Digitalt rot manifesterer seg på forskjellige måter, inkludert uorganiserte skrivebord, uåpnede e-poster, dårlig merkede filer og innlastede innbokser. De stammer fra et rotete virtuelt liv.
Hvis du har en tendens til å forsinke å organisere filene dine, er det på tide å endre den dårlige vanen din. Det hemmer produktiviteten. Her er flere måter digital rot bremser arbeidsflyten din på, forårsaker unødvendig stress og distraherer deg fra dine ansvarsområder.
1. Sortering gjennom uorganiserte filer kaster bort tid
Uorganiserte digitale arkivsystemer er forårsaket av dårlige vaner. De fleste brukere sender tilfeldig forskjellige filer til skrivebordet, nedlastinger eller dokumentmapper. Selv om det i utgangspunktet virker håndterbart å ha noen få feilplasserte dokumenter, kan de raskt samle seg hvis du forsømmer riktig administrasjon.
Husk: å velge kortsiktig bekvemmelighet skaper langsiktige flaskehalser. Ettersom rotet fyller mappene dine, vil det gradvis ta mer tid å finne bestemte filer. Ta bildet ovenfor som et eksempel. Ingen av filene i den mappen ble navngitt; du må gjennomsøke hver før du finner det du trenger.
For å rette opp denne dårlige vanen, øve filorganisering. Sørg for at hvert bilde, video eller dokument du lagrer, går rett til riktig mappe. Slutt å sende dem til nedlastings- eller skrivebordsmappene dine som standard.
2. Rot er distraherende
Hvis du lar filene ligge i deres standard lagringsmapper, roter skjermen. Med mindre du angir en ny destinasjon, fortsetter de å fylle ned nedlastingene, dokumentene eller skrivebordsmappene dine. De kan oppta hele skjermen hvis du ikke er forsiktig.
Ikke bare ser denne typen rot forferdelig ut, men den forårsaker også visuell overbelastning. Sinnet ditt jobber hardere for å behandle forskjellig informasjon. Følgelig vil det ekstra kognitive stresset føles overveldende, hindre deg i å yte ditt beste og forstyrre tankegangen din.
Den beste løsningen er å utvikle filnavnekonvensjoner (FNC). Merk filene dine basert på formålet. Ideelt sett bør FNC-en illustrere innholdet, funksjonen, forfatteren og prosjektrelevansen – gruppere eiendeler basert på fellestrekk.
3. Hamstring av ubrukte programmer hindrer enhetens hastighet
Digitale innfødte trenger flere arbeids- og personlige programmer. De Business of Apps rapporterer at globale brukere lastet ned 143 milliarder apper i 2021. Det er vanlig å prøve flere verktøy regelmessig.
Til tross for det høye antallet nedlastinger, blir de fleste apper forlatt. Statista sier at 25 % bare brukes én gang. Gå gjennom nedlastingsmappen din – du vil finne programmer du allerede har glemt. Kanskje du måtte teste et nytt verktøy for jobben, eller kanskje et trendy spill vekket nysgjerrigheten din.
Å holde gamle apper tilgjengelig kan virke praktisk, men de bremser enhetene betydelig. Installering av programmer tar opp diskplass. De vil fortsatt bruke prosessorkraft selv om du ikke kjører dem ofte.
Det er best å slutte å hamstre ubrukte programmer. Med mindre du ser deg selv gjentatte ganger bruke noe du lastet ned, slett det. Bare installer slettede apper på nytt etter behov.
4. Uorganiserte eiendeler bremse oppgavesporing
Brukere har en tendens til å ta i bruk jobbapper for raskt. En rapport fra 2021 av Okta, Inc. viser at 10 % av amerikanske arbeidsgivere bruker 199+ arbeidsverktøy. Ja, hvert program gir spesifikke fordeler. Men å inkludere for mange i din daglige rutine bremser arbeidsflyten din—veksling mellom plattformer kaster bort tid.
