7 tips for oppgavestyring for å forbedre produktiviteten

Dine daglige oppgaver er grunnlaget for din suksess, og representerer de trinnvise handlingene som trengs for å nå dine personlige og profesjonelle mål. Med andre ord er den tilsynelatende uendelige oppgavelisten din veikartet for å vinne, så effektiv håndtering av disse oppgavene er avgjørende.

Selv om du kanskje skynder deg å bruke den beste produktivitetsappen for å organisere de daglige oppgavene dine, noe som ikke er et dårlig trekk, er det mer bærekraftig og effektivt å forbedre ferdighetene dine med oppgaveledelse i det lange løp. Denne artikkelen vil dekke noen oppgavehåndteringstips for å forbedre produktiviteten.

1. Kjenn din kronotype

Er du en natteravn eller en tidlig fugl? Synes du det er lettere å fokusere om morgenen eller sent på kvelden? Vi har alle en naturlig tilbøyelighet til å sovne og være våken i bestemte perioder på dagen og natten. Og selv om populærkulturen ofte feirer tidlige oppgangere som mer produktive, er realiteten at én størrelse passer ikke alle.

Det er derfor Å kjenne kronotypen din kan øke produktiviteten, siden det lar deg planlegge oppgavene dine når du er mest produktiv. Derfor, lage en personlig arbeidsplan basert på kronotypen din, vil det gjøre det lettere å holde seg på toppen av oppgavene dine og oppnå topp ytelse.

Hvis du for eksempel er en natteravn, bør du planlegge å takle de mest utfordrende oppgavene dine i kveld når energinivåene dine er høyest, og setter deg i den beste posisjonen til å fullføre oppgavene dine tid.

2. Lag din prioritetsliste

Nå som du vet når du er mest produktiv, er det på tide prioriter oppgavene på gjøremålslistene dine ved hjelp av Eisenhower-matrisen. Dette tidsstyringssystemet hjelper deg med å prioritere oppgaver ved å kategorisere dem i fire kvadranter: haster og viktig, ikke haster men viktig, haster men uviktig, og ikke haster og uviktig oppgaver.

Organisering av gjøremålslistene dine basert på disse kategoriene gjør det lettere å identifisere hvilke oppgaver som bør prioriteres og hvilke som kan delegeres eller utsettes. På denne måten kan du planlegge de viktigste og mest presserende oppgavene når du er mest produktiv, noe som gir deg best sjanse til å fullføre dem i tide.

Som programmerer kan du for eksempel planlegge kodingsoppgavene dine for når du er mest våken og svare på e-poster når energinivået er lavt.

3. "Spis den frosken!"

Eating That Frog er det neste oppgavebehandlingstipset for å øke produktiviteten din! Og nei, vi snakker ikke om bokstavelige frosker! Brian Tracy populariserte denne setningen i sin bok med samme navn, og denne livlige metaforen beskriver hvordan du takler den mest utfordrende oppgaven din om morgenen.

Dette er en av de beste måtene å overvinne utsettelse, siden du ofte kan føle deg stresset eller overveldet når du står overfor den mest utfordrende oppgaven din. Ved å spise den største frosken først, vil den følelsen av frykt bli til en følelse av prestasjon, øke selvtilliten din og gi deg motivasjon og momentum til å drive gjennom resten av din oppgaver.

Du kan bruke Eat That Frog-metoden ved å bruke Todoist. Men selv om det anbefales å takle de mest utfordrende oppgavene dine om morgenen, kan den beste tiden din være forskjellig avhengig av kronotypen din, som vi allerede har diskutert. Når det er sagt, kan du fortsatt bruke denne metoden ved å planlegge de mest utfordrende oppgavene når du er mest energisk og produktiv.

