Å bruke Kanban-tavler for prosjektene dine er en fin måte å strømlinjeforme prosessen og øke produktiviteten. Enten du jobber med et team eller går solo, representerer Kanban-tavler visuelt fremgangen din, noe som gjør det enklere å administrere.
Denne artikkelen gir en trinn-for-trinn-veiledning om hvordan du oppretter og bruker et Kanban-tavle i Excel.
Opprette en backlog for Kanban-styret
La oss starte med å åpne en ny Excel-arbeidsbok. Når den er åpnet, finner du en fane som heter Ark 1 nederst i arbeidsboken. Dobbeltklikk på fanen, og du får en Gi nytt navn til ark pop-up. Gi nytt navn til arket til Etterslep.
Vi vil bruke dette arket til å sette opp en ettersleptabell over alle arbeidsflytoppgavene som vil danne grunnlaget for Kanban-styret.
For å opprette en backlog, følg trinnene nedenfor:
- Velg de første cellene i de to øverste radene og slå dem sammen ved å klikke på Slå sammen ikonet på verktøylinjen.
- Nå Skriv Etterslep inne i de sammenslåtte cellene for å gi tabellen en tittel.
- Juster skriftstørrelsen, cellefargen og titteltekstjusteringen etter din smak.
- Siden vi lager et enkelt Kanban-tavle, legger vi til to kolonner til backloggen vår (under tittelen): Oppgavetittel og Oppgavebeskrivelse. (For en mer detaljert etterslep, legg til de nødvendige kolonnene).
- For å legge til kantlinjer i tabellen, velg 12 rader (eller så mange som nødvendig) under Oppgavetittel kolonne. Gå til Grenser ikonet (ved siden av Dristig ikon) og klikk på rullegardinpilen. Velg Utenfor grenser alternativ.
- Gjør det samme for radene under Oppgavebeskrivelse kolonne.
Backlog-tabellen din er klar. Alt du trenger å gjøre nå er å fylle den opp, og du bør ha noe sånt som dette:
Opprette Kanban-styret
Nå som vi har etterslepet vår, er det på tide å lage Kanban-tavlen vi skal bruke i Kanban-tavlen. For det, klikk på Plus tegn nederst på arket for å opprette og åpne et nytt ark.
I det nye arket, la oss lage et Kanban-brett ved å følge trinnene nedenfor:
- Lag brettets tittel ved å slå sammen de øverste cellene og skrive inn tittelen. Du kan justere skriftstørrelsen og cellefargen etter eget ønske.
- Siden vi sikter på enkelhet her, vil vi bare legge til tre brettseksjoner, dvs. Å gjøre, I prosess, og Ferdig. (Du kan legge til flere seksjoner hvis arbeidsflyten din har flere faser).
- Legg til tykke kanter til Kanban-brettseksjonene ved å bruke Grenser ikon.
Kanban-brettet er stort sett klart, så vi går videre til å lage kortene.
Opprette Kanban-kort
Følg trinnene nedenfor for å lage Kanban-kort:
- Høyreklikk på radoverskriften og velg Radhøyde.
- Et popup-vindu åpnes der du må angi ønsket høyde; 25 i vårt tilfelle.
- Juster på samme måte radhøyden på raden under til 50 og den under til 25.
- Du får et kort som består av 3 celler med radhøydene som følger: 25:50:25
- Velg hver av de tre cellene på Kanban-kortet og legg til grenser ved å gå til Grenser ikonet og velge Tykke utenfor grenser.
- Kopier det nyopprettede kortet for å lage så mange kort du vil.
- Du vil legge merke til at cellestørrelsene blir satt til standard. Så du må justere cellestørrelsene en etter en.
- For å gjøre det raskere, trykk Ctrl og velg alle cellene som må ha en radhøyde på 25. Høyreklikk nå på en av overskriftene til de valgte radene og juster radhøyden (som tidligere nevnt). Alle valgte rader vil nå ha en radhøyde på 25.
- Gjenta samme prosess for alle cellene som trenger en radhøyde på 50.
- Sett en tykk kant rundt området rundt kortene og fyll den med en bakgrunnsfarge for å gjøre det estetisk tiltalende.
