Hvis oppgavene dine hoper seg opp mens fristen nærmer seg, og du føler deg overveldet, kan det hende du ikke administrerer tiden din effektivt.
De fleste av oss gjør grufulle tidsstyringsfeil som ikke bare koster oss de dyrebare timene våre, men som også resulterer i økt angst, stress og en avsporende balanse mellom arbeid og privatliv.
La oss se på noen av de vanligste tidsstyringsfeilene og hvordan du unngår dem for å øke produktiviteten vår:
1. Setter ikke mål
Å jobbe målløst uten et mål i tankene kan resultere i mangel på motivasjon og produktivitet. Du gir lett etter for distraksjoner og disponerer ikke tiden din godt.
Hvordan unngå det?
Å sette mål og forplikte seg til dem gir deg retning og motiverer deg til å fullføre oppgavene dine. Du blir mer fokusert og administrerer tiden og ressursene dine bedre for å nå dine mål.
Men husk at ikke alle mål er like. SMART-mål (spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte) gir bedre resultater enn uspesifikke mål. Flere studier støtter påstanden. En slik
studie utført i banksektoren i Cape Coast Metropolis fant ut at det å sette spesifikke og utfordrende (men likevel oppnåelige) mål bidro til å øke ansattes ytelse.Så i stedet for å ha "å fullføre min første roman" som mål, bruk dens SMART-variant, dvs. "å fullføre minst ett kapittel av min første roman hver måned". Sistnevnte er mer spesifikk, utfordrer deg og setter en tidsbegrensning for målet ditt.
2. Ikke prioritering
Hvis du ikke har en oppgaveliste som hjelper deg med å holde deg på toppen av oppgavene, vil du finne deg selv å hoppe på dem tilfeldig. På slutten av dagen vil du fortsatt ha mange ugjorte oppgaver og frustrasjon. Det er ikke det at det ikke er nok tid, men det at du ikke disponerer tiden din godt.
Hvordan unngå det?
Å ha en oppgaveliste hjelper deg med å prioritere oppgavene dine og administrere tiden din godt ved å tildele tid på grunnlag av viktigheten og det haster med oppgavene dine. Slik går du frem:
- Finn en app for å liste opp og prioritere oppgavene dine som passer dine behov.
- Skriv ned alle oppgavene du må gjøre på en dag eller uke i oppgavelisten din.
- Ranger dem på grunnlag av deres betydning og haster ved å bruke et rangeringssystem.
- Ranger de viktigste og mest presserende oppgavene øverst, mens de minst viktige og presserende oppgavene forblir nederst.
- Start med de viktigste og mest presserende oppgavene og flytt nedover på listen.
3. Ikke sporingstid
Hvis du starter et prosjekt uten å vurdere hvor mye tid det vil ta, er det mulig å ta opp mer tid enn nødvendig. Eller du kan bli overmodig og ta opp mer enn du klarer, uten å ha nok tid til å fullføre det. Med mindre tid på hendene vil du ikke bare være i stand til å overholde tidsfrister, men arbeidet som produseres vil sannsynligvis være undermål.
Hvordan unngå det?
Vurder alltid hvor mye tid et bestemt prosjekt bør ta, og bestrebe å fullføre prosjektet innenfor den tidsrammen (sørg for å gi deg selv ekstra tid til korte pauser). Du burde bruk en tidssporingsapp for å spore hvor mye tid du bruker på et prosjekt eller oppgave.
Når du vet hvor mye tid (i gjennomsnitt) en bestemt oppgave tar, kan du planlegge oppgavene dine mer effektivt. Gjør dette nok ganger, og du får et detaljert loggark over tiden brukt på ulike oppgaver på en bestemt dag/uke/måned.
Når du har det, kan du finne ut hvilke gjentakende oppgaver som tar mest tid, og tenke på løsninger for å gjøre dem mer effektivt eller automatisere dem for å spare mer tid. Internett vrimler av gratis apper for tidssporing du kan bruke til å spore prosjektene dine for bedre tidsstyring.
4. utsette
Utsettelse er et stort hinder for å jobbe, spesielt når du må fullføre en vanskelig eller kjedelig oppgave. Legg til det en blanding av overbevisende distraksjoner, for eksempel smarttelefonen din, og du har den perfekte oppskriften på utsettelse.
Du vil slappe av, gi etter for distraksjoner og kaste bort tiden din til fristen nærmer seg. Utsettere har alltid kort tid, bak tidsfristene og har liten eller ingen balanse mellom arbeid og privatliv.
