgaven til.
- Prioritet– her kan du vise hvor viktig det er.
- Forfaller– Dette vil kommunisere oppgavens frist.
- Status– teamet ditt bruker denne kolonnen for å dele fremgang.
- Laget av— delegatoren vil sette navnet sitt her slik at mottakerne vet hvem oppgaven og informasjonen kommer fra.
Hjelp titlene dine til å skille seg ut ved å markere dem med fet skrift og legge til en bakgrunnsfarge på raden. Du kan også fryse den øverste raden i Google-arket ditt ved å markere det og gå til Utsikt i toppmenyen, Fryse, og så 1 rad.
Legger til statusknapper i Google Sheets
Ved å legge til en statusknapp på prosjektforespørselstavlen får du og kollegene dine en rask måte å dele fremgang på. Det er også en fin måte å få en rask oversikt over alles arbeidsmengde og identifisere om noen kan bruke en ekstra hånd. Noen eksempler på status du kan bruke er:
- Å gjøre.
- Driver med.
- Ferdig.
- Sittende fast.
- På vent.
- Til vurdering.
Du kan opprette en fungerende statusknapp, omtrent som de du finner i prosjektstyringsprogramvare som ClickUp og Asana, ved å legge til en rullegardinmeny på arket ditt. Å gjøre dette:
- Fremhev statuskolonnen din. Holde CTRL eller CMD og klikk på tittelcellen for å fjerne merket.
- Gå til Data i toppmenyen.
- Klikk Datavalidering, og et sidefelt åpnes.
- Under Kriterier, sørg for at du har Fall ned valgt.
- Fyll inn alternativene dine i tekstfeltene nedenfor ved å bruke Legg til et annet element knappen for å opprette flere plasser.
- Tildel hver enkelt fargen du ønsker.
- Truffet Ferdig.
Nå har du en meny som teamet ditt kan bruke for å vise statusen til en oppgave. Det er en redigeringsknapp nederst på listen, men den fungerer bare for den valgte cellen. For å endre alle statusknappene dine, gå tilbake til datavalideringsmenyen og velg regelen du vil redigere fra sidefeltet.
Gjenta disse trinnene for å legge til raske alternativer til din Prioritet, Oppdragstaker, og Laget av kolonner hvis du vil.
Hvis du bare tagger eller nevner noen i arket, sender ikke Google et varsel. Når du tildeler noen til et prosjekt, kan du gi dem beskjed ved å følge disse trinnene:
- Velg navnet på oppgaven du vil overlevere til dem.
- Høyreklikk og velg Kommentar eller gå til snakkebobleikonet på verktøylinjen.
- Skriv @ og deretter navnet eller e-postadressen deres – hvis du vil, kan du også inkludere en melding her.
- Klikk på Tildele.
Nå, hvis kollegaen din har spørsmål, kan de legge dem til som en kommentar i samme tråd. Ved å holde all kommunikasjon om oppgaven på samme sted som du tildelte den, vet dere begge nøyaktig hvor du finner samtalen igjen senere hvis noen trenger en oppfriskning.
Bruke versjonsloggen i Google Sheets
Siden det vil være mer enn én person som bruker arket, er det bra at du har en sikkerhetskopi, i tilfelle noen ved et uhell sletter eller skriver over viktig informasjon. Øverst på arket ditt vil du legge merke til en hyperkobling som angir at den siste redigeringen skjedde. Klikk på dette, og du vil se sikkerhetskopier fra tidligere arbeidsøkter og endringene som fant sted.
Bruker versjonsloggen i Google Regneark er nyttig fordi du kan se dine tidligere prosjekter og notater hvis du trenger en oversikt over dem. Men du kan også gå tilbake til en tidligere versjon hvis arket ditt blir rotet på en eller annen måte - det skjer.
Merk: Hvis du vil ha en mer direkte oversikt over fullførte oppgaver, legg til et nytt ark i dokumentet ditt ved å bruke pluss-symbolet nederst til venstre på skjermen og klipp og lim inn radene dine der når statusen endres til Ferdig.
Få samarbeid med Google Sheets
Å lage en prosjektforespørselstavle i Google Sheets er en utmerket måte å spare tid på når du delegerer og samarbeider om oppgaver. Ikke bare blir det mindre frem og tilbake, men alle vil vite hvor de kan finne informasjonen for oppgaver, og ha alt på ett sted.
Det hjelper deg også med å unngå noe av det vanskelige du kan føle med å be om hjelp eller dele ut oppgaver. Du vil bli mer komfortabel med det etter hvert.
