Har du problemer med å administrere teamets arbeidsplan manuelt? Her er hvordan TimeTree kan bidra til å strømlinjeforme teamets timeplan og øke produktiviteten.
Å arrangere møter og samtaler på jobb kan være stressende hvis du ikke har de riktige verktøyene tilgjengelig. Uansett størrelsen på teamet ditt, er kommunikasjon avgjørende hvis du vil unngå sammenstøt og andre planleggingsproblemer. Den gode nyheten er at det er en app for å løse planleggingsproblemene dine og holde deg organisert.
TimeTree er en kraftig kalenderdelingsapp med mange integrerte funksjoner for å kommunisere effektivt med teamet ditt og bygge en problemfri arbeidsplan. Slik bruker du TimeTree til å fikse teamets arbeidsplan.
1. Opprett en delt kalender
For å begynne å samarbeide med kollegene dine og dele hendelser, må du opprette en delt kalender. Dette er TimeTrees enestående funksjon, og den vil hjelpe deg å forstå lagets timeplan med et øyeblikk. Slik oppretter du en delt kalender:
- Klikk på menyknappen øverst til venstre på startskjermen.
- Rull ned til bunnen av sidefeltet og trykk på Legg til kalender knapp. Du vil da se en liste over alternativer for forskjellige formål.
- Plukke ut Arbeid for å gå inn på siden for å gi kalenderen et navn og en beskrivelse, og laste opp et forsidebilde og bakgrunn, hvis ønskelig.
Nå som kalenderen din er satt opp, kan du invitere andre medlemmer til å bli med. Fra hjemmesiden trykker du på Mer, og velg deretter Inviter folk til denne kalenderen å invitere andre. Du kan velge å invitere folk via e-post, Messenger eller WhatsApp, eller du kan generere en URL.
Nedlasting: TimeTree for Android | iOS (Gratis, abonnement tilgjengelig)
2. Legg til hendelser i den delte kalenderen
Enten du er ansvarlig for bedriften din eller en ansatt, er det raskt og enkelt å legge til en hendelse i organisasjonens kalender. For å legge til en hendelse, trykk på Skape knappen under hovedkalendergrensesnittet.
Du vil da ha tilgang til grunnleggende alternativer som å angi hendelsestider og opprette hendelsespåminnelser. Det er også en gjentatt funksjonalitet som kan være nyttig for ukentlige møter. For å få tilgang til disse alternativene, trykk på den lille dobbelthodepilen under arrangementets start- og sluttider.
3. Organiser arbeidsarrangementene dine ved å bruke etiketter
En ting som setter TimeTree foran andre kalenderapper er dens imponerende etikettadministrasjonsalternativer. Det er en rekke standard fargede etiketter som kan tilpasses i Begivenhetsetikettadministrasjon fanen. Her kan du angi egendefinerte farger og gi nytt navn til etiketter.
Etiketter er et fantastisk organisasjonsverktøy for din bedrift. Du kan bruke dem til å kategorisere typer arrangementer som intervjuer, gruppemøter, 1-1 samtaler eller sosiale arrangementer. Du kan også tilordne en farge for å markere helligdager eller perioder med utilgjengelighet.
4. Legg til flere detaljer til dine møter og arrangementer
TimeTree tilbyr flere verktøy for å hjelpe deg med å spre alle nødvendige detaljer om hendelser på tvers av organisasjonen.
De plassering verktøyet, drevet av Google Maps, kan brukes til å angi en plassering for arrangementer. Alle deltakere i kalenderen kan se plasseringen, og det er et alternativ for å finne en ideell rute. De URL alternativet er et annet nyttig verktøy. Du kan bruke dette til å legge til en Zoom-møtekobling til et gruppearrangement eller lenke til en hvilken som helst nettside.
Etter å ha opprettet en begivenhet, vises ekstra alternativer for å spare deg for tid. En av disse er Kopier til flere datoer alternativ, som kan brukes til ukentlige møter. Det er også en knapp for å kopiere hendelsen til en annen kalender i TimeTree. Dette kan brukes til å duplisere viktige arbeidshendelser til din personlige kalender, noe som kan forhindre at du går glipp av noe hvis arbeidsplassens kalender er rotete.
5. Bruk Memo-funksjonen til å planlegge og administrere arbeidshendelser
I tillegg til å dele tidsplaner, fungerer TimeTree også som et flott verktøy for arrangementsledelse. De Memo funksjonen hjelper deg med å planlegge arrangementer og skrive ned alle nødvendige detaljer knyttet til hendelser.
Memo-funksjonen er atskilt fra kalenderen, noe som betyr at du ikke har alt rotete på ett sted. For å lage et nytt notat, trykk på Plus ikon (+) nederst til høyre på notatsiden. Her kan du tildele en tittel, tilordne en etikett og bytte notatet mellom et tekstnotat eller en sjekkliste.
Etiketter er merket med tittelfargen på et notat, og gir en klar visuell representasjon av notattypene på notatsiden din. Du kan omorganisere memo-kort ved å holde og dra dem.
6. Bruke gjøremålslister for å administrere oppgaver
Hvis du misliker å bruke flere apper for å organisere arbeidslivet, kombinerer TimeTree planlegging med oppgaveadministrasjon, og bringer alt du trenger for å organisere bedriften din til ett sted.
Det integrerte Gjøremålsliste funksjonen lar deg knytte oppgaver til hendelser. For å legge til en gjøremålsliste til en hendelse, opprett en hendelse og velg Gjøremålsliste nederst i tilleggsalternativene. Du kan deretter skrive ut oppgaver knyttet til den hendelsen, for eksempel å sende e-poster til bestemte personer på forhånd.
Du kan omorganisere oppgaver ved å dra de seks prikkene til høyre for oppgaver, og slette oppgaver ved å sveipe dem. Dette enkel gjøremålsliste tilnærming kan hjelpe deg med å huske alt du trenger uten å stole på en ekstern app. Med denne funksjonen kan du se og administrere timeplanen din mens du går gjennom administratoroppgaver.
7. Kommuniser med andre kolleger ved hjelp av kalenderchat
En av TimeTrees nyere og kraftigste funksjoner er dens Kalender Chat. Denne funksjonen lar alle medlemmer av en delt arbeidskalender kommunisere med hverandre. Denne delte plassen kan brukes til å diskutere tidsplaner, planlegge arrangementer og stille spørsmål.
For å få tilgang til denne funksjonen, trykk på det lille chat-bobleikonet øverst til høyre i kalendergrensesnittet. Kalenderchatten fungerer veldig likt meldingsapper som WhatsApp. Du kan sende reaksjoner ved å trykke på det lille emoji-ikonet, og du kan laste opp bilder. Opprettede hendelser og eventuelle oppdateringer vil også vises i kalenderchatten.
Kalenderchat kan være en enorm tidsbesparelse for bedriften din. Ved å dele meldinger i en gruppe, trenger du ikke å stole på å sende frem og tilbake e-poster for å planlegge arrangementer.
Rydd opp i teamets timeplan og gjør planleggingen enkel
Hvis du vil ha en klarere måte å overvåke bedriftens timeplan på, er TimeTree et perfekt valg. Å eie en delt kalender er en av de beste måtene å enkelt forstå tilgjengeligheten til alle ansatte.
Bruk av TimeTree fjerner stresset med planlegging, dobbeltbestillinger og kommunikasjonsproblemer, slik at bedriften din kan kjøre problemfritt uten forstyrrelser. Last ned TimeTree for en effektiv løsning for bedriftens behov for tidsstyring.