8 ferdigheter for å gjøre Amazon Alexa til den perfekte virtuelle forretningsassistenten

Å jobbe hjemmefra kommer med massevis av fordeler og et like sett med unike utfordringer. Hvis du er frilanser eller fjernarbeider, så kjenner du frykten for økende desorganisering – skyldfølelsen og hjernetåken som kommer av å være uproduktiv i hverdagen.

Ville det ikke vært flott om du hadde en virtuell assistent til å holde deg på sporet – noen som kunne hjelpe deg med å administrere kalenderen din, fakturaer og utgifter og prosjekter? Selv om det kanskje ikke er budsjettet for soloprenøren å ansette en virtuell assistent, er sjansen stor for at du allerede har en: Alexa.

Alexa er Amazons stemmestyrte AI tilgjengelig på mange enheter, inkludert Amazon Echo-smarthøyttaleren. Takket være disse Alexa-ferdighetene (i hovedsak apper), kan du øke Alexas evner og gjøre den om til en kraftig virtuell assistent.

1. Kalender

Når du kobler til Google-, Microsoft- eller Apple-kalenderen din, kan du bruke Alexa til å administrere hendelsene dine. Den vil minne deg om kommende arrangementer, med mulighet for å deaktivere varsler utenfor arbeidstiden din.

Dette er en integrert evne, så du trenger ikke å laste ned en ferdighet. Slik bruker du det:

1. Åpne Alexa-appen og velg Mer fanen nederst.
2. Trykk på Kalender.
3. Velg tannhjulikon øverst til høyre.
4. For å legge til kalenderkontoen din, trykk på pluss-ikonet.
5. Når du er der, velg hvilken leverandør du vil koble til og følg instruksjonene.

2. Påminnelser

Med denne integrerte evnen kan Alexa minne deg på å gjøre noe som ikke står i kalenderen din når som helst du spesifiserer. Si "Alexa, legg til en påminnelse" for å be om det.

Du kan også legge til og redigere i Alexa-appen, under Påminnelser i Mer fanen.

Dette er en viktig Alexa stemmekommando. Det erstatter behovet for klistrelapper som forsøpler arbeidsområdet ditt som du sverger på at du kommer til å komme deg rundt for å rydde opp i.

Be for eksempel Alexa om å minne deg på å ringe klienten din ved å si: "Alexa, minn meg på å ringe Bob klokken 13:30." Du kan også be den om å minne deg på å bytte oppgave, eller til og med spise og gå på do. Hei, vi blir alle så oppslukt av arbeid at noen ganger glemmer vi disse enkle tingene!

Todoist er et brukervennlig prosjektstyringsverktøy (gratis for enkeltpersoner) som kan være så enkelt eller komplekst som du vil ha det til, og det integreres med Google Kalender.

Når du kobler Todoist-kontoen din til Alexa-ferdigheten, kan du administrere oppgavelisten din, legge til oppgaver eller få Alexa til å lese dem for deg med kommandoer som:

• "Alexa, legg til ring Jane i morgen kl. 13.00 på oppgavelisten min."
• "Alexa, legg til en HDMI-kabel på handlelisten min."
• "Alexa, hva står på oppgavelisten min?"

Avhengig av kommandoen legges oppgaven til Alexa-to-do-listen eller handlelisten din, som du kan få tilgang til og redigere i nettleseren eller Todoist-appen. Bare be Alexa om å legge oppgaven til en av disse listene.

Det tar lang tid å refokusere etter en distraksjon. Note Taker er den perfekte følgesvennen når du har en idé som du må skrive ned midt i et prosjekt, slik at du ikke bryter flyten.

Etter å ha aktivert ferdigheten, ber du bare Alexa om å "ta notatet mitt", og det vil spørre deg hva du vil at notatet skal si.

Dette er ideelt for raske ideer, siden opptakstiden ikke er lang. Spør: "Hva er notatet mitt?" å få den til å lese notatene dine for deg. For å slette eller redigere, må du gå til Alexa-appen for å administrere spesifikke stickies.

Fjernarbeidere samhandler ofte med hverandre og bedrifter fra forskjellige land. I noen tilfeller er det en enkel oppgave å konvertere tidssoner, men når du jobber med noen på den andre siden av verden, kan tidsforskjellen bli vanskelig å måle uten hjelp.

I stedet for å kaste bort tid på å sjekke telefonens flere verdensklokker, har Alexa assist. Be Alexa om å konvertere tiden nå i New York til Tokyo-tid, eller fra Eastern Standard Time til Indian Standard Time. Du kan til og med gå så spesifikk som å be om tidsforskjellen på en bestemt dato og klokkeslett.

6. Matematiske beregninger

Alexa er rask til å trekke når det kommer til matematiske beregninger. Ved å bruke denne integrerte ferdigheten kan du be den addere, subtrahere, multiplisere og dividere, eller løse en kompleks ligning håndfri mens du jobber. Det vil spare deg for mye tid i stedet for å strekke deg etter kalkulatoren.

Som et eksempel kan Alexa hjelpe deg med å utarbeide fakturaene dine raskere – be den om å multiplisere timene du har jobbet med timeprisen. Dette er spesielt nyttig hvis timeprisen din er forskjellig per type tjeneste du tilbyr, eller hvis prisene varierer mellom klienter.

YNAB (You Need a Budget) er en fantastisk budsjetteringstjeneste som synkroniserer til bankkontoene dine og registrerer transaksjonene dine, slik at du kan se hvor pengene dine går. Det er ikke gratis, men det har en rimelig månedlig og årlig plan.

Du kan koble YNAB-kontoen din til Alexa og bruke den til å registrere utgifter, sjekke utgifter, se hvor mye penger som gjenstår i bestemte kategorier, og mer.

For å begynne, registrer deg/på YNAB og bygg budsjettet ditt. Deretter:

1. Aktiver YNAB Alexa-ferdigheten via Alexa-appen eller nettleseren din.
2. Koble til YNAB-kontoen din.
3. Godkjenn budsjettet du vil at Alexa skal spore.

Når du er ferdig, er du klar. Prøv kommandoer som "Alexa, spør YNAB hva er balansen mellom transport?" eller "Alexa, spør YNAB hvor mye penger jeg har igjen å bruke i gasskategorien."

Zoom-rom gir en ekstern konferanseromopplevelse; de bringer team sammen og er spesielt nyttige for frilanseren eller fjernarbeideren som samarbeider med flere personer i en organisasjon.

For å bruke denne ferdigheten, aktiver den og koble til Zoom-bedriftskontoen din. Bruk den deretter til å starte, avslutte og bli med i møter. Si for eksempel «Alexa, begynn å møte».

Denne ferdigheten støtter kun Zoom-rom, ikke vanlige Zoom-møter. Det krever en Zoom-bedriftskonto.

Når skal du velge Alexa fremfor en menneskelig assistent

Alexa er en fantastisk virtuell assistent for noen grunnleggende oppgaver, som å administrere kalenderen din eller å ta notater. Når dine behov strekker seg utover dette, kan det være på tide å vurdere å ansette en menneskelig virtuell assistent. De kan hjelpe deg med grafisk design, videoredigering, administrasjon av sosiale medier og mer.