Hvordan gjøre CV-en jobbsøk klar ved hjelp av Excel

I dagens utfordrende arbeidsmarked betyr det å holde tritt med konkurransen å få CV-en din oppdatert. En av de essensielle delene av å gjøre den klar til innlevering er å sikre at den er konkurransedyktig i dagens klima.

Å opprettholde ferdighetene, kompetansene og referansene dine på ett sted er avgjørende for at det skal havne i hendene på HR-personell. En søknad som mangler essensielle ferdigheter kan sendes inn uten videre vurdering, uavhengig av andre kvalifikasjoner.

Heldigvis for alle som ønsker å gjøre en karriereendring, har Excel en rekke funksjoner som hjelper deg med å identifisere potensielle problemer og holde CV-en din organisert.

1. Formatere informasjon for CV-en din i Excel

I tillegg til å sikre at CV-en din er tilpasset stillingen du søker på, er Excel det ideelle verktøyet for å forhåndsformatere data. Dette vil spare tid når du skreddersyr den.

En av de enkleste måtene å formatere informasjon i Excel er CONCAT-funksjonen. CONCAT-funksjonen slår sammen en rekke tekst til ett enkelt element og kan hjelpe deg med å holde oversikt over din tidligere opplevelse. Først legger du til alle dine tidligere posisjoner i et regneark.

Nå kan du raskt og enkelt legge til tilleggsarbeid til listen etter behov. Ved å bruke CONCAT, eller dens forkortede formelversjon, "&", kan vi også lage en formatert versjon for hver opplevelse:

Nå er hver stilling klar til å kopiere og lime inn i en CV. Du kan bruke denne funksjonen i F-kolonnen for å oppnå dette resultatet:

=CONCAT(A2, " - ", B2, " (", TEKST(D2, "MM/DD/ÅÅÅÅ"), " - ", TEXT(E2, "MM/DD/ÅÅÅÅ"), ")", CHAR(10), C2)

Alternativt kan du bruke "&"-operatoren i stedet:

=A2 & " - " & B2 & " (" & TEKST(D2, "MM/DD/ÅÅÅÅ") & " - " & TEKST(E2, "MM/DD/ÅÅÅÅ") & ")" & CHAR(10) & C2

Bruke Excel til å tilpasse CV-en din

I tillegg til å bruke Excel til å formatere din tidligere erfaring, kan du bruke den til å tilpasse hvilke elementer du legger på CV-en. Hvis du nøye sørger for at du setter ditt beste fot frem for hver jobb, kan det øke sannsynligheten for å få tilbakeringing.

Dette oppnås enklest ved å kategorisere tidligere jobber slik at du kan filtrere passende elementer i Excel. Bruk samme regneark som før, sett inn en ny kolonne som skal brukes for kategorien for hvert av elementene i listen din.

Nå kan du legge til en hurtigfunksjon nedenfor for å spesifikt ta tak i opplevelsen basert på kategori.

En FILTER-funksjon er den enkleste måten å oppnå dette på:

=FILTER(G2:G5, F2:F5=B7, "")

Dette vil gjøre deg i stand til å vise de mest relevante elementene på hver CV du sender ut. Du kan bruke filteret til å ordne tidligere jobber etter type, eller fjerne spesifikke som ikke samsvarer med stillingen du søker på.

2. Fremhev jobbegnede ferdigheter ved å bruke Excel

En annen måte å tilpasse CV-en din på er å sortere ferdighetene, verktøyene og programvaren. Dette vil hjelpe deg å vise din potensielle arbeidsgiver den mest relevante informasjonen først. Sammenkobling av dette med noen få visuelle elementer som diagrammer og grafer kan få CV-en din til å skille seg ut.

En av de mest kritiske delene av CV-en din er listen over ferdigheter. En innledende gjennomgang kan forkaste søknaden din uten at de riktige kompetansene er oppført. I dag er den første runden med filtrering ofte automatisert, noe som betyr at manglende elementer vil dukke opp umiddelbart.

Excel gjør det å sammenligne listen over ferdigheter med en liste over nødvendige ferdigheter enkel. Start med å holde styr på alle ferdighetene du har i et regneark:

Deretter limer du inn listen over nødvendige ferdigheter for stillingen du søker på i en andre kolonne. Det er verdt å sørge for at basene dine er fullt dekket ved å trekke listene fra flere posisjoner for å sikre at CV-en din er fullt stablet.

