Send aldri dårlig konstruerte e-poster. Ikke bare forvirrer forferdelige strukturer budskapet, men de gir mottakerne et negativt inntrykk av arbeidsmoralen og profesjonaliteten din. Gode kommunikasjonsevner er avgjørende i enhver bransje.
For å unngå feil bør du lese korrektur på utkastene dine. Korriger disse ofte oversett dårlige praksisene og feilene som gjør e-poster uprofesjonelle.
1. Emnelinjer med søppelpost
Markedsførere tror at salg-y emnelinjer øke åpningsraten for e-post; Dessverre gir de motsatte resultater. Mottakere har en tendens til å ignorere alt for reklame-e-poster. Med mindre de allerede kjenner deg, har de ingen forpliktelse til å sjekke meldingen din.
I stedet for å være salgs-y, vær engasjerende. Skriv oppsiktsvekkende emnelinjer bestående av beskrivende, tankevekkende ord. Vekk lesernes nysgjerrighet. Du kan bruke åpne spørsmål og presentasjoner – bare sørg for at de er relevante for budskapet ditt. Ellers kan mottakere blokkere deg for misbruk av clickbait-emner.
2. Vitser og vittige bemerkninger
Tenk deg om to ganger før du setter inn vitser i jobbe-e-postene dine. Selv om det å dele en latter kan hjelpe deg med å bygge rapport i noen tilfeller, gjør det ofte mer skade enn nytte. Vitser er vanskelig å levere via e-post. Selv letthjertede ordspill kan bli tatt som sarkastiske eller støtende hvis leseren misforstår deg.
Som en generell regel, hopp over vitsene. Utforsk i stedet andre måter å lette stemningen på, for eksempel å dele en personlig historie eller diskutere en felles interesse. Å være imøtekommende og vennlig krever ikke gags.
3. Emojis og overdreven skilletegn
Flere postboksleverandører tar imot emojis i dag. Plattformer som Outlook og Gmail lar deg til og med sette inn emojier i emnelinjene.
Selv om de er morsomme og kreative, hører de ikke hjemme i jobbe-e-poster. Folk oppfatter emojier forskjellig. For eksempel, mens du kanskje bruker det leende ansiktsuttrykksikonet for å uttrykke glede, kan andre se det som sarkasme. Smileys formidler ikke alltid det tiltenkte budskapet ditt.
Lyssky markedsførere er også glad i uttrykksikoner. Hvis du bruker dem ofte, kan mottakere assosiere deg med phishing-angrep, salgsnyhetsbrev og alt for reklameannonser.
4. Skrivefeil og grammatiske feil
Skrivefeil endrer ikke hensikt. Selv om du feilstaver hvert ord i e-posten din, vil leserne fortsatt forstå det gjennom kontekstledetråder. Avanserte grammatiske feil kan forårsake forvirring, men teksten vil ikke være uforståelig.
Betyr dette at du kan overse skrivefeil? Definitivt ikke! Selv om stave- og grammatikkfeil ikke blander meldingen din, ser de uforsiktig ut. Enten du pitcherer til et prospekt eller oppdaterer en kollega, vil du ha problemer med å tjene deres tillit med uprofesjonell skriving.
Den beste tilnærmingen er å granske utkast før du sender dem. Kjør teksten din gjennom en pålitelig stavekontroll, eliminer unødvendig lo, juster tonen tilsvarende, og bytt ut komplekse ord med enklere ord. Gjenta disse trinnene så mange ganger som nødvendig.
5. Lange avsnitt
Vær forsiktig når du kopierer og limer inn e-postutkast fra Google Dokumenter eller Microsoft Word. Tekstbehandlere har forskjellige standardinnstillinger. Du kan ikke forvente at e-postene dine skal se ut som de gjorde da du skrev dem. De vil tilpasse seg gjeldende programs skriftstil, tekststørrelse og mellomrom.
Som en beste praksis kan du kopiere og lime inn uten å formatere ved å trykke Ctrl/Cmd + Shift + V i stedet for bare Ctrl/Cmd + V. Hvis du gjør det, slettes tidligere formatendringer. Og for å unngå lange tekstblokker, hold hvert avsnitt på to til tre setninger.
