Hvordan bruke Notion for Hybrid Work: The Ultimate Guide

Hybridarbeid har blitt mer populært med økningen i verdensomspennende internettpenetrasjon. Og etter rundt to års arbeid hjemmefra under COVID-19-pandemien, har mange arbeidsgivere vedtatt avtaler som tillater ansatte å jobbe utenfor kontoret i det minste en del av tiden.

Til tross for fordelene forbundet med hybridarbeid, kan du tåle et fall i produktiviteten hvis du ikke har de riktige systemene på plass. Heldigvis har apper som Notion gjort det enklere enn noen gang å samarbeide med teamet ditt når dere ikke alle er på kontoret samtidig.

I denne artikkelen vil du lære mer om hvordan du kan bruke Notion for hybridarbeid. Vi vil også gi deg trinnvise instruksjoner for å hjelpe deg med å implementere disse tipsene raskere.

1. Legge til brukere i arbeidsområder

Når jobber i et hybridmiljø, å gjøre det lettere for teammedlemmer å samarbeide med hverandre bør være din høyeste prioritet. I Notion er det ganske enkelt å gjøre dette; selv om du bare har en gratis plan, kan du fortsatt legge til andre brukere på arbeidsområdene dine.

Antall brukere du kan legge til arbeidsområdet ditt vil avhenge av abonnementet du har. Hvis du bruker en gratis plan, kan du legge til opptil 10 personer; dette burde være mer enn godt nok hvis du jobber som et byrå eller en annen form for liten bedrift.

Du vil ha en mye høyere grense hvis du får en betalt versjon av Notion. Plus-versjonen lar deg legge til opptil 100 personer til ett arbeidsområde, og dette tallet øker til 250 med forretningsplanen. Hvis du har Notion Enterprise, kan du diskutere grensene dine med Notions salgsteam.

Uansett hvilken plan du bruker, er prosessen for å legge til brukere til Notion-arbeidsområdene den samme.

1. Gå til Innstillinger og medlemmer > Medlemmer. Når du er der, vil du se en blå knapp kalt Legg til medlemmer.
2. Skriv inn e-postadressen til personen du vil invitere til Notion-arbeidsområdet. Hvis du har Notion Plus eller høyere, kan du også utvide rullegardinmenyen for å finne ut om den inviterte er en arbeidsområdeeier eller et medlem.
3. Når du er klar til å legge til en bruker på arbeidsområdet ditt, velger du Invitere.

Du kan også invitere folk ved å gå til Medlemmer fanen og kopiere en lenke for å sende til alle.

2. Kategorisering av ulike prosjekter

Når du bruker Notion for hybridarbeid, er det en god idé å holde prosjektene organisert. Du kan kategorisere oppgavene dine på et par måter. Vi viser deg to alternativer for å gjøre dette nedenfor.

Opprette flere arbeidsområder

Notion lar deg ha så mange som 10 arbeidsområder hvis du har en gratis plan. Som når du legger til brukere på disse plassene, er grensene dine høyere hvis du kjøper et betalt abonnement. Uansett vil du følge den samme prosessen for å lage nye arbeidsområder i appen.

1. Øverst på verktøylinjen til venstre klikker du på det gjeldende arbeidsområdet ditt. Når rullegardinmenyen vises, velg ikonet med tre prikker. 2. Etter å ha valgt ikonet nevnt ovenfor, vil du se et alternativ kalt Bli med eller lag arbeidsområde. Klikk på denne. 3. Notion vil spørre deg hva du vil bruke arbeidsområdet til. Velg det som passer dine behov best og velg Fortsette. I dette tilfellet velger vi For laget mitt mens vi diskuterer hybrid arbeid. 4. Du må da gi et navn til arbeidsområdet ditt. Etter å ha gjort dette, trykk på Fortsette knappen igjen. 5. Notion vil da gi deg muligheten til å dele din nye arbeidsplass med andre. Skriv inn e-postadressene deres eller kopier lenken hvis du ønsker å gjøre dette. Når du har tilpasset alt, velg Ta meg til Notion, og du vil kunne bruke det nye arbeidsområdet ditt.

