Hvorfor du trenger en produktivitetsplan og hvordan lage en

Hustle-kulturen har fått oss alle til å tenke at vi må sette vårt siste sekund i arbeid hvis vi ønsker å nå våre økonomiske (eller selvforbedrings-) mål. Ikke bare er det skadelig for vår mentale og fysiske helse, men det er også kontraproduktivt.

Når det eneste du tenker på er å "få mer gjort", savner du ofte effektivitet og nøyaktighet. Selv om du legger ned flere timer, får du ikke gjort så mye arbeid. Det er fordi du ikke planlegger.

Vi er alle klar over viktigheten av å planlegge for å lykkes med ethvert prosjekt, men når det kommer til produktivitet, hopper vi rett inn i det uten mye omtanke. Det er nettopp derfor vi ofte mislykkes med produktivitetsmålene våre.

Hva er en produktivitetsplan, og hvorfor er det viktig å ha en?

Selv om begrepet "produktivitetsplan" er selvforklarende, er det viktig å gi det en klar og kortfattet definisjon for å vite nøyaktig hva begrepet innebærer:

En produktivitetsplan skisserer målene dine (både kortsiktige og langsiktige) og planlegger dem strategisk gjennom dagene, ukene eller månedene for å øke produktiviteten samtidig som du tar tak i viktige hindringer produktivitet.

Har du noen gang lurt på hvorfor det ikke har vært fruktbart å se YouTube-videoer om produktivitetshack sent på kvelden eller lese artikler om å forbedre produktiviteten? Det er ikke fordi alle disse artiklene og videoene gir feil tips og strategier.

Vi har alle forskjellige tankesett, mål og problemer; hver av oss har en annen arbeidsstil og kommer fra forskjellige bakgrunner. Disse internettartiklene og videoene er generaliserte og tar ikke opp vårt unike sett med problemer og hindringer for produktivitet.

Med en riktig produktivitetsplan til din disposisjon, trenger du ikke å hoppe blindt fra en oppgave til den neste. Du vil ha et riktig veikart for dagen (uke eller måned), noe som gjør deg mer fokusert på målene dine og mindre sannsynlighet for å bli distrahert. Planlegging for produktivitet gir deg en følelse av kontroll, noe som gjør det mindre sannsynlig at du føler deg overveldet eller stresset.

Hvordan lage en produktivitetsplan

Produktivitetsplanlegging er ikke rakettvitenskap. Alt du trenger er å komme inn i den riktige holdningen, huske målene dine og sette ut med et åpent sinn. Du må kaste alle produktivitetsdogmene om å "våkne klokken 04.00" eller "ta kalde dusjer" ut av vinduet og se hva som fungerer for deg.

Siden en produktivitetsplan er unik for dine mål, temperament og tankesett, er det ingen strenge retningslinjer for hvordan du lager en. Følgende trinn gir imidlertid et fleksibelt veikart over prosessen som du kan bruke:

1. Sett SMART-mål

Målløs gåing kommer deg ingen vei. Å ha oversikt over dine mål og oppgaver gjør det lettere å gå fra en oppgave til den neste. Derfor er det viktig å sette SMART-mål, da de hjelper deg med å spore fremgang, forbedre motivasjonen og øke produktiviteten.

Når du har målene dine på papiret, tenk på alt du trenger å gjøre for å nå dem. Dette kan inkludere oppgaver om jobben eller forretningsmålene dine, vaner for selvforbedring, personlige prosjekter eller daglige oppgaver. Start med alt du tenker på, uansett hvor trivielt det virker, og grupper dem under relevante mål.

2. Hold styr på tiden

Spor hvordan du bruker tiden din gjennom dagen for å få en ide om gjennomsnittlig dag. Hvor mange produktive timer klarer du per dag? Hvilke aktiviteter bruker mest tid? Gjør dette i noen dager, og du vil bli overrasket over hvor mye tid som går til distraksjoner eller trivielle aktiviteter som å sjekke e-postene dine eller feeds på sosiale medier.

Du kan bruke TimeCamp til å spore datamaskinens tid automatisk. Alt du trenger er å registrere deg på nettsiden deres og laste ned dataappen, og den vil begynne å spore tiden din.

3. Analyser timelisten din og noter utfordringene du står overfor for øyeblikket

Etter å ha sporet tiden din i noen dager, har du nok data til å få verdifull innsikt. Hvis du har brukt TimeCamp, får du tilgang til tidsloggen, og du vil ha en detaljert oversikt over dagene dine.

Still deg selv følgende spørsmål mens du analyserer tidsloggen din:

• Hvor mange timer jobber du per dag?
• Hvor mye tid går med til sosiale medier?
• Hvilke aktiviteter tar mesteparten av tiden din?
• Hvor lang tid tok det for deg å fullføre en bestemt oppgave?

Å svare på disse spørsmålene vil hjelpe deg å legge merke til hindringene som hindrer deg i å bli mer produktiv. Når du kjenner problemene, kan du begynne å tenke på løsningene deres.