Bruk kun de du trenger. Å bygge og vedlikeholde flere systemer forårsaker unødvendig kognitivt stress. Selv om det tar sekunder å bytte fane, krever det minst noen få minutter å absorbere ny informasjon. Du vil ha problemer med å opprettholde fokus hvis du fortsetter å hoppe mellom oppgavene.
For å strømlinjeforme forretningsprosesser, invester i en plattform som kombinerer alle arbeidsverktøyene dine. For eksempel kan du få prosjektstyringsverktøy. De lar deg tildele oppgaver, spore fremdriften i prosjektet, komme med kunngjøringer for hele selskapet og sende private meldinger fra én plattform.
5. Det er forvirrende å ha flere kontoer med forskjellig påloggingsinformasjon
Det er vanlig å ha flere kontoer i dag. Med tanke på de forskjellige sosiale medieplattformene, arbeidsverktøyene, prosjektstyringssystemene, nyhetsbrevene og leverandørene av e-posttjenester som er tilgjengelig, kan du enkelt ha et dusin profiler.
Dessverre er det utfordrende å spore flere påloggingsinformasjon. Mange setter bare korte ordbokord de lett kan huske som passord. Avast rapporterer til og med at 83 % av amerikanerne resirkulerer svake passord på tvers av personlige og profesjonelle kontoer. Selv om de er minneverdige, er de også usikre. En dyktig hacker kan raskt omgå vanlige kombinasjoner gjennom brute-force hackingmetoder.
Vennligst velg lange alfanumeriske strenger som passord. Hvis du har problemer med å huske dem, invester i en sikker, pålitelig passordbehandling som automatisk fyller ut påloggingssider.
6. Oppbevaring av gamle konfidensielle dokumenter setter deg i fare for ID-tyveri
Bortsett fra å rote til skrivebordet ditt, kompromitterer uorganiserte filer sikkerheten din. Dokumentene fra offentlige etater, arbeidsgivere, forretningspartnere, helseinstitusjoner og kommersielle banker inneholder konfidensielle opplysninger personlig identifiserbar informasjon (PII).
Merk at kriminelle kan begå ulike typer svindel med disse personopplysningene. Skulle direkte identifikatorer som ditt SSN, fullt juridiske navn og arbeidsgiverinformasjon falle i deres hender, ville ingenting stoppe dem fra å stjele identiteten din. De kan til og med ta opp store lån uten at du vet det.
Som en generell regel, ta ekstra skritt for å beskytte konfidensielle filer. Krypter mappene dine, unngå å sende personlige data via e-post, og slette gamle dokumenter permanent med filmakuleringsmaskiner.
7. Informasjonsoverbelastning forårsaker stress
Multitaskere åpner ofte dusinvis av faner samtidig. De tar på seg forskjellige oppgaver samtidig for å fullføre mer arbeid, men ironisk nok, kontekstbytte dreper bare produktiviteten. De American Psychology of Association sier at det kognitive stresset ved å absorbere for mye informasjon og hoppe mellom oppgavene gjør deg ineffektiv. Du får mindre gjort på slutten av arbeidsdagen.
Slutt å overbelaste hjernen din med data. Tankene dine vil vandre hvis du fortsetter å se tilfeldige oppgaver. Det ene minuttet fullfører du en artikkel for jobben, og det neste minuttet blar du tankeløst gjennom middagsoppskrifter.
I stedet for å la ulike dokumenter, filer og gjøremålslister være åpne, minimer og stable dem bort til du trenger dem. Bare fokuser på oppgaven. Du trenger fred og frihet til gå inn i en kreativ, produktiv flyt.
Digital minimalisme og økt produktivitet
Et rotete digitalt rom er like skadelig som et rotete skrivebord. Selv om det kan høres kjedelig ut å organisere virtuelle filer, vil det å gå gjennom hundrevis av filer, e-poster og mapper kaste bort mye mer energi. For å bli effektiv, sørg for at du kan navigere i de digitale systemene dine sømløst.
Vær også oppmerksom på at decluttering går utover filorganisering. I stedet for bare å ordne mappene dine med noen måneders mellomrom, inkorporer digital minimalismepraksis i hverdagen. Gjør det til en vane å opprettholde et rent virtuelt rom.