Lage sider i sider

En annen måte du kan kategorisere prosjektene dine på er ved å lage sider innenfor sider. For å opprette en ny masterside i Notion, velg + knappen i venstre verktøylinje.

På den siden kan du lage en ny side ved å trykke på / og velge Side. Når du har gjort det, kan du tilpasse alt som du føler er nødvendig.

3. Holde orden på viktige oppgaver

Programvare for prosjektledelse er en utmerket måte å utvide virksomheten din på, og du vil også bruke denne typen løsninger hvis du er ansatt eller frilanser. Når du bruker Notion for hybridarbeid, har du mange alternativer for å holde styr på viktige oppgaver.

Notion har flere maler som du kan bruke for å følge prosjektene dine nærmere. Du finner Gantt-diagrammer, oppgave- og prosjektstyringssider og flere andre alternativer. Mange av disse er gratis å bruke, og du kan enkelt duplisere favorittmalene dine til Notion-arbeidsområdet. Å gjøre dette:

1. Gå til notion.so/maler og velg en mal du og teamet ditt kan bruke.
2. Under Duplikatinformasjon, velg arbeidsområdet du vil bruke det i og klikk på Duplikatmal. Du vil da kunne tilpasse alt for dine behov umiddelbart.

4. Gir sammendrag for møtene dine

Hvis du ikke jobber på samme sted som teammedlemmene dine, kan det bli utfordrende å vite hvor langt andre har kommet med prosjektene dere jobber med. Selv om du bør prøve å begrense hvor mange møter du har, er det en god idé å sjekke inn av og til.

Under møtet er det verdt å utpeke noen til å ta notater. Du kan gjøre dette når konfigurere Google Kalender for hybrid arbeid også hvis du vil legge til den appen til produktivitetssystemet ditt.

Etter å ha fullført møtet, kan du enkelt lage sammendrag av møtene dine bruker Notion AI. For å gjøre dette, trykk på mellomromstasten og velg Oppsummer når Notion AI vises. Verktøyet vil da jobbe med å gi et raskt sammendrag av siden din.

5. Gjør de viktigste sidene dine mer tilgjengelige

Notion lar deg gjøre de viktigste sidene dine mer tilgjengelige ved å dra og slippe rekkefølgen i verktøylinjen til venstre. Det er imidlertid ikke det eneste du er begrenset til. Du kan også legge til sider i favorittene dine. For å gjøre det siste:

1. Trykk på ikon med tre prikker når du holder musepekeren over en av sidene dine.
2. Klikk på Legg til i favoritter, og du vil se siden din øverst på skjermen.

6. Opprette innhold og sosiale medier-kalendere

Hvis du er en del av et markedsføringsteam, er det avgjørende å holde innholdet og sosiale medier-kalendere oppdatert når du jobber med en hybridavtale. Notion gjør dette enkelt; du kan lage din egen kalender ved å lage en tabell og velge Ny database.

Notion har også flere maler for å lage sosiale medier og innholdskalendere. Når du oppretter en ny side, klikker du på Legg til ny > Maler i stedet og velg noe som fungerer for deg.

Gjør din hybridarbeidsmodell mer effektiv med Notion

Hybridarbeid har flere fordeler hvis du setter på plass de riktige systemene, men det er viktig at du har disse sortert før du går over til en slik avtale. Notion er et hendig verktøy for å administrere teamets arbeidsflyt og sikre at alle fortsetter å jobbe mot dine felles mål.

Du kan bruke flere maler for å hjelpe deg med å holde oversikt over innhold og sosiale medier tidsplaner, sammen med å få en oversikt over alles prosjekter. På toppen av det kan du bruke Notion til å gi møteoppsummeringer og mye mer.