De fleste selskaper, inkludert offentlige organisasjoner, bedrifter og ideelle organisasjoner, bruker Microsoft Excel til budsjettering. Excel gir dem fleksibilitet, fortrolighet og enkelhet med å kompilere, sortere, administrere og analysere data for budsjettering og prognoser.
Men er Excel det riktige verktøyet for forretningsbudsjettering? La oss veie fordeler og ulemper ved å bruke Excel som budsjetteringsprogramvare for å svare på dette viktige spørsmålet.
Fordeler med forretningsbudsjettering i Excel
Microsoft lanserte Excel tilbake i 1985. I følge en undersøkelse av Centage Corporation, bruker et flertall av finansdirektørene (nesten 88 %) fortsatt regneark for sin forretningsbudsjettering. Det sier mye om programmets nytte. Men hvorfor er Excel så populært som et forretningsbudsjettverktøy? La oss finne det ut.
1. Alle vet hvordan man bruker Excel
De fleste nyutdannede har brukt Excel, på en eller annen måte, under studiene. Det viser programmets allsidighet og at nesten alle kan det grunnleggende om programmet. Siden de fleste av dine ansatte allerede er klar over det grunnleggende i Excel, er alt de trenger et lite dytt i riktig retning, og de vil administrere bedriftens økonomi på kort tid.
Ved å budsjettere i Excel sparer du tid og ressurser som ellers ville blitt brukt på opplæring – spesielt nyttig hvis du driver en liten bedrift eller oppstart med begrensede ressurser.
2. Excel er billig og lett tilgjengelig
Nesten alle har en kopi av Microsoft Excel. Hvis virksomheten din krever at flere personer deltar i budsjetteringsprosessen, kan du dele tilgangen med alle som har en kopi av Excel uten å kjøpe ekstra lisenser. Når det er mulig, bør små bedrifter unngå programvare for bedriftsbudsjettering, da det kan øke kostnadene.
3. Du kan tilpasse Excel-regneark
I bedrifter, spesielt startups, er tilpasningsmuligheter en ekstremt nyttig og ettertraktet funksjon fordi ulike utviklingsfaser av en virksomhet krever ulike tilnærminger. En av de største fordelene med Excel-regneark fremfor annen budsjetteringsprogramvare er at makten ligger i brukernes hender.
Excel er et ganske komplekst program som tilbyr fleksibilitet til brukerne i form av en rekke funksjoner og formler. Med en gang du forstå Excel-formler, kan du i hovedsak gjøre alt fra forretningsbudsjettering til finansiell analyse og grafer. Du kan til og med lage dine egne formler, makroer og budsjettmaler i Excel for å møte de unike kravene til virksomheten din.
Ulemper med forretningsbudsjettering i Excel
Som alt annet har Excel sin rettferdige del av begrensninger når det gjelder forretningsbudsjettering.
1. Det er tidkrevende og utsatt for feil
Bedriftsbudsjettering i Excel krever manuell datainntasting. Siden det er så avhengig av menneskelig innsats, er feil praktisk talt uunngåelige. Sannsynligheten for slike feil øker med økende størrelse og kompleksitet av budsjetter, noe som fører til feilaktige budsjettprognoser og inntektsprognoser.
I selskaper med flere millioner dollar kan selv en enkel skrivefeil eller transponeringsfeil koste millioner av dollar. Ta eksemplet med TransAlta: En enkel klipp-og-lim feil kostet selskapet 24 millioner dollar. Bedrifter gjennomgår og korrigerer ofte problemer i Excel-regnearkene sine for å forhindre slike risikoer, noe som koster dem verdifull tid, krefter og kostnader.
2. Skalerbarhetsproblemer for større datasett
Excel, som er billig og tilgjengelig, tilbyr små bedrifter en lav inngangsbarriere med upåklagelig nytte og funksjonalitet. Etter hvert som virksomheten vokser, øker imidlertid dataene som kreves for budsjettering og prognoser drastisk. Excel er ofte ikke i stand til å håndtere store datamengder med mange formler og makroer, og vil sannsynligvis bremse eller til og med krasje.
3. Mangel på rollebasert tilgang og sikkerhetsproblemer
Excel-filer kan enkelt deles med alle som har en kopi av programmet, noe som setter konfidensiell bedriftsinformasjon i fare. Mens du kan passordbeskytte Excel-filer, må passordet deles med relevante personer under budsjettering.
Excel tilbyr ikke rollebasert tilgang, så alle med passord kan få tilgang til hele regnearket. Dette kan være et stort overholdelsesbekymring for et flertall av virksomheter.
Er Excel den rette programvaren for bedriftens budsjetteringsbehov?
Excel har sine fordeler som et forretningsbudsjetteringsverktøy, men det er best å investere i programvare for bedriftsbudsjettering hvis du står overfor problemer. Større bedrifter vil sannsynligvis lide med Excel som eneste budsjettløsning.
Problemer med datakonsolidering, koordinering, sikkerhet og samarbeid er bare noen få problemer som større organisasjoner kan møte når de budsjetterer i Excel. Men hvis du fortsatt er en liten bedrift eller en oppstart med begrensede bevegelige deler, kan Excel være et allsidig, billig og effektivt budsjettverktøy.
Hvis du bruker Excel for bedriftsbudsjettering, men fortsatt sitter fast med det grunnleggende, bør du vurdere å lære noen avanserte kurs for å forbedre bedriftens budsjetteringsprosess.
