Hvordan bruke ChatGPT for å skrive vanskelige e-poster på jobben

Vanskelige e-poster er uunngåelige på et tidspunkt i karrieren din. Enten det er å si nei til å ta på seg flere prosjekter eller be om fri, kan det være angstfremkallende å skrive e-posten og deretter finne motet til å trykke send.

ChatGPT har vært kjent for å hjelpe folk med å skrive følgebrev og CV, så du lurer kanskje på om det kan hjelpe deg med å skrive vanskelige e-poster også. Hvis du gir AI tilstrekkelig informasjon, kan du få innhold som kan brukes som grunnlag for e-posten din. ChatGPT kan hjelpe deg med å fokusere på meldingen uten noen av følelsene du opplever.

Trinn 1: Åpne ChatGPT

Du er klar til å begynne hvis du allerede har en konto hos ChatGPT. Hvis du er ny på ChatGPT, kan du opprette en konto ved å bruke e-posten eller Google-kontoen din. Hvis du registrerer deg for en ny konto, bør du ha mobiltelefonen din i nærheten, siden plattformen vil sende deg en bekreftelseskode for å komme i gang.

Trinn 2: Introduser deg selv og din rolle i organisasjonen

Før du ber ChatGPT om å skrive jobbrelaterte e-poster, bør du introdusere deg selv, jobben din og ditt ansvar for plattformen. ChatGPT vil bruke informasjonen du gir til å lage e-postene den tilbyr.

Når du sender inn introduksjonen, vil plattformen svare og gi deg beskjed om den viktige informasjonen den fikk fra introduksjonen. Hvis dette er første gang du jobber med plattformen, vil du sette pris på den positive tilbakemeldingen den gir deg når du introduserer deg selv.

Her er et eksempel på en introduksjon:

Her er ChatGPTs svar:

Trinn 3: Be ChatGPT om å skrive e-posten du vil ha

Når du har fortalt ChatGPT om jobben din og hvem du jobber for, er den klar til å lage de utfordrende e-postene du trenger hjelp til å skrive. Du vil bli positivt overrasket over hvor raskt AI lager e-poster du kan jobbe med.

Oppsigelses-e-post

Enten du er spent på neste trinn i karrieren eller slutter fordi du er lei av dine nåværende omstendigheter, kan det være vanskelig å skrive en oppsigelses-e-post. Du vil ikke brenne noen broer, så du ønsker å forlate positivt.

Ikke glem at du kan trenge referanser i fremtiden, og du vil være trygg når du oppgir navnene på folk du har jobbet med. Oppsigelsesbrevet ditt er ikke tiden for å si noe om ledelsen, feriepolitikken eller klage på kollegene dine; det handler om å gi arbeidsgiver beskjed.

Ovenfor ser du et ChatGPT-generert oppsigelsesbrev som sier farvel og forteller ledelsen at du vil samarbeide med dem for å gjøre overgangen så smidig som mulig. Vil du si opp jobben din? Her er noen økonomiske hensyn å forberede seg på.

E-post for å la veilederen din vite at du ikke kommer til å overholde fristen

Hvis du har problemer med å overholde en frist, er det best å informere din overordnede eller leder så snart som mulig. Når ledelsen er klar over at du ikke klarer å overholde fristen, kan de kanskje gjøre justeringer som lar deg overholde fristen.

Når andre personer eller neste trinn avhenger av at du overholder fristen, kan alt stoppe til oppgaven er fullført. Å la folk som stoler på deg vite at du ikke kommer til å overholde fristen før heller enn senere, kan hjelpe deg med å bevare relasjonene til ledelsen og teamet ditt.

E-post for å be om nødpermisjon

Du føler deg allerede stresset over situasjonen som forårsaket behovet for permisjonsforespørselen, og å fokusere på å skrive en e-post er det siste du tenker på. For å håndtere nødssituasjonen din, må du skrive en e-post til din leder eller veileder og be om permisjon.

Selv om du allerede har diskutert permisjonen med lederen din, kan det hende du må sende inn noe skriftlig til dem. Vær realistisk om hvor mye tid du trenger, og sett rimelige forventninger til arbeidsgiveren din om når du forventer å komme tilbake på jobb.

Siden det er en sannsynlighet for at dette er en forespørsel i siste liten, kan det være lurt å angi hvordan du kan nås hvis du planlegger å være utenfor byen. Du kan også forsikre din leder eller overordnede om at du vil sjekke e-poster og taleposter regelmessig for å holde deg oppdatert på dine ansvarsområder.

E-post for å si "Nei" til et prosjekt

Mens du kanskje vil svare på en forespørsel om å ta på seg et annet prosjekt med en “tuller du med meg?”, kan det være bedre om du reagerer taktfullt. Du bør sende e-posten raskt, spesielt hvis du pleier å si ja til alt.

Hvis du venter for lenge med å sende e-posten, kan du finne grunner som overbeviser deg til å si ja, selv når intuisjonen din forteller deg at det ikke er en god idé, og du allerede har mye på tallerkenen din. Du må sørge for at e-posten ikke ser ut som om du rett og slett ikke vil gjøre jobben.

Endre e-posten ChatGPT genererer for å samsvare med organisasjonens retningslinjer og passe personen som sendte forespørselen. En e-post til veilederen din vil være mer formell enn en e-post til en kollega. Hvis du trenger å jobbe med dette, kan du være interessert i å lære hvordan si "nei" på jobb høflig.

E-post for å få klarhet i organisatoriske prioriteringer

Noen ganger kan vi bli overveldet av pliktene våre og ikke vite hvor vi skal begynne. I stedet for å prøve å finne ut av det selvstendig, er det mest produktive du kan gjøre å spørre din leder eller veileder hva de vil at du skal fokusere på.

Å be om hjelp kan være skummelt, siden vi ikke vil fremstå som om vi ikke vet hva vi gjør. Det er bedre å spørre lederskap enn å anta. Du tenker kanskje at noe bør prioriteres, men det er kanskje ikke det som er avgjørende for organisasjonen.

I stedet for å kaste bort tiden din på et prosjekt som ikke er en prioritet for organisasjonen, er det best å søke bekreftelse. Trenger du hjelp til å prioritere, kan du være interessert i de beste appene du kan bruke til å prioritere oppgaver på jobben.

Trinn 4: Se gjennom og rediger e-postene ChatGPT oppretter

Når ChatGPT oppretter en e-post ved å bruke ledeteksten din, bør du gå gjennom den og gjøre de nødvendige endringene. Noen av tingene nevnt i utkastet gjelder kanskje ikke for deg, og AI kan gå glipp av viktig informasjon som du vil inkludere.

Trinn 5: Send e-posten

Dette er sannsynligvis den mest utfordrende delen av å skrive en vanskelig e-post. Slutt å bekymre deg for reaksjonen, og send den! Før du trykker send, vil du kanskje lære deg feil som får en bedrifts-e-post til å se uprofesjonell ut.

Vanskelige e-poster må sendes

Å sende e-poster av negativ karakter kan være utfordrende, men de må gjøres. Å unngå komplekse emner kan forårsake flere problemer enn å ta opp dem skaper. Selv om det å skrive en vanskelig e-post kan forårsake angst, vil du føle deg bedre når du trykker på send.

Din leder eller overordnede er kanskje ikke fornøyd med meldingen, men de vil sette pris på at du forteller dem hva som skjer med tilstrekkelig varsel. Å håndtere konflikter er kanskje ikke din favoritt ting å gjøre, men det er viktig å håndtere det effektivt. Konflikthåndtering er en essensiell ferdighet å lære profesjonelt og personlig.