4. Bruk Parkinsons lov til din fordel

Utsettelse er en av de vanligste produktivitetsmorderne de fleste sliter med på et tidspunkt. En av hovedårsakene til at du ofte utsetter oppgaver til siste øyeblikk, er at det ikke er noen følelse av at det haster eller deadline. Det er fordi disse oppgavene kan utvides for å fylle tiden du har tilgjengelig for dem – Parkinsons lov.

Den gode nyheten er at du kan bli mer produktiv ved å bruke Parkinsons lov til din fordel. Hvordan? Først må du alltid bryte ned store eller komplekse prosjekter i mindre oppgaver, slik at de virker mindre overveldende og lettere å takle.

Sett deretter en streng tidsfrist for hver oppgave. Dette skaper en følelse av at det haster, motiverer deg til å fullføre oppgaven før fristen og reduserer utsettelse. Dette hacket vil hjelpe deg med å administrere oppgavene dine mer effektivt og sikre at du ikke faller bak på oppgavelistene dine.

5. Øv på single-tasking

Multitasking, eller mer nøyaktig, kontekstbytte, er en av de vanene som virker effektive, men som faktisk er veldig drenerende og uproduktive. Selv om det overveldende antall oppgaver på oppgavelisten din kan gjøre det fristende å prøve å gjøre flere oppgaver samtidig, har du bare så mye fokus og energi som kan brukes på en gitt oppgave.

Dette øker sannsynligheten for å gjøre feil, noe som fører til bortkastet tid og krefter. På den andre siden, å mestre enkeltoppgaver vil forbedre produktiviteten din, slik at du kan vie din fulle oppmerksomhet til en oppgave inntil den er fullført. Dette minimerer distraksjoner, hjelper deg å holde fokus og gir deg muligheten til å gjøre ditt beste arbeid.

En av de beste måtene å trene enkeltoppgave på er å sette en fast tidsbegrensning for å fokusere på en oppgave og deretter ta en pause. Denne tidsstyringsteknikken kalles Pomodoro-metoden, og det er en effektiv måte å få mest mulig ut av tiden din.

6. Automatiser verdslige oppgaver

Så, hva skjer med de oppgavene med lav verdi som ikke kom til toppen av prioriteringslisten din? Tenk på oppgaver som å planlegge møter eller ta minutter under konferansesamtaler – vi vedder på at du fortsatt trenger å gjøre dem, ikke sant?

Den beste måten å administrere disse oppgavene på er å automatisere dem. Heldigvis er det flere apper du kan bruke til å automatisere hverdagslige oppgaver, for eksempel IFTTT eller Zapier. Dette vil frigjøre tid og energi til mer verdifulle og tidssensitive oppgaver og hjelpe deg å bli mer produktiv.

7. Bruk riktig oppgavebehandlingsprogramvare

Det er vel og bra å utnytte alle oppgavehåndteringstipsene nevnt ovenfor, men du kan fortsatt slite med å holde deg produktiv uten riktig programvare for å hjelpe deg med å administrere oppgavene dine. Med tanke på mangfoldet av oppgavestyringsverktøy som lover å gjøre deg til et produktivitetskraftverk over natten, kan det være skremmende å velge det riktige alternativet.

Så hvordan kan du velg riktig verktøy for oppgavebehandling på nettet? Det første du må gjøre er å vurdere dine behov. Dette avhenger av yrket ditt, arbeidsstil og preferanser, teamstørrelse og mer. Å vurdere behovene dine gjør det mye enklere å sammenligne ulike oppgavebehandlingsverktøy for å finne det beste alternativet for deg.

Få mer gjort på kortere tid med disse tipsene

Å forbedre ferdighetene dine for oppgavehåndtering er nøkkelen til å ta produktiviteten til neste nivå. Enten du er prosjektleder eller student, vil bruk av de riktige oppgavehåndteringsteknikkene hjelpe deg å oppnå mer på kortere tid. Ved å inkludere disse oppgavehåndteringstipsene i din daglige rutine, kan du sikre at du krysser av for alle elementene på oppgavelisten din.