For å koble dataene i backloggen vår til Kanban-kortene, følg trinnene nedenfor:
Legge til oppgavetitler til Kanban-kortene
For å få oppgavetittelen på vår første oppgave fra Etterslep ark:
- Velg den øverste cellen (B5) av det første kortet og skriv =.
- Gå til Etterslep ark og velg den første cellen (C4) under Oppgavetittel kolonne.
- Gå tilbake til Kanban Board-arket, og du vil se følgende formel:
=Backlog! C4
- Trykk og enter, og det vil returnere dataene i cellen (C4) av Backlog-arket (det vil si Forskning i vårt tilfelle).
- Kopier formelen =Backlog! C4 i de øverste cellene på de resterende Kanban-kortene og endre cellenummeret for hvert kort. Så formelen ville være =Backlog! C5 (tilsvarer den andre oppgavetittelen) for det andre kortet og =Backlog! C6 for den tredje oppgavetittelen, og så videre. Kanban-kortene skal se slik ut:
Bruke betinget formatering for å gjøre kortene tiltalende
Du vil se at de øverste cellene på alle kortene nå returnerer verdiene til Oppgavetitler kolonne fra Etterslep ark. Imidlertid returnerer noen få kort (i vårt tilfelle de to siste) 0 i de øverste cellene fordi det ikke er noen verdi i de tilsvarende cellene i Etterslep. For å gjøre kortene visuelt tiltalende, gjør vi det bruk betinget formatering i Excel for å formatere data og fjern 0s:
- Velg alle de øverste cellene på Kanban-kortene og gå til Betinget formatering > Sett ny regel.
- I Betinget formatering fanen, velg celleverdien lik 0, endre skriftfarge til hvit, og klikk ferdig.
Legge til oppgavebeskrivelser til Kanban-kortene
Vi vil følge en lignende tilnærming for å returnere oppgavebeskrivelsene fra Etterslep til midtcellene på Kanban-kortene. Bare denne gangen vil formlene være =Backlog! D4, =Backlog! D5, etc. Akkurat som med oppgavetitler, svarte cellene fra Etterslep vil returnere 0, som du kan fikse gjennom betinget formatering, som allerede nevnt.
Et annet problem du vil legge merke til når du legger til oppgavebeskrivelser til Kanban-kortene, er at teksten renner ut av cellene. For å forhindre dette, gjør vi det bryte tekst i Excel celler:
- Velg alle de midterste cellene på kortene.
- Klikk på Pakke inn ikonet (ved siden av Tilpasse ikon) på verktøylinjen.
Legger til siste finpuss
Selv om Kanban-kortene er klare (og knyttet til backlog), er her noen ekstra trinn for å gjøre dem enda bedre:
- Bruk den nederste cellen på kortene for å (manuelt) legge til oppgaven.
- Juster celledataene i midten av cellen ved å bruke Tilpasse ikon.
- Fjern rutenettet: Gå til verktøylinjen, klikk på Utsikt og fjern avmerkingen i boksen ved siden av Rutenett for å fjerne dem.
Lage flyttbare Kanban-kort
Hvis du har fulgt trinnene til nå, bør du ha oppgavereserven, Kanban-tavlen og Kanban-kortene klare. Men du vil ikke enkelt kunne flytte disse kortene over hele brettet. Følg trinnene nedenfor for å gjøre Kanban-kortene flyttbare:
- Kopier Kanban-kortet du vil plassere på brettet.
- Høyreklikk på brettet der du vil plassere kortet.
- Gå til Lim inn spesial og velg Linket bilde alternativet (som er det siste alternativet under Andre innlimingsalternativer).
- Følg samme prosedyre for andre Kanban-kort.
Maksimer effektiviteten ved å bruke Kanban-brett
Nå som du har en grunnleggende struktur for Kanban-brettet ditt, er det opp til deg å tilpasse det for å passe dine prosjektkrav. En fin måte å maksimere potensialet til Kanban-teknikken er å kombinere den med en annen produktivitetsstrategi, for eksempel GTD-metoden.