Bortsett fra de vanlige distraksjonene som sosiale medier, bør du notere andre, tilsynelatende irrelevante, ting som kan hindre deg i å bli mer produktiv. Spør deg selv:

• Synes du det er vanskelig å jobbe sent på ettermiddagen?
• Føler du deg sløv mesteparten av tiden?
• Sover du ikke ordentlig?

Mens du noterer ned utfordringene, bør du være tro mot deg selv. Prøv å ikke fortelle deg selv unnskyldninger for din uproduktive oppførsel.

4. Opprett og følg en tidsplan

Bruk innsikten fra analysen din, lag en tidsplan mens du vurderer målene dine. Selv om Google Kalender er flott for planlegging, hvis det ikke fungerer, bør du vurdere å bruke gratis Google Kalender-alternativer for å planlegge dagen din.

Avhengig av dine mål og maksimale produktivitetstimer, tilordne passende daglige eller ukentlige timer til arbeid, trening, fritid, familie eller personlige prosjekter. Det er ingen rett eller galt; alt avhenger av dine mål og personlige preferanser.

Hvis du for eksempel ønsker å starte en ny bedrift, bør du sette av noen timer i uken for å jobbe med bedriften din. Men hvis målet ditt er å få en flott sommerkropp, reduser tiden du bruker på telefonen og planlegg flere ukentlige treningsøkter.

Uansett hva målene dine er, er det viktig å holde en realistisk tidsplan. Du vil ikke planlegge hvert siste sekund av dagen. Tidsplanen din bør være fleksibel nok til å imøtekomme plutselige planer. Og ikke glem å inkludere velfortjente pauser. Målet er ikke å holde seg opptatt, men å øke produktiviteten.

5. Finn din ideelle produktivitetsstrategi og hold deg til den

Produktivitet kommer ikke naturlig for de fleste av oss. Men å bruke utprøvde metoder kan bidra til å gjøre prosessen enklere. Her er noen produktivitetsstrategier du kan bruke i timeplanen din:

Ivy Lee-metoden

Ivy Lee-metoden er en enkel, men effektiv strategi å innlemme i timeplanen din. Lag en liste over 6 oppgaver du må fullføre hver dag. Ranger dem i rekkefølge etter viktighet og start med den viktigste oppgaven. Målet er å fullføre en oppgave om gangen.

Når du er ferdig med den første oppgaven, gå videre til den neste, deretter den neste, til du er ferdig med listen. Hvis du ikke klarer å fullføre alle seks oppgavene, flytter du dem til neste dag.

Hvis du vil lære mer, her er en detaljert veiledning om hvordan du bruker Ivy Lee-metoden for stressfri produktivitet.

Pareto-prinsippet

Pareto-prinsippet, også kjent som 80/20-regelen, er en kjent produktivitetsstrategi som legger vekt på å fokusere på de viktigste oppgavene. I følge Pareto-prinsippet gir 20 % av de (viktigste) oppgavene 80 % av resultatene.

Bruk 80/20-regelen for å prioritere oppgavene dine mens du fokuserer på de ønskede resultatene. Identifiser nøkkeloppgavene som vil gi mest mulig av disse resultatene, og fokuser på å fullføre disse oppgavene først.

Pomodoro-teknikken

Øk produktiviteten med Pomodoro-metoden ved å fokusere på en enkelt oppgave i 25 minutter og deretter ta en kort pause. Pomodoro-metoden er perfekt for å fullføre store, skremmende oppgaver. Det blir mye lettere å forplikte seg og fullføre når du bryter ned oppgaven i flere mindre oppgaver (som du kan fullføre på 25 minutter).

6. Analyser ytelsen og eksperimentet på nytt

Planlegging for produktivitet er ikke en engangsting. Din første produktivitetsplan er kanskje ikke så detaljert eller effektiv som du håper. Derfor er det viktig å vurdere din ukentlige og månedlige fremgang.

Se hvor godt produktivitetsplanen din fungerer. Identifiser eventuelle hindringer du kanskje har gått glipp av, og juster planen din for å møte dem. Hvis en bestemt strategi ikke gir resultater, prøv en annen og noter resultatene.

Øk produktiviteten din med en produktivitetsplan

Hvis tipsene om Internett-produktivitet ikke fungerer, er det på tide å lage en personlig produktivitetsplan. Planen din bør håndtere alle hindringene som har hindret deg i å nå ditt maksimale potensial. Når du oppretter planen, sørg for å planlegge oppgavene dine med høy prioritet for å utnytte timene med topp ytelse.

Selv om en produktivitetsplan garantert vil hjelpe, er det viktig at du følger den gjennom. Det betyr å skape et arbeidsmiljø fritt for distraksjoner, inkludert telefonen din. Men hvis det er viktig å ha smarttelefonen i nærheten, bør du følge gode smarttelefonvaner.