6. Overdreven informasjon
Omfattende forklaringer er fordelaktige, men du må time dem riktig. Ikke bare legg ned tilfeldige fakta. Lesere vil sannsynligvis klikke bort fra e-posten din hvis du overbelaster dem med informasjon rett fra starten.
Del bare det leserne trenger. Når du forklarer komplekse emner, legg ved relevante forskningsdokumenter, planlegg virtuelle konsultasjoner og imøtekomme alle spørsmål som dukker opp.
7. Generiske sluttuttalelser
Generiske avsluttende uttalelser er fjernt. De får deg til å se uprofesjonell ut, pluss at de svekker e-postens konklusjon. Du vil ha færre sjanser til å avslutte vellykket. Når du avslutter e-poster, bruk en mer direkte, kortfattet alternativ til "Jeg ser frem til å høre fra deg".
De er allerede overbrukt. Lesere har sett dem hundrevis av ganger før - de vil ikke gi noen positiv innvirkning. I stedet for å bruke generiske linjer, bruk en sterk CTA. Fortell leserne dine alternativer og veiledning dem til å handle på e-posten din.
8. Unødvendige vedlegg
E-postvedlegg gjør det enkelt å dele informasjon. I stedet for å overbelaste leserne med lange, uønskede meldinger, henvis dem til relevante ressurser. Å gjøre det sparer tid for alle involverte parter.
Med det sagt, bør du også avstå fra å sende filer i bulk. Brukere er generelt skeptiske til å åpne vedlegg fordi de kan spre skadelig programvare. E-posting av flere filer gir til og med sikkerhetsproblemer.
Hvis du må sende flere dokumenter samtidig, bruk et fildelingsverktøy som Dropbox. Last opp filene til din foretrukne plattform, angi nødvendige personvernbegrensninger, og send deretter tilgangslenken via e-post.
9. "Kreative" formater
Unngå å leke med vågale fonter. Du kan understreke, kursiv eller fet tekst for å fremheve, men bruk standard skriftstil, farge og størrelse.
"Kreative" skrifttyper gir ubetydelige fordeler i en profesjonell setting. De distraherer leserne fra e-posten din. I stedet for å forstå meldingens hensikt, vil deres sinn fokusere på de forskjellige fargene og stilene du brukte.
Dessuten får rare formater deg til å se skisseaktig ut. E-postleverandører sender til og med e-poster som inneholder opprørende design og farger rett til søppelpostmapper.
Bruk kun kreative maler hvis de stemmer overens med merkevaren din. Eksempelet nedenfor viser for eksempel hvordan en virtuell møteplattform kalt Gather deler sine funksjoner uten at det går på bekostning av profesjonalitet.
10. Uklare motiver
Småprat kan bidra til å lette vanskelige møter, men det passer sjelden for jobbe-poster. Slutt å slå rundt bushen. De fleste vil klikke unna hvis de synes meldingen din er kjedelig og forvirrende.
For å få frem poenget ditt, bruk et klart og konsist språk. Innledningen skal være kort og oppsiktsvekkende, mens kroppen må ta opp det aktuelle temaet. Vage forklaringer vil til slutt føre til tidssløsende oppfølgings-e-poster.
Hvis du ikke kan komprimere emnet til én melding, kan du arrangere et møte i stedet. Applikasjoner for avtaleinnstilling eliminer frem og tilbake e-poster når du planlegger samtaler. Bare send en e-post til den andre parten med en invitasjonslenke og vent på deres svar.
Hold jobbe-e-postene dine profesjonelle og respektable
Med antallet e-poster du sender og mottar regelmessig, kan du forvente at noen feil faller gjennom sprekkene. En og annen skrivefeil er forståelig. Vær imidlertid oppmerksom på at konsekvent bruk av underordnede maler vil reflektere dårlig på deg. Mottakere kan til og med føle at de ikke er verdt gjennomtenkte e-poster. Hopp aldri over korrekturlesingsstadiet.
For å skrive enda bedre e-poster, studer de dårlige du mottar. Finn fellestrekk mellom de forskjellige salgsoppslagene, nyhetsbrevene og phishing-forsøkene i søppelpostmappen. Å gjøre grammatikkfeil er én ting, men å bruke svartelistede IP-adresser, misbruke salgsspråk og tilfeldig å sende lenker i massevis er en annen.