Det er mulig å sammenligne de to listene manuelt, men noen få funksjoner gjør oppgaven mer enkel. I den tredje kolonnen bruker du følgende funksjon for å se hvilke elementer som mangler:

=HVIS(ANTALLHVIS(A$2:EN$27, B1) = 0, "SAVNET", "")

Nå som du vet hva søknaden din mangler, kan du raskt vurdere hvilke ferdigheter du kanskje vil legge til. Ferdigheter er ikke det eneste CV-en din mangler.

Du kan ikke bli vurdert for stillingen hvis programvare- og verktøykompetansen din ikke samsvarer med jobbkravene. Hold oversikt over hvilke verktøy du har erfaring med og oppretthold en nøyaktig logg over når du begynte å bruke hvert verktøy.

Når du samler nye elementer, legger du dem til listen. Når du beregner kompetansenivået ditt, kan du nå bruke en rask formel for å finne ut hvor mange års erfaring du har automatisk:

=ÅR(I DAG()) - B2

Nå kan du enkelt holde oversikt over hvor mye erfaring du har med hver enkelt programvare eller verktøy. Dette gjør oppdatering av CV-en din til en rask og enkel prosess.

Med samme teknikk kan du også legge til kategorier til ferdigheter, verktøy og programvarekompetanse. Dette vil tillate deg å ordne listene dine i tillegg til dine tidligere jobber for å lage et helt tilpasset svar for hvert innlegg.

Legge til diagrammer og grafer i CV-en din med Excel

En annen måte å hjelpe din CV skiller seg ut fra mengden er ved å legge til grafikk. Excel tilbyr en rekke diagrammer og grafer som du kan kopiere inn i programmet. Å lage diagrammer basert på mange års erfaring i forskjellige felt, eller prosentandelen av ferdigheter i et spesifikt felt, kan fange potensielle arbeidsgiveres oppmerksomhet.

Et kakediagram som det ovenfor kan lages ved hjelp av Excels innebygde diagramskaper og et par enkle funksjoner. For å gjøre det, legg til to kolonner på slutten av listen over opplevelser.

Disse kolonnene kan skjules, siden de ikke vil inneholde data som du trenger å se visuelt. Den første kolonnen vil representere antall dager arbeidet ved hver stilling. Den kan fylles ut med denne funksjonen:

=HVIS(E2 <> "Nåværende", E2 - D2, I DAG() - D2)

Kolonnen vil inneholde antall dager mellom startdatoen og sluttdatoen, eller dagens dato hvis sluttdatoen er satt til "Gjeldende". Den neste kolonnen bruker funksjonen:

=ROUND(H2 / 365; 2)

Den fylles med antall år du hadde stillingen, avrundet til 2 desimaler. Til slutt kan du bruke SUMIF-funksjoner for å få den totale tiden du har jobbet i hver bransje:

=SUM.HVIS(F2:F5; "Nettverk", I2:I5)

=SUM.HVIS(F2:F5; "Brukerstøtte", I2:I5)

Med disse dataene kan du komponere hvilken som helst type diagram du vil, og deretter kopiere det inn i CV-en din.

3. Tilpass din CV for hver jobb med Excel

Selv om det er viktig å legge til de riktige elementene i CV-en din, er det viktig å sikre at det er riktig for hver stilling. Å lage en tilpasset søknad for hver jobb du søker på trenger ikke å være et tidkrevende problem. Excel har en rekke funksjoner som lar deg sikre at hver forespørsel du sender er skreddersydd for hver mulighet.

Bruk Excel for å finne manglende erfaring

En annen viktig komponent for å holde CV-en klar til å sendes inn, er å sjekke at det ikke er noen hull i opplevelsen din. Å glemme å sette inn en tidligere jobb, eller gå glipp av å skrive en dato, kan gi deg et gap i tid.

Heldigvis er det raskt å finne potensielle problemer med Excel. Hvis du legger til en enkel formel i listen din, kan du identifisere eventuelle uventede tomme perioder.

Hvis du legger til følgende formel i H-kolonnen, vises gapet mellom posisjoner i dager:

=D2-E3 & " Dager"

Litt betinget formatering gjør det enkelt å oppdage store hull som potensielt kan være manglende eller feilskrevet informasjon.

Excel er en enkel måte å holde CV-en klar for jobbsøk

Excel gir utmerkede muligheter for de som søker en rask og enkel måte å holde CV-en oppdatert. Den tilbyr en rekke alternativer for arbeidssøkere for å gjøre søknaden klar.

Fra å identifisere manglende ferdigheter til å finne tomme flekker i arbeidshistorien din, kan det fremheve potensielle problemer før de påvirker din evne til å få et intervju og hjelper deg med å organisere utmerkelsene dine for jobbjakten fremover.