Hvordan unngå det?
En fin måte å unngå utsettelse er å dele et stort prosjekt i mindre, mer håndterbare oppgaver. Hvis du for eksempel trenger å skrive en artikkel på 2000 ord, i stedet for å grue deg til å skrive hele artikkelen, del det ned i underoppgaver: disposisjon, introduksjon, underoverskrift 1, underoverskrift 2, underoverskrift 3, og konklusjon.
Tildel deg selv tidsluker for hver av disse mindre oppgavene og forplikt deg til dem. Du vil føle deg mer motivert til å fullføre disse mindre oppgavene og mindre sannsynlighet for å utsette. En annen flott metode for å overvinne utsettelse er å bruke Pomodoro-teknikken. Pomodoro-teknikken følger et lignende konsept.
Slik kan du bruke Pomodoro-teknikken:
- Del opp et prosjekt i mindre oppgaver
- Få en tidtaker og still den til 25 minutter
- Gi deg selv 25 minutter og arbeid med én enkelt deloppgave
- Ta en pause på 5 minutter når timeren ringer (etter 25 minutter)
- Fullfør fire 25-minutters sykluser og ta deretter en halvtimes pause
5. Planlegging ineffektivt
Har du lagt merke til at noen dager ikke er like produktive som andre? Det er fordi energinivåene våre varierer gjennom uken. Ikke nok med det, forskjellige mennesker har forskjellige energinivåer gjennom dagen.
Hvis du ikke vurderer de mest produktive timene dine mens du planlegger, er det en sjanse for at du kan finne deg selv med de viktigste oppgavene som venter, med lite tid og energi igjen.
Hvordan unngå det?
Er du en natteravn eller en tidlig fugl? Evaluer hvordan du jobber og finn ut de mest effektive timene dine. Når du vet hvilke timer du er mest produktiv, planlegg prosjektene dine deretter.
Tildel dine mest produktive timer til de viktigste (og intensive) oppgavene mens du holder mindre viktige (eller mindre intensive) oppgaver, for eksempel å svare på e-post eller sette opp møter, for de gjenværende arbeidstimer. Det er flere kalenderapper der ute som kan hjelpe deg med å planlegge effektivt; finn den som best dekker dine behov.
6. Å gi etter for distraksjoner
EN Juni 2020-undersøkelse fra Statista avslørte at 53,7 prosent av folk som jobber hjemmefra trodde at smarttelefonen deres var den største årsaken til distraksjon. Hvor ofte har du funnet deg selv i arbeid og plutselig begynner telefonen å surre? Du blir distrahert og er nå tvunget til å sjekke telefonen din.
Enten det er en e-post fra en klient, en melding fra kollegaen din eller et tilfeldig varsel fra Facebook, Twitter eller Instagram; distraksjoner kan koste deg en god del av arbeidstiden.
Hvordan unngå det?
Alt kommer ned til effektiv planlegging. Sett opp tidsluker for arbeid, sjekk av e-post, fritid osv. Når det er på tide å jobbe, legg telefonen til side (i flymodus), helst i et annet rom, og sett deg på jobb.
Siden den største kilden til distraksjon nå er ute av veien, blir det mye mer sannsynlig og lettere å fokusere på arbeidet ditt. Siden du legger alt fokus og oppmerksomhet på én enkelt oppgave, er det mindre sannsynlig at du gjør feil og mer sannsynlig at du får oppgaven utført effektivt.
Hva om å sette telefonen i flymodus ikke har fungert for deg? Hva om tankene dine vandrer mot sosiale medier, og du er tvunget til å ta opp telefonen for å sjekke e-post eller bla gjennom Facebook-feeden din direkte på den bærbare datamaskinen? Hvis det er deg, prøv bruke Freedom-appen for å bli kvitt distraksjoner, overvinne utsettelse, og oppnå mer.
Slipp løs potensialet ditt
Mens du fokuserer på hvordan du kan administrere tiden din bedre, er det lett å miste oversikten over hvorfor du administrerer tiden din i utgangspunktet, det vil si å få gjort mer arbeid.
Det er meningsløst å navigere i en mengde produktivitetsapper hver dag uten å få gjort mer arbeid. Finn ut hva som fungerer for deg og hold deg til det, uten å miste det større bildet av syne. Men for å finne ut hva som fungerer for deg, er det viktig å forstå dine behov for tidsstyring.