Notion har blitt en fanfavoritt for både profesjonell og personlig bruk, og det er det av gode grunner. Den leveres komplett med en myriade av funksjoner som er nyttige for en rekke ting, fra å lage enkle gjøremålslister til å holde styr på hundrevis av data.
Blant disse smarte funksjonene er den enkle tabellen og tabelldatabasen, som i hovedsak viser data i tabellform. Selv om de ser like ut, er de faktisk en verden fra hverandre. La oss gå gjennom forskjellene mellom disse verktøyene og når du kan bruke hvert enkelt.
Hva er en Notion Simple Table?
Den enkle tabellen i Notion er en grunnleggende måte å organisere data på i tabellform. Her jobber du i hovedsak med rader og kolonner akkurat som du ville gjort med et enkelt regneark. Du kan omorganisere radene og kolonnene, legge til nye, justere kolonnebredden og gjøre den første raden/kolonnen om til en overskrift med fet tekst og en annen bakgrunnsfarge.
Hvis du føler at tabellen ser for enkel ut for din smak, kan du også formatere teksten i cellene ved å bruke de tilgjengelige alternativene (tekstfarge og bakgrunn, fet skrift, kursiv, understreking, gjennomstreking, kode og ligning). Du kan til og med legge til emojier og symboler i cellene. Andre nyttige ting du kan legge til i en celle inkluderer en kobling til en side, dato, person og påminnelse.
Dessverre er det ganske mye det er til enkle tabeller. Du kan ikke sortere dataene på en meningsfull måte eller sette inn formler i cellene for å beregne innholdet i bestemte rader eller kolonner. Det er heller ingen annen type data du kan bruke i cellene, som avmerkingsbokser og prosenter.
Men selv om det ikke er mye funksjonalitet et enkelt bord tilbyr, er det fortsatt ganske nyttig, spesielt når alt du egentlig ønsker å gjøre er å vise statiske data på en mer organisert måte.
Hva er en forestillingstabelldatabase?
Tabelldatabasen i Notion ser litt ut som en enkel tabell. Du har rader og kolonner å plassere dataene dine i, og du kan legge til så mange rader og kolonner du vil. Men i motsetning til enkle tabeller kommer tabelldatabaser med mange flere funksjoner.
For det første er en tabelldatabase fleksibel når det gjelder innholdet. Du er ikke begrenset til vanlig tekst, datoer, påminnelser, lenker til sider og personer. Du står veldig fritt til å legge til andre egenskaper i en celle, for eksempel tall, avmerkingsbokser, e-poster, URL-er, telefoner og til og med filer.
Det er også mer avanserte egenskaper som formler som beregner innholdet i spesifikke celler, relasjoner som kobler en database til en annen database, og roll-up, som er en mer avansert type beregning innenfor database.
En tabelldatabase kan også endre form. Hvis du føler at dataene dine kan ordnes på en bedre måte enn en tabell, kan du enkelt endre dem til en tavle, tidslinje, galleri, liste eller kalender. Tavlevisningen ligner på et Kanban-brett, siden det organiserer dataene dine etter status.
Tidslinjevisningen, derimot, ser ut som et Gantt-diagram som presenterer oppgaveplaner. Kalendervisningen viser også oppgaveplaner, men i stedet for en tidslinje viser den en hel måned. Listen og galleriet er akkurat det navnene deres antyder: listevisningen presenterer dataene i en liste, mens gallerivisningen presenterer dataene som et galleri med bilder.
Det finnes andre avanserte Notion-databasefunksjoner du kan sjekke ut, for eksempel filtre, sortering og en koblet database.
Når du skal bruke en Notion Simple-tabell
En enkel tabell brukes best når du arbeider med statiske data som ikke trenger noen spesiell håndtering (f.eks. beregninger og relasjoner). Si at du trenger en ryddig og organisert presentasjon av dataene dine uten de kompliserte knappene og verktøyene til en database. Enkle tabeller kan gjøre susen helt fint.
De er også veldig nybegynnervennlige. Hvis du er ny til Notion, vil du sannsynligvis føle deg skremt av ringeklokker og fløyter i databaser. I stedet for å overvelde deg selv med det ukjente Begrepsterminologier i databaser kan du bare bytte til enkle tabeller og jobbe deg opp til databaser.
Eksempler på brukstilfeller for Notion Simple Tables
For å gi deg en bedre ide om hvor du kan bruke enkle tabeller, her er noen eksempler:
- Romtildeling
- Timeplan
- Dagligvareliste med mengder
- Brainstorming økt
- Definisjon av begreper
- Sammenligning
- Klasserapport
- Endringshistorikk
Når du skal bruke en forestillingstabelldatabase
En tabelldatabase kan komme godt med i situasjoner der du trenger mer enn bare grunnleggende datapresentasjon. Siden du skal bruke dataene i stedet for bare å vise dem, trenger du flere funksjoner til din disposisjon. Det er her tabelldatabaser kommer inn i bildet.
De er spesielt nyttige for å fange informasjon med repeterende, kategoriske komponenter. Et eksempel er en ansattkatalog, hvor du sannsynligvis vil legge inn de samme dataene for plassering, rolle og avdeling mer enn én gang. I stedet for å måtte skrive inn elementet om og om igjen, kan du ganske enkelt bruke Select-egenskapen til tabelldatabasen.
Disse tilleggsegenskapene kan også hjelpe deg å forstå dataene bedre eller vise dem tydeligere. Du kan for eksempel sortere ansatte etter plassering eller filtrere dem etter rolle. Hvis du brukte en enkel tabell for dette, må du manuelt sjekke plasseringen og rollen og omorganisere dataene deretter.
Eksempel på brukstilfeller for Notion Table Database
Tabelldatabaser anbefales også for å administrere prosjekter og oppgaver, lage bullet journals og til og med bygge enkle CRM-er i Notion. Andre bemerkelsesverdige brukstilfeller for tabelldatabaser inkluderer følgende:
- Oppbevaringssted
- Veikart
- Budsjettsporing
- Kontakt leder
- Møtenotat
- Målsporer
- Innholdskalender
- Reiseplanlegger
Bedre dataorganisering med Notions enkle tabell og database
Til tross for deres åpenbare forskjeller, har enkle tabeller og tabelldatabaser i hovedsak ett mål: organisere data på en måte som er best forståelig for brukeren eller leseren. Du vil komme over situasjoner når en enkel tabell kan fungere helt fint, men det vil være tilfeller, spesielt i kontormiljøer, når du trenger tabelldatabaser.
Heldigvis for deg gjør Notion det enkelt å jobbe med begge, og det beste er at du enkelt kan konvertere den ene til den andre (transformere en enkel tabell til en tabelldatabase og omvendt). På denne måten trenger du ikke å bekymre deg for å starte med feil verktøy, siden du enkelt kan gjøre det om til det andre med bare noen få klikk.